Договор поставки глазами главного бухгалтера: о чем нужно знать юристу?

Проверка контрагента

С 2019 г. в НК появилась новая норма — п. 4 ст. 33 НК, согласно которой налоговая база в определенных ситуациях может быть откорректирована налоговыми органами. Сегодня теоретически к таким случаям можно отнести совершение сделок с контрагентами, которые на момент совершения сделки были исключены из ЕГР.

С целью защиты интересов плательщиков НК был дополнен также нормой, на основании которой плательщики в целях проверки благонадежности деловой репутации вправе использовать информацию, не составляющую налоговую тайну и содержащуюся в государственных информационных ресурсах (системах), предоставляемую посредством единого портала электронных услуг общегосударственной автоматизированной системы (п. 13 ст. 21 НК).

Важным нововведением также является обязанность плательщика обеспечивать проверку первичных учетных документов контрагента на предмет их соответствия требованиям законодательства. В случае оформления данных документов от имени белорусской организации или белорусского индивидуального предпринимателя необходимо проверять принадлежность их отправителю товара и действительность бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

Справочно.
Электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции доступен на официальном сайте МНС. На портале также доступно мобильное приложение для ОС Android.

Если в последующем налоговый орган выявит, что первичные учетные документы контрагента не соответствуют законодательству, налоговая база субъекта может быть скорректирована (п. 4 ст. 33 НК).

Рекомендуем до подписания договора выяснить применяемую контрагентом систему налогообложения. Как правило, действующее законодательство не обязывает указывать в договоре такого рода сведения. Вместе с тем в отдельных случаях данный фактор оказывает существенное влияние на цену сделки. Например, в договоре не указано, сформирована цена товара с НДС или без НДС. В таком случае в товаросопроводительных документах бухгалтера может ожидать «сюрприз»: если цена товара сформирована без НДС, это может быть менее выгодно, чем если бы товар был куплен у другого продавца по той же цене с НДС.

Как юристу, так и главному бухгалтеру необходимо определить, является ли контрагент взаимозависимым лицом (ст. 20 НК). Такая информация важна в целом для оценки того, контролируемая сделка или нет, и определения последствий для налога на прибыль.

Проверка полномочий подписанта договора

Полномочия подписывающего договор должностного лица должны быть подтверждены. Это может быть приказ о назначении директора или доверенность, если договор подписывает уполномоченное лицо.

Необходимо проверить:

— не истек ли срок полномочий подписанта;

— не ограничен ли подписант по видам и суммам подписываемых договоров;

— обладает ли подписавшее доверенность лицо соответствующими полномочиями;

— совпадают ли печати на доверенности и в подписываемом договоре и др.

Если договор заключен лицом, не имеющим полномочий, такой договор может быть признан недействительным (п. 1 ст. 184 ГК).

Справочно.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом данной организации (п. 5 ст. 186 ГК).

Предмет договора

Поскольку оприходование товаров, материалов, запасов в бухучете осуществляется на основании сопроводительных документов, которые составляются в соответствии с договором, предмет сделки должен быть четко индивидуализирован.

Например, недопустима формулировка товара «плита кухонная», правильная формулировка — «плита электрическая "Мара" 12-51».

Также рекомендуем при определении наименования товара руководствоваться установленными нормативными документами классификациями товаров. Например, перечень движимых вещей содержится в Классификаторе продукции по видам экономической деятельности (ОКРБ 007-2012), утвержденном постановлением Госстандарта от 28.12.2012 № 83.

Обязанности сторон

С точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения есть ряд аспектов, которые целесообразно прописать в договоре, поскольку их отсутствие может повлечь негативные последствия для сторон сделки.

Так, во внешнеэкономическом договоре с резидентом ЕАЭС нужно прописать обязанности сторон по уплате ввозных налогов, по представлению заявления о ввозе товаров для принятия налога к вычету.

Пример формулировки:
«Покупатель обязан предоставить Поставщику заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, составленное по форме приложения 1 к Протоколу об обмене информацией в электронном виде между налоговыми органами государств — членов таможенного союза об уплаченных суммах косвенных налогов, с отметкой налогового органа государства — члена таможенного союза, на территорию которого импортированы товары, об уплате косвенных налогов (освобождении или ином порядке исполнения налоговых обязательств) — в течение 90 дней со дня отгрузки продукции».

В договоре с резидентом разумно оговорить соблюдение сторонами законодательства о своевременном выставлении ЭСЧФ и их корректировке в непредвиденных ситуациях.

Справочно.
Электронный счет-фактура (ЭСЧФ) — обязательный электронный документ для всех плательщиков НДС, который служит основанием для принятия плательщиком к вычету сумм НДС (ч. 1 п. 1 ст. 131 НК).

В случае, если при оформлении товаросопроводительных документов будут допущены ошибки, стоит согласовать правила их исправления.

Пример формулировки при оплате по факту поставки товара:
«Поставщик по каждой отгрузке товаров обязуется создать и выставить Покупателю через Портал электронных счетов-фактур ЭСЧФ по налогу на добавленную стоимость в сроки, установленные НК, содержащий достоверные сведения и позволяющий принять к вычету налог на добавленную стоимость.
В случае невыставления ЭСЧФ и ненаправления в установленные сроки надлежащим образом оформленного ЭСЧФ Покупатель имеет право в полном объеме отказаться от оплаты товара по отгрузке, по которой не выставлен ЭСЧФ».

