Инхаус-юрист: когда риски компании требуют персональных решений

КРАТКАЯ СПРАВКА
Окончила Белорусский государственный экономический университет по специальности «Правоведение», квалификация — юрист. Общий профессиональный стаж работы с 1996 г.

О компании:
ООО «БиопромСервис» было учреждено в 2010 г. Основными видами деятельности компании являются оптовая торговля зерновыми и масличными культурами, растительными маслами, кормами и кормовыми добавками для животных и птиц, переработка масличных культур, внешнеэкономическая деятельность (импорт/экспорт). Поставки продукции осуществляются на внутреннем рынке, в ЕАЭС, ЕС, Китай. Компания активно участвует в торгах, проводимых ОАО «Белорусская универсальная товарная биржа».

Ред.: Сегодня от юристов-инхаусов ожидают, что они выстроят сквозное сопровождение бизнес-процессов, встроят работу юридической службы в управление рисками и наладят эффективную коммуникацию с другими подразделениями. Как в этой части структурирована работа юридической службы «БиопромСервис»: функциональные зоны, распределение ответственности, взаимодействие с другими подразделениями?

Л.А.: Работа юристов ООО «БиопромСервис» строится по принципу сквозного сопровождения деятельности. Мы не просто «согласовываем документы», а включены в процессы работы компании на всех этапах, включая консультации и дачу правовых заключений по возникающим вопросам у подразделений компании, проверку контрагентов и условий заключаемых договоров, оформление внешнеэкономических контрактов, контроль сроков исполнения обязательств по заключенным сделкам, работу с долгами и прочее. 

Я бы сказала, что структурирование работы юристов происходит по линейно-функциональной модели, с фокусом на специализации по ключевым зонам деятельности ООО «БиопромСервис». Это обеспечивает оперативное сопровождение закупок, внешнеэкономической деятельности, продаж и финансов. 

Ред.: Именно юридическая служба помогает бизнесу вовремя выявлять и нейтрализовывать правовые угрозы. Какие юридические риски для Вас стоят сегодня на первом месте и как они влияют на задачи Вашего отдела?

Л.А.: Для меня, как для руководителя юридического отдела, риски — это не абстрактные понятия, а конкретные препятствия на пути к бизнес-целям компании. Если говорить о рисках, которые находятся в фокусе постоянного внимания юристов нашей компании, то я бы выделила три ключевых блока, которые напрямую влияют на нашу операционную и стратегическую деятельность.

1. Риски регуляторного комплаенса. Быстро меняющееся законодательство в сфере внешнеэкономической деятельности и торговли, антимонопольного регулирования и налогов создает поле повышенной ответственности. Поэтому в своей работе мы применяем превентивный мониторинг и обучение, постоянно отслеживаем изменения законодательства и доводим их подразделениям компании, чтобы можно было предусмотреть возможные нарушения на начальном этапе. Если говорить простыми словами, то мы «учим» работать по правилам, чтобы избежать штрафов, скандалов или потерь репутации.

2. Договорные риски. В современных условиях работы классические договорные конструкции часто дают сбой. Риски неисполнения обязательств контрагентами, форс-мажорные ситуации, споры по качеству товаров оказывают влияние на финансовый результат работы компании. Мы стараемся делать акцент не на простой проверке договоров, а на построении такой договорной системы, чтобы на этапе создания договора продумать все возможные сценарии и заложить в него защитные механизмы, учесть все возможные последствия работы с контрагентом по исполнению условий сделки. Одной из форм достижения поставленных целей является разработка гибких условий типовых форм договоров, которые подготовлены под разные виды закупаемой либо реализуемой нами продукции. 

3. Риски, связанные с защитой активов и репутации. Любой негативный инцидент может нанести ущерб активам компании и доверию к ней. И здесь не имеет значения, речь идет о компании в целом либо инцидент связан с одним из ее сотрудников. Задача юристов — не просто дать юридическую оценку, а предложить способ разрешения возникшей проблемы, который минимизирует эти риски, позволит избежать потенциальных потерь. Работая в этом направлении, мы проводим профилактическую работу по предотвращению коррупции, мошенничества сотрудников, разглашения коммерческой тайны и нарушения законодательства. 

Ред.: Внешнеэкономические сделки традиционно относятся к зоне повышенных рисков: здесь сходятся валютное законодательство, проверки контрагентов, логистические сбои. Расскажите подробнее, как выстроена профилактика рисков по внешнеэкономическим контрактам: проверки контрагентов, валютный контроль и пр.

