Эффективное управление дебиторской задолженностью на этапе заключения договора: возможно ли это?

Процесс управления дебиторской задолженностью: какие действия необходимо предпринять?

Основными целями процесса УДЗ являются:

1. минимизация риска возникновения просроченных и невозвратных долгов;
2. повышение эффективности использования финансовых ресурсов компании;
3. повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи от вложенных средств.

Достичь указанных целей позволяют следующие действия:

• определение плановых показателей оборачиваемости дебиторской задолженности и ее структуры с учетом имеющихся у компании финансовых ресурсов и целей;
• формирование принципов кредитной политики компании по отношению к покупателям;
• противодействие любым мошенническим действиям со стороны сотрудников и потенциальных покупателей;
• мотивирование участников процесса управления дебиторской заложенностью на достижение плановых значений эффективности дебиторской задолженности.

Подпроцесс «Планирование дебиторской задолженности»

В рамках подпроцесса «Планирование дебиторской задолженности» можно выделить два бизнес-процесса:

Осуществление планирования размера дебиторской задолженности и ее структуры.

Исполнитель — руководитель системы управления финансами.

Величина дебиторской задолженности не должна превышать сумму кредиторской задолженности перед поставщиками и объем краткосрочных банковских кредитов.

Функции:

• определение норм оборачиваемости дебиторской задолженности и процентов просроченной дебиторской задолженности;
• определение нормы периода оборачиваемости дебиторской задолженности.

Главное правило при планировании размера дебиторской задолженности (далее — ДтЗ) состоит в том, что ее величина не должна превышать сумму кредиторской задолженности перед поставщиками и объем краткосрочных банковских кредитов, привлекаемых на пополнение оборотных средств компании. Как правило, для управления ДтЗ достаточным является расчет следующих показателей:

1. период оборачиваемости дебиторской задолженности = средняя дебиторская задолженность / ВП1 (выручка от продаж) х количество дней в периоде;
2. доля просроченной дебиторской задолженности = сумма просроченной дебиторской задолженности / сумма дебиторской задолженности х 100.

Доля просроченной дебиторской задолженности = сумма просроченной дебиторской задолженности / сумма дебиторской задолженности х 100.

Минимальные и максимальные границы данных показателей для компании устанавливаются в зависимости от наличия свободных денежных средств, ситуации на рынке в целом.

Осуществление формирования планов по KPI, связанных с процессом управления дебиторской задолженностью.

Справочно

KPI (Key Performance Indicators) — показатель, степень достижения целевых или плановых значений по которому определяет достижение целей, поставленных сотруднику в расчетном периоде.
Исполнитель — руководитель системы управления финансами.
Функции: разработка системы KPI, связанных с процессом управления дебиторской задолженностью.
Основной целью применения показателей, характеризующих состояние ДтЗ, в качестве KPI в системе материального вознаграждения является вовлечение сотрудников компании в достижение целей по работе с ДтЗ.

Показатель «Доля просроченной дебиторской задолженности» может устанавливаться в качестве KPI для сотрудников отделов продаж (сбыта) и достигать 70 % в общем весе всех показателей, а также для сотрудников, осуществляющих процессы аудита (контроля) и взыскания ДтЗ (вес, как правило, составляет от 15 % до 30 %).

Показатель «Период оборачиваемости дебиторской задолженности» может устанавливаться только для сотрудников отделов продаж (сбыта) (удельный вес данного показателя в системе мотивации не должен превышать 30 %).

Пример системы мотивации сотрудников отдела продаж:

Подпроцесс «Предоставление отсрочки платежа покупателю»

В рамках данного подпроцесса ответственные специалисты инициируют предоставление отсрочки платежа контрагенту, проверяют его кредитоспособность, после чего принимают решение и заключают договор.

Инициирование предоставления отсрочки платежа покупателю.

Исполнитель — ответственный сотрудник подразделения, осуществляющего продажи товара (инициатор договора).

Функции:

• проверка статуса контрагента;
• оформление запроса на предоставление отсрочки;
• формирование пакета документов для проведения оценки кредитоспособности заемщика.

Инициатор договора в первую очередь обязан проверить статус контрагента по общеизвестным критериям (отсутствие в списке лжепредпринимательских структур (www.portal.nalog.gov.by/ngb/), нахождение в стадии ликвидации, банкротства ( http://egr.gov.by/egrn/index.jsp?content=Find.) и т.п.).

