Что делать с документами организации в случае ее ликвидации?

Ответ

Да, обязан.

В процессе хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования образуются документы, которые подлежат передаче на хранение (постоянное или временное) в государственные архивы в порядке, предусмотренном законодательством Республики Беларусь.

В приложении 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"» установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Данный документ распространяется на все организации Республики Беларусь независимо от их формы собственности и ведомственной принадлежности.

Как определено в пп. 358 и 360 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила № 143), все архивные документы, включая документы со сроком хранения до 10 лет, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)). Эти правила обязательны как для организации, являющейся источником комплектования государственного архива, так и для организации, не являющейся таким источником. При этом документы временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения передаются по номенклатурам дел и (или) описям дел.

В п. 302 Правил № 143 установлено, что документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Работы и услуги, в том числе транспортирование и изготовление коробок, выполняются за счет средств передающей их организации (часть первая ст. 21 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Таким образом, поскольку ликвидируемой организации необходимо самостоятельно обеспечить надлежащее хранение своих документов в архиве, она должна передать их после оформления помещенными в картонные архивные коробки.

Вместе с тем документы и дела, которые не передаются на хранение в архив в связи с истечением их нормативного срока хранения, подлежат уничтожению (пп. 98, 102, 161, 177 Правил № 143). Уничтожение документов и дел оформляется актом по форме согласно приложению 14 к Правилам № 143.