Л.А.: Профилактика рисков по внешнеэкономическим контрактам — это не набор разовых действий, а система контроля на всех этапах внешнеэкономической сделки. Мы выстраиваем ее по трем контурам: до сделки, в момент ее оформления и во время исполнения. 

1. До сделки. Цель — не допустить проблемную сделку на старте.

Представляет собой превентивную проверку всего и всех, а именно:

• контрагента;
• его юридического статуса и бенефициаров;
• деловой репутации и наличия судов с участием контрагента;
• финансового положения (как правило, анализ открытой финансовой отчетности (если такая доступна));
• валютных и иных рисков.

2. В момент подписания контракта. Здесь юрист создает «матрицу безопасности», уделяя пристальное внимание ключевым разделам контракта: 

• предмет контракта;
• техническое задание/спецификация с указанием четкого и детального описания товара и его свойств;
• процедура приемки (сроки, порядок отбора проб, участие независимых сюрвейеров, выбор лабораторий для проведения исследований, направление рекламаций);
• условия об оплате и валютном контроле;
• условия поставки и переход рисков;
• разрешение споров и применимое право.

3. Во время исполнения. Это больше операционный контроль и мониторинг, направленный на соблюдение условий сделки, законодательства и избежание споров между сторонами внешнеэкономического контракта, а также на непривлечение компании к ответственности за нарушение требований валютного законодательства.

Ред.: Юристов могут воспринимать как «функцию поддержки», но на практике от эффективности их работы зависят скорость сделок, качество договорной работы и финансовый результат. Какие качественные и количественные показатели Вы используете для оценки работы юридического отдела: KPI, внутренние стандарты сроков и качества?

Л.А.: Для оценки работы юридического отдела используется комбинация количественных показателей (KPI) и качественных стандартов (внутренние регламенты). 

Ключевыми показателями эффективности у нас являются не только сроки подготовки либо рассмотрения документов, своевременность ответов на внутренние запросы, но и исполнительская дисциплина, в том числе баллы по оценке других сотрудников компании. Безусловно, к критериям оценки отнесены процент выигранных дел в суде (включая количество сниженных требований по заявленным к компании судебным искам) и количество претензий, успешно урегулированных в досудебном порядке.

Такой подход позволяет мотивировать сотрудников и отчитываться руководству о проделанной работе.

Ред.: Людмила, спасибо за эти готовые решения! Давайте теперь поговорим о стиле управления руководителя. От него ведь зависит и готовность команды брать на себя ответственность, и качество решений в стрессовых ситуациях. Какого стиля управления Вы придерживаетесь в юридической службе — это жесткое регламентирование, делегирование, наставничество или проектный подход? 

Л.А.: Использую все стили, в зависимости от ситуации. Люблю во всем порядок и точность. Требовательна к себе и придерживаюсь такого же подхода к подчиненным.

Ред.: А как Вы поддерживаете профессиональный уровень команды? Практикуете ли внутреннее обучение, обмен практикой, участие в семинарах, написание статей? 

Л.А.: В современном бизнесе юридическая служба не может позволить себе стоять на месте. Наш главный актив — не база документов, а экспертиза и гибкость ума. 

Поддержание высокого профессионального уровня юристов нашей компании достигается сочетанием внутренних и внешних ресурсов, теории и практики, индивидуального развития. Часто участвуем в юридических форумах и иных мероприятиях, семинарах. Слушаем лекции и изучаем юридические публикации в журналах и в правовых базах. Я с удовольствием сама получаю новые знания и делюсь ими с моими коллегами. Считаю, что такое развитие — самая надежная инвестиция, которая приносит пользу в первую очередь себе, а также юридической безопасности компании и ее деловой репутации.

Ред.: Самые сильные уроки корпоративный юрист получает из сложных кейсов, где стандартные алгоритмы уже не работают, а цена ошибки высока. Какой урок Вы вынесли из наиболее сложного кейса, с которым пришлось столкнуться компании за последний год? 

Л.А.: Урок такой — в любой ситуации нужно надеяться на себя и не бояться действовать. 

Ред.: Звучит интригующе. Поделитесь кейсом с нашими читателями?

Л.А.: Конечно! Тем более что ситуация была нестандартная.

