Проверка контрагента – инструмент управления дебиторской задолженностью в компании

Содержание:

• Проверка контрагента: право или обязанность?
• Какие источники использовать при проверке контрагента?
• Как оценить сведения о контрагенте при проверке?

Эта статья:

– расскажет, почему важно проверять благонадежность деловой репутации контрагента и на какие сведения следует обратить внимание при проверке;

– поделится подборкой признаков недобросовестного контрагента и источников для его проверки.

Проверка контрагента: право или обязанность?

В подп. 1.13 п. 1 ст. 21 НК предусмотрено право налогоплательщика проверять благонадежность деловой репутации. При этом, несмотря на отсутствие в законодательстве обязанности налогоплательщика по проведению проверок благонадежности своего контрагента, правоприменительная практика свидетельствует о том, что неиспользование такого права налогоплательщиком может привести к привлечению его к налоговой, административной или, в отдельных случаях, уголовной ответственности. Кроме того, проверка контрагентов на этапе заключения договора позволяет отсеять неблагонадежных лиц и положительно сказывается на исполнении обязательств по сделкам.

В целях защиты экономических интересов компании работа юридической службы с дебиторской задолженностью должна носить превентивный характер, то есть обеспечивать проверку финансовой устойчивости и общей благонадежности контрагента еще на этапе привлечения клиента или поставщика, а не после того, как задолженность либо неисполнение обязательства уже возникли. Но даже достаточная благонадежность контрагента на этапе заключения договора не является гарантией такой благонадежности на протяжении всего срока сотрудничества. Именно поэтому периодическая проверка своих контрагентов является инструментом управления дебиторской задолженностью.

Какие источники использовать при проверке контрагента?

Существует множество способов получить информацию о своих контрагентах, в том числе иностранных, при помощи веб-сервисов и справочных систем. Важно также изучить копии их учредительных и организационно-распорядительных документов. В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» сведения учредительных документов, государственных реестров, а равно документов бухгалтерской отчетности не могут составлять коммерческую тайну, поэтому их истребование у контрагента не является нарушением закона. Сам по себе отказ контрагента предоставлять такие документы может являться показателем его неблагонадежности.

Необходимую информацию для проверки контрагента можно получить из соответствующих государственных и торговых реестров (далее – реестры), таких как Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (Республика Беларусь), Единый государственный реестр юридических лиц (Российская Федерация). Такие реестры в разных странах имеют разные названия и содержат сведения о государственной регистрации компаний.

Приложение 1. Базовый перечень документов для проверки контрагента
Приложение 2. Признаки недобросовестного контрагента
Приложение 3. Дополнительные источники проверки контрагента-резидента
Приложение 4. Источники для проверки контрагента-нерезидента

Как оценить сведения о контрагенте при проверке?

Место регистрации

Санкционное резидентство, регистрация контрагента в оффшорной зоне будут влиять на исполнение им своих обязательств.

Информацию о месте регистрации контрагента можно узнать с помощью выписки из реестров.

Дата создания

Чем длительнее срок ведения хозяйственной деятельности, тем более, как правило, устойчиво финансовое положение контрагента, выше его опыт оказания услуг или навык выполнения работ.

Данные о дате создания можно получить из свидетельства о государственной регистрации, устава, выписки из реестров.

Юридический адрес

Сюда также относится фактический адрес местонахождения контрагента (при наличии), адрес нахождения производства, адреса складов, адреса мест ведения деятельности (магазинов, салонов и т.д.). Сам по себе факт нахождения юридического лица не по адресу места его регистрации не является свидетельством неблагонадежности контрагента. Более важен факт наличия площадей, адресов складов, магазинов, отделений для видов деятельности контрагента, предполагающих хранение и реализацию товара, иные виды деятельности, требующие наличия помещений.

Информация о фактическом месте ведения бизнеса может содержаться в уставе, выписке из реестра недвижимого имущества или иного аналогичного государственного реестра, договорах аренды.

Основной и дополнительные виды деятельности

Для поставщика виды деятельности должны соответствовать тому роду услуг и (или) товаров, который вы планируете получить от него. Если в стране регистрации контрагента вид его деятельности является лицензируемым, то необходимо проверить лицензию (свидетельство о внесении в соответствующий реестр), срок действия лицензии, описание лицензируемого вида деятельности, его соответствие заявленному в проекте договора и уставных документах.

Данные о виде деятельности можно получить из устава, выписки из реестров. Также сверьте эти данные с видами деятельности, указанными на сайте компании.

