Как организовать работу юридической службы бюджетной организации?

Содержание:

• Особенности правового статуса и штатной структуры ЮС бюджетной организации в сравнении с ЮС коммерческой организации
• Какие задачи должна выполнять ЮС бюджетной организации?
• Как выстроить взаимоотношения с другими подразделениями?
• Какие программные и технические средства целесообразно использовать для организации документооборота?

Справка об организации
В соответствии с Уставом и Положением Центр является некоммерческой (бюджетной) организацией, создан для проведения научных исследований, разработки и внедрения высокотехнологичных и сложных медицинских технологий, оказания высокотехнологичной специализированной онкологической помощи, требующей больших финансовых затрат и высококвалифицированных медицинских кадров, проведения медицинских экспертиз в сложных экспертных случаях, организационно-методической работы и руководства специализированными онкологическими службами по направлениям дея­тельности Центра, а также подготовки научных и медицинских кадров, повышения их квалификации.
Общая численность работников Центра составляет более 2000 человек.

Эта статья:

— расскажет об особенностях правового статуса, штатной структуре и задачах ЮС бюджетной организации в сравнении с ЮС коммерческой организации;

— предложит образцы локальных правовых актов (далее — ЛПА), которые разработаны с учетом норм, регламентирующих работу ЮС бюджетной организации;

— подскажет, как организовать документооборот с использованием программных и технических средств.

Особенности правового статуса и штатной структуры ЮС бюджетной организации в сравнении с ЮС коммерческой организации

Особенностью правового статуса ЮС бюджетной организации является то, что он определен на уровне постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2008 № 2070 «О некоторых мерах, направленных на повышение роли и каче­ства работы юридических служб», в соот­ветствии с которым утверждено Примерное положение о юридической службе государственной организации (далее — Положение). Так, на основании данного Положения в Центре разработано и утверждено Положение о юридической службе Центра, а также должностные инструкции работ-ников.

Образец должностной инструкции ведущего юрисконсульта 

В отличие от государственных коммерческие организации определяют содержание ЛПА самостоятельно с учетом места и роли ЮС в их деятельности. При этом значение ЮС как государственной, так и коммерческой организации состоит в создании системы правового благополучия, при которой риски правового характера сводятся к минимуму.

Спецификой направлений деятельности Центра, а также наличием нескольких источников финансирования обусловлены особенности его организационно-штатной структуры, включающей в себя в соответствии со штатными расписаниями структурные подразделения клинического, научного и внебюджетного сектора.

ЮС является самостоятельным структурным подразделением Центра и представлена семью работниками: шестью юрис­консультами (два — в научном секторе, два — в секторе внебюджетной деятельности, два — в клиническом секторе), которые подчиняются ведущему юрисконсульту — руководителю юридического отдела (клинический сектор).

Особенностью формирования организационно-штатной структуры ЮС государственной организации является регулирование структурных вопросов на уровне примерных штатных нормативов, утверждаемых республиканским органом государственного управления (с учетом вертикальной и горизонтальной подчиненности), который устанавливает критерии введения штатных должностей юрисконсультов в штатное расписание с учетом установленных законодательством норм управляемости. Что касается внебюджетного сектора государственной организации, то практика свидетельствует о том, что здесь применяется принцип «аналогии» при решении вопросов введения штатных должностей юрисконсультов в штатное расписание.

Коммерческие организации при формировании организационно-штатной структуры ЮС не «привязаны» к установленным законодательством требованиям к нормированию ее численности, а исходят из осуществляемых бизнес-процессов и необходимости их правового сопровождения на основе норм управляемости, устанавливаемых ЛПА.

Организационная структура Центра многогранна и включает в себя с учетом трех самостоятельных секторов (клинического, научного и внебюджетного) различные взаимодействия как внутри структуры, так и вне ее. ЮС Центра подчиняется непосредственно директору и с точки зрения процесса управления построена по линейному принципу.

