Использование презентаций в правовой работе на примере PowerPoint

Основные вопросы статьи:

• в каких ситуациях юристу могут понадобиться презентации?
• каковы основные правила создания презентации?

Любой юрист компании должен уметь делать правильные и качественные презентации. Сфера применения презентаций широка. По нашему мнению, ни одно важное совещание с участием юриста не должно проводиться без презентации. Это может быть совещание по планированию работы юридической службы, подведение итогов за определенный период, анализ различных юридических способов достижения определенного экономического результата, доведение стратегии, предоставление юридического заключения, анализ бизнес-процесса, сделки, выступление на конференции, круглом столе. Эффективно использовать презентации также можно, например, для ознакомления сотрудников с новым локальным нормативным правовым актом.

В данном материале хотелось бы поделиться не столько технической составляющей подготовки слайдов, сколько рекомендациями, которыми следует руководствоваться при подготовке презентации.

Подготовительный этап

Одно из правил подготовки презентации состоит в том, что не нужно делать слишком большую презентацию, пытаясь вместить в нее весь объем информации, который у вас имеется.

Необходимо также помнить, что после 10 минут общения слушатели начинают уставать и посматривать на часы, поэтому полезно предусмотреть в выступлении разные форматы подачи информации, чтобы, с одной стороны, аудитория переключалась на что-то новое, а с другой — продолжала внимательно вас слушать (фотографии, видео (если оно уместно), интерактив с аудиторией и др.).

Любая презентация состоит из главной идеи, которая является ее основой, а также из деталей и вывода. Проведите детальное исследование проблемы, соберите информацию, пообщайтесь с экспертами и коллегами, создайте эскиз вашего выступления. В начале работы для внесения ясности рекомендуется сделать наброски на бумаге. При подготовке эффективной презентации следует использовать предельно простые слова и предложения. Из всего выступления стоит выделить 3 основные идеи, которые необходимо донести. Можно использовать метафоры и аналогии.

Создание презентации в PowerPoint

Создаем первый слайд. Можно использовать стандартный макет слайда и с его помощью выбрать структуру последнего (заголовок и подзаголовок, заголовок и картинка и т.д.).

Во вкладке «Главная», раздел «Слайды», выберите «Макет», а во всплывающем окне «Темы Office» — тему (рис. 1).

Либо, нажав на миниатюру слайда в левой части окна и щелкнув правой кнопкой мыши, выберите «Макет» и тему. Поскольку использование шаблонов не всегда эффективно, можно изначально создать пустой слайд.

Не нужно загромождать слайды — на них должна указываться только самая необходимая информация. Остальные сведения должны содержаться в устном рассказе, которым выступающий сопровождает свою презентацию. История, а не сами слайды должны захватывать внимание.

На слайде уместно разместить заголовок, картинку и краткий текст. Если текста слишком много, разбейте его на несколько слайдов, но опять-таки не стоит забывать, что отражать на слайдах весь объем имеющейся у вас информации нецелесообразно и очень сложно для восприятия. Тем более что современное общество очень много времени проводит в Интернете, где информация не подается в больших объемах.

Заголовок старайтесь делать также необъемным — до 140 символов и по следующему алгоритму: подлежащее, сказуемое, дополнение. Короткий заголовок всегда захватывает внимание аудитории.

Не используйте большое разнообразие шрифтов, это утомляет.

Текст и списки являются наименее эффективными способами передачи информации для запоминания. Рисунок — самый мощный способ передачи идеи, но при этом главное — не переусердствовать с картинками. К сожалению, не все правовые идеи можно изобразить, однако, создавая презентацию, следует помнить об их информативности.

При использовании цифр старайтесь также выносить самые важные итоговые показатели — не стоит отражать расчеты, промежуточные данные и т.д.

Если вам нужно показать экономическую эффективность того или иного юридического действия, остановитесь на итоге, все произведенные вами расчеты не так важны (такую дополнительную информацию можно представить в виде отчета и, распечатав его, раздать аудитории). Для лучшего восприятия цифр можно провести сравнение с чем-то более доступным (например, цена иска равна выручке за два месяца), а также использовать диаграммы и таблицы. Помните о том, что если текст можно заменить схемой, то лучше нарисовать схему.

Для оформления слайдов вы можете использовать корпоративные шаблоны, если они есть в организации, или стандартный набор шаблонов программы. Перейдя во вкладку «Дизайн», раздел «Темы», можно выбрать стандартную тему для оформления слайда. Оформление также можно выбрать, нажав «Стили фона» во вкладке «Дизайн» в разделе «Фон» (рис. 2). При этом не стоит использовать слишком яркие цвета, так как они быстро утомляют зрение.

Для создания последующих слайдов нужно пройти на миниатюру слайда в левой части окна, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Создать слайд» (рис. 3) либо во вкладке «Главная» в разделе «Слайд» выбрать «Создать слайд»
(рис. 4).

К сведению.

Очень удобно и эффективно при выступлении перед аудиторией использовать флипчарты — магнитно-маркерные доски с креплением для листа или блока бумаги, переворачиваемой по принципу блокнота.

В случае необходимости разместить на слайде картинку перейдите во вкладку «Вставка» и в разделе «Иллюстрации» выберите «Рисунок». В открывшемся окне «Вставка рисунка» укажите путь к файлу, который нужно вставить. Размер рисунка можно изменить с помощью курсора мыши, потянув за крайние точки рисунка.

Перед выступлением можно распечатать презентацию и раздать ее коллегам.

Если ваша идея поможет компании заработать деньги или сэкономить их, поспособствует более быстрому решению задачи — сообщите об этом аудитории. Не забывайте, что прежде всего нужно объяснить, почему должно быть выполнено какое-либо действие, а не как его выполнить. Выступая, вы можете повторить главную идею дважды, чтобы заострить на ней внимание.