Справочно

С 2017 г. на сайте Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь будет размещаться информация о должниках по платежам в бюджет и актуализироваться ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Для компаний с большим оборотом и количеством клиентов целесообразно распределять полномочия между сотрудниками по заключению договоров с различными условиями оплаты и суммами поставок.

Пример

Специалист отдела продаж может принимать решения по заключению договоров поставки (купли-продажи) с отсрочкой платежа до 5–10 дней. Ведущий специалист (начальник группы, сектора) может принимать такие решения с отсрочкой платежа от 10 до 20 дней. Начальник отдела продаж и его заместитель могут принимать решения по заключению договоров с отсрочкой платежа от 30 до 45 дней.
Для компаний с большим оборотом и количеством клиентов целесообразно распределять полномочия между сотрудниками по заключению договоров с различными условиями оплаты и суммами поставок.
Предоставление отсрочки свыше 60 дней является более рискованным, в связи с чем до момента заключения договора необходимо провести проверку кредитоспособности покупателя.
Кроме того, целесообразно разработать методику расчета лимита задолженности и срока оплаты. Критериями для расчета данных показателей могут быть срок сотрудничества, объем закупок за определенный период, объект просроченной дебиторской задолженности за определенный период, история компании-покупателя на рынке, возможность залога.

Проверка кредитоспособности покупателя.

Исполнитель — сотрудник, осуществляющий оформление договорных отношений.

Функции:

• проведение оценки кредитоспособности заемщика;
• оформление проекта решения по кредитованию клиентов;
• вынесение проекта решения на рассмотрение коллегиальному органу, принимающему решение о предоставлении отсрочки платежа.

Для минимизации рисков, связанных с образованием долгов, на этапе проведения переговоров целесообразно довести до покупателя, что в случае заключения договора с большей отсрочкой платежа цена на товар может отличаться в сторону увеличения либо будет установлена обязанность уплаты процентов за пользование коммерческим займом.

На этапе проведения переговоров целесообразно довести до покупателя, что в случае заключения договора с большей отсрочкой платежа цена на товар может отличаться в сторону увеличения либо будет установлена обязанность уплаты процентов за пользование коммерческим займом.

Оценка кредитоспособности клиента происходит на основании правоустанавливающих документов и документов бухгалтерской отчетности по методике, утвержденной в компании.

Принятие решения о выдаче коммерческого кредита покупателю (заключение договора с отсрочкой платежа свыше ___ дней).

Исполнитель — коллегиальный орган, принимающий решение о предоставлении коммерческого кредита, или исполнительный орган при отсутствии коллегиального.

Функции: проведение заседания и принятие решения по вопросам выдачи коммерческих кредитов клиентам, об изменении текущих кредитных условий в договорах с клиентами.

В зависимости от политики компании дополнительным фактором может выступать объем закупки (лимит задолженности).

Заключение договора поставки товара с отсрочкой оплаты.

Исполнитель — сотрудник, осуществляющий оформление договорных отношений.

Функции: осуществление подготовки и подписание договоров, фиксация условий оплаты в учетных системах, через которые осуществляется отгрузка товара.

В договоре с отсрочкой платежа (свыше 5 дней) важно установить следующие пункты:

1. Изменение условий оплаты поставщиком в одностороннем порядке при неоднократном нарушении сроков оплаты.
2. Взыскание по требованию поставщика процентов за пользование коммерческим займом.
3. Применение дополнительной процентной ставки по коммерческому займу в случае роста курса иностранной валюты на определенный процент.
4. Предоставление скидки на товар при оплате ранее установленного срока.

Пункты 2–3 можно заменить увеличением цены на товар в момент заключения договора в зависимости от срока отсрочки и лимита задолженности.

Для постановки системы управления дебиторской задолженностью необходимо:

• классифицировать ее по видам (техническая, проблемная, критическая, сомнительная, безнадежная);
• определить нормы оборачиваемости дебиторской задолженности и долю допустимой просроченной дебиторской задолженности в зависимости от финансового состояния;
• регламентировать процесс управления договорами с покупателями;
• распределить функции и полномочия в данном процессе.

Подводя итог, отметим следующие ключевые моменты в организации работы с дебиторской задолженностью:

• образование дебиторской задолженности — естественная составляющая ведения предпринимательской деятельности;
• образование проблемных долгов во многом зависит от репутации компании (является ли она исправным плательщиком, умеет ли отстаивать свои права и эффективно работать с должниками) и ее сотрудников;
• необходимость планирования показателей дебиторской задолженности, четкое управление данным процессом.