В свою очередь, в коммерческой организации организационные структуры управления ЮС могут быть также представлены в виде матричной, функциональной и др. ЮС может являться самостоятельным структурным подразделением в виде управления (отдела, сектора, бюро, группы, службы и т.д.). Необходимо также отметить, что ЮС организации любой формы собственности может быть представлена и должностью ведущего юрисконсульта, юрисконсульта (п. 3 Положения), на которого(-ых) возлагаются необходимые функции.

При этом коммерческие организации активно используют предусмотренную законодательством возможность определения работникам ЮС трудовой функции по двум или нескольким должностям служащих с поручением соответствующих обязанностей, а также поручение работы по нескольким должностям служащих в рамках одной штатной единицы юрисконсульта. Подобный подход обоснованно критикуется потому, что серьезно отвлекаются ресурсы ЮС, она становится чрезмерно загруженной, что негативно сказывается на оперативности правового сопровождения деятельности организации. 

Кроме того, коммерческие организации используют аутсорсинг и аутстаффинг. Достоинством является обеспечение «независимого» по отношению к клиенту и его работникам квалифицированного решения «узких» вопросов (например, в области налогового, антимонопольного законодательства и т.п.). 

Недостатками выступают значительная стоимость данных услуг, осуществление правового сопровождения без учета всех особенностей организации-клиента и ее хозяйственных связей (например, в связи с нахождением вне структуры коммерческой организации, отсутствием постоянного ежедневного информационного обмена с ее службами и т.д.). Эта ситуация усугубляется тем, что внешние консультанты не берут на себя ответственность за принимаемые решения и предлагаемые варианты разрешения правовых вопросов. Как правило, это отражается в заключаемых договорах на оказание юридических услуг, которые содержат оговорки в части ответственности исполнителя, а также указывают на то, что все консультации носят характер рекомендаций и не являются обязательными для клиента. За счет этого мотивация юридических фирм в области выработки наиболее приемлемых для обслуживаемой организации решений правовых вопросов существенно ослаблена, а оперативное рассмотрение правовых вопросов и принятие по результатам управленческих решений затруднено.

В управлении ЮС Центра используются принципы централизма и единоначалия. Руководитель ЮС несет ответственность за результаты работы службы. Распределение обязанностей среди сотрудников осуществляется на основе ЛПА (должностных инструкций) с учетом выделенных направлений деятельности и исходя из принципов специализации и взаимозаменяемости. Работа организуется на основании годовых (квартальных, месячных) планов, разрабатываемых с учетом комплексного плана работы Центра.

Построение ЮС организации любой формы собственности традиционно основано на функциональной составляющей деятельности, которая может дополняться элементами отраслевой специализации с учетом сопровождаемых направлений деятельности. 

Какие задачи должна выполнять ЮС бюджетной организации?

Основными задачами ЮС являются:

1. Правовое обеспечение деятельности организации, которое включает в себя осуществление правового сопровождения по каждому направлению деятельности организации.

Так, применительно к деятельности Центра можно выделить следующие основные направления:

• правовое сопровождение медицинской и научной деятельности Центра;
• правовое сопровождение деятельности по противодействию коррупции;
• правовое сопровождение деятельности по вопросам организации и проведения процедур государственных закупок, закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств;
• правовое сопровождение договорной, претензионно-исковой работы;
• правовое сопровождение вопросов привлечения, расходования и учета безвозмездной (спонсорской) помощи, иностранной безвозмездной помощи, безвозмездных поступлений от физических и (или) юридических лиц;
• правовое сопровождение внебюджет­ной деятельности (по каждому виду оказываемых услуг — медицинских, образовательных и т.д. в соответст­вии с видами деятельности Центра);
• правовое сопровождение кадровой работы;
• правовое сопровождение деятельности жилищной комиссии и т.д.

2. Участие в решении правовых вопросов организации.

3. Обеспечение законности в деятельности организации.

