Вопрос: В рамках противоэпидемиологических мероприятий в организации планерки проводятся по видеосвязи с использованием сервиса Zoom. Оплата за использование сервиса производится по корпоративной банковской карточке.
1. Можно ли отнести оплату сервиса Zoom на затраты?
2. Как правильно документально оформить факт платного использования сервиса Zoom для отнесения оплаты за него на затраты?
Ответ: 1. В соответствии с подп. 2.5 п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики» и письмом Министерства финансов, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 27.05.2020 № 5-1-26/119/2-2-10/01128 «О расходах на проведение санитарно-противоэпидемических мероприятий» затраты на проведение санитарно-противоэпидемических, в том числе ограничительных, мероприятий по перечню, определяемому Министерством здравоохранения Республики Беларусь, включаются юридическими лицами в состав внереализационных расходов.
Согласно приложению к постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 18.07.2012 № 108 к ограничительным мероприятиям, кроме карантина, обсервации и самоизоляции, относятся также иные санитарно-противоэпидемические мероприятия, направленные на предотвращение распространения инфекционных заболеваний, их локализацию и ликвидацию.
В п. 6 письма Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 04.04.2020 № 7-19/6000 «О проведении мероприятий по профилактике инфекции COVID-19» к иным ограничительным мероприятиям отнесена организация проведения совещаний и планерок с использованием видеосвязи.
Таким образом, проведение планерок в удаленном доступе с использованием видеосвязи вместо проведения обычных планерок относится к ограничительным мероприятиям, определенным Министерством здравоохранения Республики Беларусь. Расходы на проведение таких планерок включаются в состав внереализационных расходов.
2. Подтверждением факта расходов и факта проведения планерок могут быть различные документы и доказательства в зависимости от формы платежа и обстоятельств проведения планерки.
Так, при оплате услуг сервиса ZOOM посредством корпоративной банковской карточки (далее — карточка) необходимо иметь в виду, что карточка выдается конкретному физическому лицу — работнику организации, который обязан отчитаться за все расходы, произведенные с использованием карточки.
Справочно.
Сервис ZOOM представляет собой видеоконференцсвязь предприятия с обменом сообщениями и передачей контента в режиме реального времени. Базовый пакет предоставляется бесплатно, но имеет ограничения по времени конференции и перечню функций. Стоимость платных пакетов начинается от 14,99 долл. США в месяц (https://zoom.us/ru-ru/meetings.html).
Поскольку форма подобного отчета законодательством не установлена, полагаем, что отчет по израсходованным суммам должен как минимум содержать признаки первичного учетного документа. А именно — содержать сведения о наименовании документа, дату его составления, наименование организации, содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в стоимостных показателях, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).
Подтверждением произведенного платежа может быть карт-чек (если оплата производилась через платежный терминал, банкомат и т.п.) либо заверенная банком выписка по счету.
Что касается факта проведения планерок, то из норм законодательства не вытекает обязанность доказывания контролирующим органам факта использования услуг сервиса ZOOM. Тем не менее, с учетом отсутствия информации о какой-либо позиции контролирующих органов по данному вопросу, считаем целесообразным иметь такие доказательства. Полагаем, что доказательствами пользования услугами (проведения видеопланерок) могут быть, например, протоколы, решения, задания и т.п. как на бумажных носителях, так и в электронном виде (в том числе аудио-, видеозаписи). Наряду с документами в электронном виде лучше иметь и их распечатки на бумажном носителе.
Рекомендуем также для регламентации оплаты и проведения планерок с использованием услуг сервиса ZOOM подготовить соответствующий приказ либо локальный нормативный правовой акт. В приказе (ЛНПА) имеет смысл описать порядок оплаты услуг сервиса, предоставления отчета о произведенной оплате в бухгалтерию и документального подтверждения факта проведения планерок.