Персональный и количественный состав учредителей (участников), акционеров

Наличие в составе участников одного или нескольких юридических лиц позволит увидеть корпоративные взаимосвязи, проверить взаимосвязанные юридические лица и определить приверженность исполнению корпоративной группой лиц требований законодательства. Наличие в составе участников одного или нескольких физических лиц позволит проверить факт ведения ими дополнительных бизнесов, регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя, установить виды деятельности «смежных» бизнесов, представить себе схему ведения бизнеса контрагента.

Также при существенном размере потенциального контракта с контрагентом от его учредителей можно попросить те или иные меры обеспечения обязательства (поручительство, залог, гарантию).

Обратите внимание на последнюю дату изменений в составе участников и характер этих изменений. Относительно недавняя (в пределах одного-двух финансовых лет) смена состава участников может быть дополнительным фактором риска, поскольку в пределах этого периода еще нет свидетельств того, что новый собственник намерен продолжать вести бизнес либо не планирует использовать приобретенное юридическое лицо в мошеннических схемах. Необходимо проверить нового собственника, его «смежные» бизнесы, а также, по возможности, использовать способы обеспечения обязательств, предоплату (для клиентов), оплату по факту выполнения работ, оказания услуг (для поставщиков).

Состав учредителей, участников, акционеров можно выяснить, изучая устав общества с ограниченной ответственностью или выписки из реестров, либо список акционеров (для акционерных обществ).

Размер уставного фонда (капитала)

Сам по себе размер уставного фонда чаще всего весьма условная сумма, которая вопреки положениям ГК имеет мало отношения к гарантиям прав потенциальных кредиторов общества. Более явным показателем финансовой стабильности контрагента будет формирование его уставного фонда имуществом (его невозможно быстро продать без проведения регистрационных действий по уменьшению уставного фонда) либо денежными средствами в размере, существенно превышающем требования законодательства о минимальном размере уставного фонда (это, вероятнее всего, свидетельствует о финансировании учредителями деятельности учреждаемого юридического лица, скорее всего, направляемом на приобретение имущества либо имущественных прав). Необходимо проконтролировать фактическое формирование уставного фонда, а не просто его декларирование в учредительных документах.

Сведения о размере уставного фонда содержатся в уставе общества или в выписке из реестров. Формирование уставного фонда денежными средствами может подтверждаться копией платежного поручения или кассовым чеком. Формирование уставного фонда имуществом подтверждается выпиской по счетам бухгалтерского учета.

Сведения о способе управления контрагента, объем и срок полномочий органа управления

При единоличном управлении необходимо удостовериться в том, что в момент сделки срок действия полномочий руководителя контрагента не истек, что уставом общества, договором управления или приказом о назначении не ограничена сумма сделки, которую планируется совершить с данным контрагентом, либо, если полномочия руководителя ограничены суммой сделки, которую он может совершать без разрешения общего собрания участников, нужно убедиться, что сумма сделки не превышает данное ограничение. В противном случае необходимо получить согласие общего собрания на совершение сделки (либо соблюсти иной порядок одобрения сделки, предусмотренный уставом контрагента).

В случае, если органом управления контрагента является совет директоров или иной коллективный орган управления, необходимо выяснить, в каком порядке взаимодействуют члены коллективного органа управления. Например, каждый вправе совершать сделки от имени контрагента самостоятельно либо совершение сделки требует подписания несколькими членами коллективного органа одновременно.

При совершении крупной сделки, сделки с заинтересованностью аффилированных лиц требуется получение одобрения высшего органа управления контрагента.

Представление о способе управления можно получить, изучив устав контрагента, договор управления.

Сведения о лице, которое будет подписывать договор

В случае, если договор со стороны контрагента подписывает не единоличный руководитель или коллегиальный орган управления, необходимо проверить полномочия подписанта.

Как правило, лицо уполномочено на подписание документа от имени контрагента на основании доверенности. Помимо объема полномочий необходимо убедиться в том, что лицо, выдавшее доверенность, вправе действовать от имени контрагента и выдавать доверенности; что лицо, которому выдано доверенность, является тем самым, которое подписывает ваш договор; что срок доверенности на момент совершения сделки, а также на момент подписания документов о ее исполнении не истек, а доверенность не была отозвана доверителем.

Сведения об экономическом положении контрагента

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках за несколько отчетных периодов дадут вам представление о наличии основных средств (имущества) и активов у контрагента, об объеме его выручки и прибыли (при ее наличии), что может являться подтверждением его финансового состояния.

Разумно сравнить показатели строк баланса за каждый отчетный период, чтобы выявить динамику.

Сведения о судебных делах и исполнительных производствах контрагента

Оценка данных сведений позволяет проанализировать соблюдение дисциплины расчетов у контрагента, политику его работы с задолженностью, а также, при необходимости судебного разрешения споров, спрогнозировать поведение оппонента в суде.