Создание юридической службы: основные этапы и разработка ЛПА

Содержание:

• Определение функционала, роли, основных процессов и системы принятия решений ЮС
• Внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание
• Подготовка организационно-распорядительного документа
• Подготовка Положения о ЮС, должностных инструкций
• Ревизия действующих ЛПА 
• Подбор персонала и заполнение вакансий

Справка О КОМПАНИИ
ОАО «БЕЛАЗ» — управляющая компания холдинга «БЕЛАЗ-ХОЛДИНГ» — крупнейший мировой производитель карьерных самосвалов и транспортного оборудования для горнодобывающей и строительной промышленности.
Головная компания находится в г. Жодино Минской области, в состав общества входит 3 филиала, общая численность компании — более 12 000 работников.

Эта статья:

— поможет выделить основные этапы создания ЮС в коммерческой организации и определить порядок разработки соответствующих ЛПА;

— предложит образцы ЛПА для создания ЮС в коммерческой организации.

Деятельность ЮС республиканских органов управления и иных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и распорядительных органов, а также ЮС государственных организаций регламентируется типовым и примерным положениями, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2008 № 2070 «О некоторых мерах, направленных на повышение роли и качества работы юридических служб» (далее — постановление № 2070).

Деятельность ЮС коммерческих организаций негосударственной формы собственности нормативно не регулируется и может быть организована исходя из функций и задач, актуальных для конкретного юридического лица.

Для практической реализации функцио­нирования ЮС должны быть выработаны «правила игры», которые будут понятны и самим юристам, и другим службам компании, и руководству. 

Работу по созданию ЮС в коммерческой организации можно разделить на следующие этапы:

1) определение функционала, роли, основных процессов и системы принятия решений ЮС;

2) внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание;

3) подготовка организационно-распорядительного документа (например, приказа) о создании ЮС и осуществлении необходимых, связанных с этим юридически значимых действий;

4) подготовка Положения о ЮС, должностных инструкций; 

5) ревизия действующих ЛПА на предмет внесения изменений в бизнес-процессы с учетом создания нового подразделения;

6) подбор персонала и заполнение вакансий.

Определение функционала, роли, основных процессов и системы принятия решений ЮС

Cоздание оптимальной структуры ЮС в каждой компании зависит от множества индивидуальных факторов. В первую очередь необходимо понять, какие виды деятельности осуществляет ваша компания и как именно она это делает. Важно разобраться, как организованы производственный и коммерческий процессы по основным видам деятельности на практике, в чем особенности клиентов, каково влияние регуляторов и контролирующих органов, есть ли в компании «непрофильные активы» и в каких сферах деятельности, удалены ли подразделения компании друг от друга и требуют ли все эти направления отдельного юридического сопровождения. Во-вторых, необходимо понять, решения каких задач и в какой форме «внутренний клиент», то есть руководство и другие структурные подразделения, ожидает от юристов для выстраивания оптимального взаимодействия. В-третьих, полезно изучить опыт компаний со схожей сферой деятельности, а также публикации на тему создания и функционирования ЮС.

Все это позволит понять, что нужно бизнесу от юриста, а также даст возможность идентифицировать конкретные направления правовой работы ЮС, которые необходимы именно вашей компании. Таким образом, при создании ЮС с учетом особенностей конкретных видов деятельности, а также нюансов ведения бизнеса в вашей компании вы сможете создать конкретную организационную структуру ЮС под запросы компании, поймете, чем стоит пожертвовать, на какие направления сделать упор в структуре и развивать внутри компании, а на какие привлечь сторонних консультантов.

Внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание

ЮС организуется в форме самостоятельного структурного подразделения организации, в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Беларусь, другими актами законодательства, положением о ЮС организации, ее уставом. В организационной структуре она может быть предусмотрена в виде управления, отдела, сектора, бюро, группы или службы. Конкретное наименование устанавливает сама организация в зависимости от поставленных целей и задач, а также численности ЮС.

Рекомендуется по аналогии с нормами Примерного положения о юридической службе государственной организации, утвержденного постановлением № 2070, подчинить ЮС непосредственно руководителю организации.

При определении наименования должностей работников ЮС необходимо руководствоваться Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД), и общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 0014-2017 «Занятия», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Рес­публики Беларусь от 24.07.2017 № 33 (далее — ЕКСД).

Подготовка организационно-распорядительного документа

При подготовке организационно-распорядительного документа (далее — ОРД), например приказа о создании ЮС, в его проекте целесообразно предусмотреть структуру создаваемой ЮС (например, управление, состоящее из отделов), соответствующие должности ее руководителя (заместителей) в зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры коммерческой организации. В проекте ОРД необходимо определить порядок и сроки осуществления юридически значимых действий в связи с изменением организационной структуры, штатного расписания в соответствии с трудовым законодательством, предусмотреть уведомление профсоюза (при необходимости), а также проведение организационных мероприятий (обеспечение мебелью и оргтехникой, подбор персонала и заполнение вакансий).

Образец приказа о создании юридической службы

Подготовка Положения о ЮС, должностных инструкций

Положение о ЮС разрабатывается коммерческой организацией самостоятельно исходя из функций и задач, возлагаемых на ЮС. В данном Положении следует определить цель создания, подчиненность службы и ее структуру, порядок руководства ЮС, задачи, возлагаемые на ЮС, функции ЮС и ее структурных единиц (при наличии), внутренние и внешние коммуникации ЮС, права и ответственность работников и службы в целом, а также порядок ее реорганизации и ликвидации. В должностных инструкциях необходимо прописать задачи и функции работников в зависимости от направления работы, а также требований Общих положений ЕКСД.

Образец Положения о юридической службе 

Ревизия действующих ЛПА 

Обязательно запланируйте пересмотр действующих ЛПА в компании или издание новых ЛПА на основе глубокого анализа бизнес-процессов и потребности бизнеса в правовом сопровождении исходя из тактики и стратегии развития ЮС. «Внутренний клиент», а также сами работники подразделения должны понимать, что будет делать ЮС и для чего.

Подбор персонала и заполнение вакансий

Стратегия подбора персонала будет отличаться в зависимости от того, создается ли ЮС с нуля или речь идет о реорганизации существующей службы. В обоих случаях необходимо объективно оценивать потребность компании в конкретном юридическом функционале, а не подбирать этот функционал под имеющихся людей. Возможно, придется подбирать новых сотрудников, возможно — переориентировать имеющихся сотрудников на другие, более актуальные направления работы службы. Данные вопросы также можно предусмотреть в ОРД о создании ЮС.