Как организовать претензионно-исковую работу в компании?

Содержание:

• Предупреждаем образование задолженности
• Составляем локальный правовой акт
• Распределяем функционал внутри ЮС
• Организовываем процесс

Эта статья:

— подскажет, как организовать претензионно-исковую работу в компании;

— даст рекомендации для предупреждения задолженности; 

— поделится образцами документов для организации эффективного процесса взыскания задолженности.

Справка о компании
Основной вид деятельности ОАО «Бумажная фабрика "Спартак"» — производство бумаги и картона. Численность сотрудников — 654 человека.
Штат отдела правовой и кадровой работы включает 7 сотрудников: начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий юрисконсульт, юрисконсульт, ведущий специалист по кадрам, специалист по кадрам, инженер по подготовке кадров.

Предупреждаем образование задолженности

Претензионно-исковая работа — комплекс мер, направленных на урегулирование споров с контрагентами по поводу нарушения договорных обязательств одной из сторон. Она заключается не только в восстановлении нарушенных прав и защите интересов компании, но и в предупреждении возможных правонарушений.

Для предупреждения задолженности необходим постоянный контакт лиц, ответственных за сопровождение сделки, с партнерами путем телефонных переговоров и направления писем с напоминанием о наступлении сроков расчетов и необходимости их осуществления. Можно также выделить такие рекомендации для сотрудников по предупреждению дебиторской задолженности, как четкое формулирование условий договора, обязательная проверка контрагента на платежеспособность и благонадежность, работа с новыми клиентами на условиях предоплаты, заключение договора с обеспечением исполнения обязательств партнера (залог, поручительство, гарантия и т.д.).

Однако, к сожалению, не всегда принятие таких мер исключает образование просроченной дебиторской задолженности, и причин для этого может быть множество, например, недисциплинированность клиентов либо же их неплатежеспособность.

В таком случае необходимо своевременно принимать меры по урегулированию возникшего спора, с обязательным соблюдением установленного законодательством Республики Беларусь порядка оформления и направления документов при проведении претензионно-исковой работы.

Для оптимальной организации процесса взыскания задолженности прилагаем формы претензии и заявлений (заявления о возбуждении приказного производства, искового заявления, заявления о совершении исполнительной надписи), которые ваши сотрудники смогут доработать с учетом фактических обстоятельств возникновения задолженности и нормативного правового регулирования хозяйственных правоотношений. Также предлагаем памятку для сотрудников ЮС о различиях между способами взыскания задолженности.

➧ Образец претензии
➧ Образец заявления о возбуждении приказного производства
➧ Образец заявления о совершении исполнительной надписи
➧ Образец искового заявления
➧ Памятка для сотрудников ЮС «Основные отличия способов взыскания задолженности»

Составляем локальный правовой акт

Чтобы не возникало недопонимания в ходе претензионно-исковой работы, в компании целесообразно разработать локальный правовой акт (далее — ЛПА), в котором регламентируется порядок проведения такой работы, предусмотреть, какие именно структурные подразделения участвуют в претензионно-исковой работе и как они взаимодействуют между собой.

Можно назвать ЛПА по-разному, например, «Порядок претензионно-исковой работы», «Положение о порядке ведения претензионно-исковой работы», «Положение о порядке организации и ведения претензионной и исковой работы» и т.д.

ЛПА должен содержать порядок досудебного урегулирования спора (кто, в какие сроки и какие меры должен принимать), порядок предъявления и содержание претензии, положения о проведении исковой работы, порядок взаимодействия структурных подразделений компании при проведении претензионно-исковой работы (какие структурные подразделения участвуют в проведении такой работы, каким образом взаимодействуют между собой, в том числе каким способом и в какие сроки осуществляется предоставление и обмен информацией), порядок осуществления контроля за вынесением и исполнением исполнительных документов, ответственные лица по осуществлению такого контроля, их взаимодействие при осуществлении контроля со структурными подразделениями компании.

Распределяем функционал внутри ЮС

Распределение обязанностей среди работников ЮС во многом зависит от направлений деятельности компании и численности работающих в службе. Если это небольшое предприятие, имеющее один, максимум два-три основных вида деятельности (при численности работающих в службе два-три специалиста), то наиболее целесообразно будет организовать работу ЮС по принципу взаимозаменяемости. Например, проведение претензионно-исковой работы по требованиям о взыскании задолженностей, вытекающих из гражданско-правовых договоров, заключенных с белорусскими субъектами хозяйствования, может охватить один специалист, в то время как другой будет проводить работу по требованиям, вытекающим из внешнеэкономических правоотношений.

Организовываем процесс

Необходимость постоянных контактов ЮС с другими подразделениями и должностными лицами при ведении претензионно-исковой работы требует налаживания устойчивого взаимодействия между сотрудниками и выработки четкого процесса.

Следует грамотно разграничить за­дачи сотрудников и наладить деловую связь. Для этого рекомендуем использовать системы электронного документооборота, которых сегодня множество (1С:Документооборот, SMBusiness, ISIDA, Этлас и др.). Они способны не только хранить, но и обмениваться электронными файлами. Системы электронного документооборота достаточно просты и удобны в использовании и позволяют не только ставить и получать задачи, но и контролировать их исполнение, отслеживать их движение и завершение. 

Возможен следующий пример взаимодействия.

Лица, осуществляющие контроль за исполнением договорных обязательств (как правило, это работники бухгалтерии/финансового отдела, отдела сбыта, отдела снабжения), при неисполнении партнером принятых на себя обязательств по поставке/оплате товаров (работ, услуг) передают в ЮС (или направляют посредством электронного документооборота) документы для проведения претензионной работы. Это может быть докладная записка о необходимости подготовки претензии, а также документы, отражающие обязательства сторон и подтверждающие их неисполнение, — договор, товарно-транспортные накладные, платежные поручения, акты сверок, акты оказанных услуг и др.

Далее ЮС проводит претензионную работу. Если после получения претензии партнером не будет исполнено обязательство, ЮС приступает к проведению работы по взысканию долга (исковое производство, приказное производство, исполнительная надпись нотариуса).

После получения решения суда или исполнительной надписи нотариуса, которые являются исполнительным документом, такой документ передается в бухгалтерию/финансовый отдел для направления в автоматизированную информационную систему исполнения денежных обязательств (далее — АИС ИДО) с целью списания долга с расчетных счетов должника. Электронный документ находится в АИС ИДО до исполнения в полном размере или до отзыва по заявлению взыскателя.

После возвращения исполнительного документа из АИС ИДО бухгалтерия/финансовый отдел направляет его в ЮС для подготовки заявления о возбуждении исполнительного производства и последующего направления документов в органы принудительного исполнения.

Таким образом, эффективное проведение претензионно-исковой работы предполагает наличие локального документа, регламентирующего проведение такой работы, своевременное принятие мер и четкое соблюдение установленного ЛПА порядка проведения такой работы, а также взаимодействие структурных подразделений, в том числе с использованием системы электронного документооборота.