Процесс управления дебиторской задолженностью: какие действия необходимо предпринять?
Основными целями процесса УДЗ являются:
- минимизация риска возникновения просроченных и невозвратных долгов;
- повышение эффективности использования финансовых ресурсов компании;
- повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи от вложенных средств.
Достичь указанных целей позволяют следующие действия:
- определение плановых показателей оборачиваемости дебиторской задолженности и ее структуры с учетом имеющихся у компании финансовых ресурсов и целей;
- формирование принципов кредитной политики компании по отношению к покупателям;
- противодействие любым мошенническим действиям со стороны сотрудников и потенциальных покупателей;
- мотивирование участников процесса управления дебиторской заложенностью на достижение плановых значений эффективности дебиторской задолженности.
Подпроцесс «Планирование дебиторской задолженности»
В рамках подпроцесса «Планирование дебиторской задолженности» можно выделить два бизнес-процесса:
Осуществление планирования размера дебиторской задолженности и ее структуры.
Исполнитель — руководитель системы управления финансами.
Величина дебиторской задолженности не должна превышать сумму кредиторской задолженности перед поставщиками и объем краткосрочных банковских кредитов.
Функции:
- определение норм оборачиваемости дебиторской задолженности и процентов просроченной дебиторской задолженности;
- определение нормы периода оборачиваемости дебиторской задолженности.
Главное правило при планировании размера дебиторской задолженности (далее — ДтЗ) состоит в том, что ее величина не должна превышать сумму кредиторской задолженности перед поставщиками и объем краткосрочных банковских кредитов, привлекаемых на пополнение оборотных средств компании. Как правило, для управления ДтЗ достаточным является расчет следующих показателей:
- период оборачиваемости дебиторской задолженности = средняя дебиторская задолженность / ВП1 (выручка от продаж) х количество дней в периоде;
- доля просроченной дебиторской задолженности = сумма просроченной дебиторской задолженности / сумма дебиторской задолженности х 100.
Доля просроченной дебиторской задолженности = сумма просроченной дебиторской задолженности / сумма дебиторской задолженности х 100.
Минимальные и максимальные границы данных показателей для компании устанавливаются в зависимости от наличия свободных денежных средств, ситуации на рынке в целом.
Осуществление формирования планов по KPI, связанных с процессом управления дебиторской задолженностью.
Справочно
KPI (Key Performance Indicators) — показатель, степень достижения целевых или плановых значений по которому определяет достижение целей, поставленных сотруднику в расчетном периоде.
Исполнитель — руководитель системы управления финансами.
Функции: разработка системы KPI, связанных с процессом управления дебиторской задолженностью.
Основной целью применения показателей, характеризующих состояние ДтЗ, в качестве KPI в системе материального вознаграждения является вовлечение сотрудников компании в достижение целей по работе с ДтЗ.
Показатель «Доля просроченной дебиторской задолженности» может устанавливаться в качестве KPI для сотрудников отделов продаж (сбыта) и достигать 70 % в общем весе всех показателей, а также для сотрудников, осуществляющих процессы аудита (контроля) и взыскания ДтЗ (вес, как правило, составляет от 15 % до 30 %).
Показатель «Период оборачиваемости дебиторской задолженности» может устанавливаться только для сотрудников отделов продаж (сбыта) (удельный вес данного показателя в системе мотивации не должен превышать 30 %).
Пример системы мотивации сотрудников отдела продаж:
| Вес KPI
| Минимальная граница по KPI
| Максимальная граница по KPI
|
Валовая прибыль
| 40 %
| 60 %
| 100 %
|
Доля просроченной дебиторской задолженности
| 40 %
| 60 %
| 100 %
|
Период оборачиваемости дебиторской задолженности
| 20 %
| 60 %
| 100 %
|
Подпроцесс «Предоставление отсрочки платежа покупателю»
В рамках данного подпроцесса ответственные специалисты инициируют предоставление отсрочки платежа контрагенту, проверяют его кредитоспособность, после чего принимают решение и заключают договор.
Инициирование предоставления отсрочки платежа покупателю.
Исполнитель — ответственный сотрудник подразделения, осуществляющего продажи товара (инициатор договора).
Функции:
- проверка статуса контрагента;
- оформление запроса на предоставление отсрочки;
- формирование пакета документов для проведения оценки кредитоспособности заемщика.
Инициатор договора в первую очередь обязан проверить статус контрагента по общеизвестным критериям (отсутствие в списке лжепредпринимательских структур (www.portal.nalog.gov.by/ngb/), нахождение в стадии ликвидации, банкротства (
http://egr.gov.by/egrn/index.jsp?content=Find.) и т.п.).