Все три задачи реализуются по каждому направлению деятельности организации, в том числе посредством участия ЮС:

• в работе по подготовке документации в рамках проведения процедур закупок товаров (работ, услуг) (государственных и за счет собственных средств) совместно с другими заинтересованными структурными подразделениями. В системе Министерства здравоохранения Республики Беларусь Центр как заказчик (после организаторов) занимает первое место по количеству организуемых и проводимых процедур закупок товаров (работ, услуг), в связи с чем для обеспечения эффективной работы подготовлены соответствующие ЛПА (положения о комиссиях, регламенты по вопросам организации и проведения процедур закупок товаров (работ, услуг) и др.);
• в проведении анализа практики заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров, представлении руководителю организации предложений об устранении выявленных недостатков.

Кроме того, на практике ЮС обеспечивается ведение договорной, претензионной и исковой работы. Для формирования единообразной практики целесообразно подготовить ЛПА по данным вопросам (Положение, альбом форм соответствующих документов, используемых в организации);

Образец приказа о совершенствовании договорной и претензионно-исковой работы в государственной организации 

Образец Положения о ведении договорной и претензионно-исковой работы в государственной организации

• в координации деятельности структурных подразделений по выработке и осуществлению мер по предупреждению правонарушений, в том числе путем разработки соответствующих планов мероприятий (например, плана мероприятий по профилактике правонарушений коррупционной направленности и т.д.).

Образец приказа об утверждении Плана мероприятий по профилактике правонарушений коррупционной направленности на 2024 год

Образец Плана мероприятий по профилактике правонарушений коррупционной направленности в государственной организации

4. Защита имущественных прав и законных интересов организации при рассмотрении споров по искам, предъявляемым организацией или к организации.

5. Обеспечение соответствия законодательству издаваемых в организации ЛПА (проектов приказов и других документов правового характера).

6. Правовое консультирование должностных лиц организации по применению нормативных правовых актов по основным направлениям ее деятельности.

Вышеперечисленные задачи также характерны для правовых подразделений любых хозяйствующих субъектов. Определенной спецификой отличается деятельность ЮС так называемых материнских (основных) компаний, которым подчинены входящие в их состав бизнес-единицы — дочерние субъекты хозяйствования. Здесь ЮС реализует все ранее указанные задачи применительно к своему нанимателю, а также осуществляет методическое руководство и контроль над деятельностью правовых подразделений организаций, входящих в холдинговую структуру. В этой части ЮС обеспечивается проведение юридических анализов, осуществляется оценка рисков, проверка состояния правовой работы во входящих в состав бизнес-единицах; производится обмен опытом, оказывается консультационная поддержка и т.д.

Как выстроить взаимоотношения с другими подразделениями?

Взаимоотношения с другими структурными подразделениями должны выстраиваться на основе соблюдения принципов служебной этики и локального регулирования вопросов взаимодействия в соответствии с положениями о структурных подразделениях, определяющими их задачи, функции и т.д. ЮС Центра взаимодействует по вопросам, входящим в его компетенцию, со всеми структурными подразделениями клинического, внебюджетного и научного сектора, а также с иными вспомогательными структурными подразделениями: с бухгалтерией, планово-экономическим отделом, отделом внебюджетной деятельности, отделом кадров, отделом материально-технического снабжения и др.

Какие программные и технические средства целесообразно использовать для организации документооборота?

Делопроизводство в ЮС должно быть организовано в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и ЛПА организации в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел.

Образец выписки из номенклатуры дел

Для оптимизации работы ЮС важно использовать соответствующие программные и технические средства. Так, в Центре на базе пакета Microsoft Office 365 функционирует локальный директорий, выступающий файлообменным сервером, с помощью которого обеспечивается взаимодействие всех структурных подразделений в части обмена документов. Документооборот организован на базе АСДОУ «Медиум», с помощью которой осуществляется подготовка организационно-распорядительной и иной документации. В преобладающей части автоматизирована договорная работа, стандартизирован кадровый документооборот. Активно используются такие АИС на базе платформ «1С:Предприятие» в различных версиях с разработанными функциональными модулями, как «Управление закупками и движением ТМЦ», «Зарплата и управление персоналом для бюджетных организаций Беларуси», «АИС по учету платных медицинских услуг», «1С-Битрикс 24» с доработкой модулей на регулярной основе и др.