Документальное подтверждение затрат при использовании сервиса ZOOM

Ответ: 1. В соответствии с подп. 2.5 п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики» и письмом Министерства финансов, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 27.05.2020 № 5-1-26/119/2-2-10/01128 «О расходах на проведение санитарно-противоэпидемических мероприятий» затраты на проведение санитарно-противоэпидемических, в том числе ограничительных, мероприятий по перечню, определяемому Министерством здравоохранения Республики Беларусь, включаются юридическими лицами в состав внереализационных расходов.

Согласно приложению к постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 18.07.2012 № 108 к ограничительным мероприятиям, кроме карантина, обсервации и самоизоляции, относятся также иные санитарно-противоэпидемические мероприятия, направленные на предотвращение распространения инфекционных заболеваний, их локализацию и ликвидацию.

В п. 6 письма Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 04.04.2020 № 7-19/6000 «О проведении мероприятий по профилактике инфекции COVID-19» к иным ограничительным мероприятиям отнесена организация проведения совещаний и планерок с использованием видеосвязи. 

Таким образом, проведение планерок в удаленном доступе с использованием видеосвязи вместо проведения обычных планерок относится к ограничительным мероприятиям, определенным Министерством здравоохранения Республики Беларусь. Расходы на проведение таких планерок включаются в состав внереализационных расходов.

2. Подтверждением факта расходов и факта проведения планерок могут быть различные документы и доказательства в зависимости от формы платежа и обстоятельств проведения планерки.

Так, при оплате услуг сервиса ZOOM посредством корпоративной банковской карточки (далее — карточка) необходимо иметь в виду, что карточка выдается конкретному физическому лицу — работнику организации, который обязан отчитаться за все расходы, произведенные с использованием карточки. 

Справочно. 
Сервис ZOOM представляет собой видеоконференцсвязь предприятия с обменом сообщениями и передачей контента в режиме реального времени. Базовый пакет предоставляется бесплатно, но имеет ограничения по времени конференции и перечню функций. Стоимость платных пакетов начинается от 14,99 долл. США в месяц (https://zoom.us/ru-ru/meetings.html).

Поскольку форма подобного отчета законодательством не установлена, полагаем, что отчет по израсходованным суммам должен как минимум содержать признаки первичного учетного документа. А именно — содержать сведения о наименовании документа, дату его составления, наименование организации, содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в стоимостных показателях, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Подтверждением произведенного платежа может быть карт-чек (если оплата производилась через платежный терминал, банкомат и т.п.) либо заверенная банком выписка по счету.

Что касается факта проведения планерок, то из норм законодательства не вытекает обязанность доказывания контролирующим органам факта использования услуг сервиса ZOOM. Тем не менее, с учетом отсутствия информации о какой-либо позиции контролирующих органов по данному вопросу, считаем целесообразным иметь такие доказательства. Полагаем, что доказательствами пользования услугами (проведения видеопланерок) могут быть, например, протоколы, решения, задания и т.п. как на бумажных носителях, так и в электронном виде (в том числе аудио-, видеозаписи). Наряду с документами в электронном виде лучше иметь и их распечатки на бумажном носителе. 

Рекомендуем также для регламентации оплаты и проведения планерок с использованием услуг сервиса ZOOM подготовить соответствующий приказ либо локальный нормативный правовой акт. В приказе (ЛНПА) имеет смысл описать порядок оплаты услуг сервиса, предоставления отчета о произведенной оплате в бухгалтерию и документального подтверждения факта проведения планерок.