Справочно
С 2017 г. на сайте Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь будет размещаться информация о должниках по платежам в бюджет и актуализироваться ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Для компаний с большим оборотом и количеством клиентов целесообразно распределять полномочия между сотрудниками по заключению договоров с различными условиями оплаты и суммами поставок.
Пример
Специалист отдела продаж может принимать решения по заключению договоров поставки (купли-продажи) с отсрочкой платежа до 5–10 дней. Ведущий специалист (начальник группы, сектора) может принимать такие решения с отсрочкой платежа от 10 до 20 дней. Начальник отдела продаж и его заместитель могут принимать решения по заключению договоров с отсрочкой платежа от 30 до 45 дней.
Для компаний с большим оборотом и количеством клиентов целесообразно распределять полномочия между сотрудниками по заключению договоров с различными условиями оплаты и суммами поставок.
Предоставление отсрочки свыше 60 дней является более рискованным, в связи с чем до момента заключения договора необходимо провести проверку кредитоспособности покупателя.
Кроме того, целесообразно разработать методику расчета лимита задолженности и срока оплаты. Критериями для расчета данных показателей могут быть срок сотрудничества, объем закупок за определенный период, объект просроченной дебиторской задолженности за определенный период, история компании-покупателя на рынке, возможность залога.
Проверка кредитоспособности покупателя.
Исполнитель — сотрудник, осуществляющий оформление договорных отношений.
Функции:
- проведение оценки кредитоспособности заемщика;
- оформление проекта решения по кредитованию клиентов;
- вынесение проекта решения на рассмотрение коллегиальному органу, принимающему решение о предоставлении отсрочки платежа.
Для минимизации рисков, связанных с образованием долгов, на этапе проведения переговоров целесообразно довести до покупателя, что в случае заключения договора с большей отсрочкой платежа цена на товар может отличаться в сторону увеличения либо будет установлена обязанность уплаты процентов за пользование коммерческим займом.
На этапе проведения переговоров целесообразно довести до покупателя, что в случае заключения договора с большей отсрочкой платежа цена на товар может отличаться в сторону увеличения либо будет установлена обязанность уплаты процентов за пользование коммерческим займом.
Оценка кредитоспособности клиента происходит на основании правоустанавливающих документов и документов бухгалтерской отчетности по методике, утвержденной в компании.
Принятие решения о выдаче коммерческого кредита покупателю (заключение договора с отсрочкой платежа свыше ___ дней).
Исполнитель — коллегиальный орган, принимающий решение о предоставлении коммерческого кредита, или исполнительный орган при отсутствии коллегиального.
Функции: проведение заседания и принятие решения по вопросам выдачи коммерческих кредитов клиентам, об изменении текущих кредитных условий в договорах с клиентами.
В зависимости от политики компании дополнительным фактором может выступать объем закупки (лимит задолженности).
Заключение договора поставки товара с отсрочкой оплаты.
Исполнитель — сотрудник, осуществляющий оформление договорных отношений.
Функции: осуществление подготовки и подписание договоров, фиксация условий оплаты в учетных системах, через которые осуществляется отгрузка товара.
В договоре с отсрочкой платежа (свыше 5 дней) важно установить следующие пункты:
- Изменение условий оплаты поставщиком в одностороннем порядке при неоднократном нарушении сроков оплаты.
- Взыскание по требованию поставщика процентов за пользование коммерческим займом.
- Применение дополнительной процентной ставки по коммерческому займу в случае роста курса иностранной валюты на определенный процент.
- Предоставление скидки на товар при оплате ранее установленного срока.
Пункты 2–3 можно заменить увеличением цены на товар в момент заключения договора в зависимости от срока отсрочки и лимита задолженности.
Для постановки системы управления дебиторской задолженностью необходимо:
- классифицировать ее по видам (техническая, проблемная, критическая, сомнительная, безнадежная);
- определить нормы оборачиваемости дебиторской задолженности и долю допустимой просроченной дебиторской задолженности в зависимости от финансового состояния;
- регламентировать процесс управления договорами с покупателями;
- распределить функции и полномочия в данном процессе.
Подводя итог, отметим следующие ключевые моменты в организации работы с дебиторской задолженностью:
- образование дебиторской задолженности — естественная составляющая ведения предпринимательской деятельности;
- образование проблемных долгов во многом зависит от репутации компании (является ли она исправным плательщиком, умеет ли отстаивать свои права и эффективно работать с должниками) и ее сотрудников;
- необходимость планирования показателей дебиторской задолженности, четкое управление данным процессом.