Пример формулировки при предварительной оплате:
«В случае невыставления ЭСЧФ и ненаправления в установленные сроки надлежащим образом оформленного ЭСЧФ по предварительно оплаченному и полученному Покупателем товару Поставщик обязуется уплатить Покупателю штраф в размере НДС, на сумму которого не выставлен ЭСЧФ, в течение __  рабочих дней со дня направления Покупателем претензии об уплате штрафа».

В состав обязанностей, чтобы исключить недобросовестные действия клиента, целесообразно включить правила сверки взаимных расчетов. Например, установить, что акт сверки считается подписанным в течение 3 рабочих дней с даты его получения контрагентом.

Условия приема-передачи товара

С точки зрения правил бухгалтерского учета для главного бухгалтера является важной норма договора, определяющая момент перехода права собственности на товар. Ведь именно в этот момент товар подлежит отражению в бухгалтерском учете.

Пример формулировки:
«Датой исполнения Поставщиком обязательств по поставке Товара считается дата приемки Товара Покупателем.
Все риски случайной гибели, случайного повреждения или ухудшения качества Товара, а также право собственности на Товар переходят от Поставщика к Покупателю с момента подписания накладной уполномоченными представителями Сторон в момент приемки Товара (по надлежаще оформленной доверенности) либо с момента проставления печати/штампа на товаросопроводительном документе. Свидетельством приемки Товара является подпись уполномоченного представителя Покупателя на накладной при получении Товара и проставление оттиска штампа/печати Покупателя».

Зачастую формально составленные договоры не содержат норм, определяющих правила приема-передачи товаров, либо содержат общие нормы, установленные Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290.

Однако, как показывает практика, в некоторых случаях такие правила трудноприменимы в силу особенностей товара, его движения/перемещения и прочих условий.

Тогда у главного бухгалтера возникают вопросы: в какой момент оприходовать товар в бухгалтерском учете? какими документами оформить недостачу или пересортицу? как оприходовать товары, которые лежат на складе организации, но ей не принадлежат? как вернуть некачественный товар поставщику, если последний отказывается его принимать (дорогостоящие расходы на доставку, утилизацию)?

Разбираться с этими вопросами в итоге предстоит не только главному бухгалтеру, но и юристу. Поэтому рекомендуем на этапе заключения договора предусмотреть в том числе условия:

— возврата товара ненадлежащего качества поставщику;

— возмещения поставщиком расходов покупателя на хранение некачественного товара, его утилизацию;

— документального оформления хозяйственных операций.

Валюта платежа и условия расчетов

Условия расчетов — существенное условие любого договора. Главному бухгалтеру информация по расчетам необходима для контроля за свое-временностью поступления оплат, формирования графика платежей и т.д.

В конце отчетного периода бухгалтерия проводит инвентаризацию обязательств, и дата возникновения долга может стать ключевой для определения даты возникновения налогового обязательства.

Так, при инвентаризации расчетов с поставщиками определяется сумма дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенной на 1 ноября отчетного года, включая суммы задолженности с истекшим сроком исковой давности, и составляются акты сверки расчетов с должниками (п. 63 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180).

Справочно.
В случае наличия недоимки (не уплаченного в срок налога, сбора) главный бухгалтер представляет в налоговые органы информацию о дебиторах по форме, установленной постановлением МНС от 31.12.2010 № 97 (в ред. от 15.04.2019 № 15) (подп. 1.5 п. 1 ст. 22 НК).

Также целесообразно указывать сторону договора, которая уплачивает комиссии банков, порядок определения даты оплаты.

Пример формулировки:
«Комиссии банков, связанные с перечислением денежных средств, оплачивает Сторона, осуществляющая платеж.
Датой оплаты считается дата поступления денежных средств на расчетный счет Поставщика».

Ответственность сторон

Ответственность по договору мотивирует контрагента к исполнению принятых на себя обязательств.

По нашему мнению, в договоре следует установить штрафные санкции за неуплату ввозных налогов в размере компенсации убытков стороне, получившей такие убытки.

Пример формулировки:
«Покупатель обязан в течение 90 (девяноста) календарных дней с даты отгрузки Поставщиком Покупателю товаров предоставить Поставщику третий экземпляр заявления о ввозе товаров, экспортированных с территории Республики Беларусь на территорию Российской Федерации, с отметкой налогового органа Российской Федерации, подтверждающей уплату косвенных налогов в полном объеме и дающей право Поставщику на применение нулевой ставки НДС».

Справочно.
За ненаправление в установленный срок на портал ЭСЧФ предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на виновное лицо (ИП либо должностное лицо организации) в размере от 51 до 510 рублей (ч. 1 ст. 13.8 КоАП).

В части своевременности выставления ЭСЧФ стоит установить штрафные санкции в качестве компенсации потерь, полученных при несвоевременном принятии к вычету НДС.

Пример формулировки:
«В случае невыставления ЭСЧФ в сроки, указанные в п. 8 ст. 131 НК, поставщик уплачивает покупателю пеню в размере 0,1 % от суммы невыставленного ЭСЧФ за каждый день просрочки его выставления».

Резюме.
Как показывает практика, чем более ответственно юрист и главный бухгалтер подходят к составлению/оценке договора, тем меньше возникает проблем при его исполнении.
Рекомендуем компаниям устанавливать внутренние правила, в которых четко регламентировать обязанности сотрудников по согласованию условий заключаемых договоров с учетом их квалификации, образования, занимаемых должностей.