Кейс «Как вернуть товар, которого нет» 

Фабула. «Идеальное» преступление

По договору поставки наша компания за свой счет должна была организовать вывоз растительного масла со склада поставщика. Для перевозки товара в интернет-источниках отделом логистики был подобран экспедитор и через него — перевозчик.  После получения от экспедитора документов на две автоцистерны и данных водителей транспортных средств нашей компанией были оформлены доверенности водителям перевозчика на получение товара на складе поставщика. 

Поставщик после отгрузки товара уведомил нашу компанию об исполнении обязательств по поставке, предоставив копии CMR-накладных на загрузку двух автоцистерн.

Через день после отгрузки товар по месту его назначения доставлен не был. Попытка дозвониться на известный номер телефона представителя перевозчика завершилась неудачно — номер телефона был недоступен. Стало ясно: мошенник, действуя от имени перевозчика, получил товар нашей компании и вывез его в неизвестном направлении. 

Типичная реакция в этой ситуации — немедленно писать заявление в правоохранительные органы по месту совершения противоправного действия о мошенничестве и краже имущества. 

Но я, как юрист с большой практикой работы, понимала, что, пока возбудят дело, пока начнут розыск, товар может быть перепродан много раз либо использован по назначению. Мой главный актив — время.

Работа «следователя»

Совместно с руководителем отдела логистики нашей компании мы начали параллельное расследование. Моя гипотеза была проста: мошенник действовал быстро, но две автоцистерны растительного масла не могут раствориться бесследно.

Шаг 1. Перевозчик — первый ключ. 

При содействии сотрудников отдела логистики мы получили необходимые данные о компании — собственнике транспортных средств, в том числе контакты ее владельца. По телефону связались с ним и получили подтверждение, что перевозка принадлежащего нам растительного масла действительно выполнялась водителями компании. Конечно, его версия отличалась от нашей, но была достаточно объяснима: перевозчику поступил заказ на перевозку груза от заказчика, которым он считал нашу компанию. Транспортные средства доставили товар в место, указанное заказчиком.

Владелец транспорта предоставил номера телефонов двух водителей, которые фактически осуществляли перевозку. 

По телефону были опрошены водители автоцистерн, которые не подозревали о мошенничестве. Водители сообщили место доставки растительного масла, где резервуары автомобилей были освобождены от товара с помещением его в стационарные емкости.

Шаг 2. Склад — второй ключ.

По локации места слива растительного масла с автоцистерн мы смогли определить организацию, на территории которой находился украденный товар. Через интернет-источники нашли контактные данные руководителя организации и позвонили ему. Для подтверждения принадлежности товара нашей компании направили копии документов на приобретение товара и его отгрузку поставщиком. В этих документах был указан не только товар, но и его тоннаж, данные автомобилей и водителей, данные ООО «БиопромСервис» как получателя перевозимого груза. В ходе разговора выяснилось, что груз с его описанием был завезен на территорию данной организации и действительно находится там. 

Юридическая тактика. Переговоры под давлением

Теперь задача из оперативной стала переговорной. Прямое обвинение в покупке краденого товара и его фактическое нахождение по месту слива автоцистерн привело бы к конфронтации. В такой ситуации можно было получить отрицательный результат, а обращение к правоохранителям и проведение ими проверки привело бы к потере времени. Вместо этого была избрана тактика «общего интереса» и непривлечения к возникшей проблеме правоохранителей. В ходе неоднократных переговоров мы с руководителем отдела логистики попытались пояснить руководителю этой компании, что в случае обращения в правоохранительные органы к компании будет больше вопросов. Могут возникнуть дополнительные риски по выявлению подобных фактов либо иных незаконных действий. Мне пришлось гарантировать, что мы не будем обращаться в правоохранительные органы, если наш товар будет возвращен добровольно. 

Через два дня переговоров мы получили положительный ответ — они согласились. В итоге товар был возвращен в наш адрес. 

Этот кейс показывает, что в современной практике и работе юриста успех зависит не только от знания законов, но и от системного мышления, скорости реакции и готовности выйти за рамки традиционных юридических задач. Оперативная работа юриста на стыке права и логистики позволила выявить мошенническую схему, найти и договориться о возврате товара за короткий срок.

Ред.: Казалось бы, в практике инхауса нет места для «детективных» историй, но Ваш кейс убеждает в обратном. Спасибо, Людмила, за такое интересное интервью. Надеемся, что Ваш опыт станет для читателей не только источником практических идей, но и напоминанием: в любой сложной ситуации у профессионала остается пространство для эффективных действий!

Беседу вела Надежда ШУПЛЯК, редактор портала jurist.by