Содержание:
Справка о компании
1AK-GROUP — многопрофильный холдинг, объединяющий предприятия четырех направлений бизнеса: производство и дистрибуция аккумуляторов, металлообработка, производство оборудования для ретейла, транспортно-логистические услуги. Холдинг имеет единую корпоративную культуру, среднюю централизацию управления некоторыми бизнес-процессами, в которые включены юридическое сопровождение и поддержка. Общая численность сотрудников в 1AK-GROUP составляет более 2000 человек.
Эта статья:
— объяснит на примере 1AK-GROUP, как выстроена матрично-функциональная система организации работы ЮС;
— подскажет, как превратить локальные правовые акты (далее — ЛПА) в понятные инструменты для решения рабочих задач;
— поможет автоматизировать организацию работы ЮС, упростить коммуникацию между сотрудниками и применять task-менеджмент при использовании программных и технических средств;
— даст рекомендации по подбору, обучению и мотивированию сотрудников юридического департамента.
Организация юридической поддержки как бизнес-процесс
Юридическая функция в рамках холдинга выражена в форме юридического департамента управляющей компании с линейной матричной подчиненностью юристов руководителю департамента, созданного на базе управляющей компании холдинга.
Юридический департамент традиционно относится к «сервисным» функциям компании, наряду со службой HR, службой административной поддержки, службой экономической безопасности и некоторыми другими подразделениями компании. Одним из основных принципов работы сервисных подразделений является внутренняя клиентоориентированность, суть которой заключается в приоритетности удовлетворения запроса смежных подразделений на услугу, которую предоставляет сервисное подразделение.
Матрично-функциональная система организации работы ЮС в холдинге 1AK-GROUP
При построении организационной структуры юридической функции как сервисного бизнес-процесса в холдинге 1AK-GROUP был изучен практический опыт таких российских компаний, как ПАО «МТС» и группа «СИБУР».
Неоценимую помощь в понимании того, в каком направлении должна выстраиваться юридическая функция в формализованном холдинге или группе компаний с множественностью юридических лиц, нам оказала книга сотрудников юридического департамента группы «СИБУР» под названием «Как мы создали лучший юридический департамент». По нашему мнению, данная книга претендует на пособие по методологии менеджмента ЮС.
Юристы нашего юридического департамента организованы в плоскую структуру, которая не имеет организационно выделенных отделов или направлений. Юристы разделены условно на согласованные «круги», нацеленные на управление юридической работой в отдельных компаниях холдинга, а также имеющие специализацию по отдельным блокам юридической функции. То есть помимо оперативного юридического обслуживания вверенной компании холдинга каждый юрист еще имеет углубленную специализацию или направление.
ЛПА, регулирующие работу ЮС
Для практической реализации функционирования ЮС должны быть выработаны «правила игры». В отличие от ЮС государственных органов и организаций, деятельность которых регламентируется типовыми положениями, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2008 № 2070 «О некоторых мерах, направленных на повышение роли и качества работы юридических служб», организационная деятельность ЮС коммерческих организаций негосударственной формы собственности нормативно не регулируется и может быть построена по модели юридической функции.
Для этого целесообразно разработать документ, определяющий структуру, задачи, функции, права и обязанности ЮС, взаимоотношения с другими структурными подразделениями предприятия и внешними организациями. Также необходимо разработать и утвердить должностные инструкции руководителя, юрисконсультов, специалистов ЮС.
Для более легкого восприятия процедур работы ЮС целесообразно дополнять указанные выше документы графическими картами бизнес-процессов (process flow chart), четкими и лаконичными стандартами работы по тому или иному направлению юридической функции, матрицами распределения обязанностей и зон ответственности (function matrix distribution).
Основные ЛПА, регулирующие работу нашего юридического департамента, — это положение о ЮС, которое определяет ее место в холдинге, зоны ответственности и обязанности, а также должностные инструкции отдельных сотрудников.
При регламентации работы ЮС соблюдайте баланс между детальной формализацией каждого процесса и общим описанием. В итоге постарайтесь выйти не на всеобъемлющий документ с пошаговой инструкцией, как действовать в той или иной ситуации, а на лаконичные и понятные инструменты для решения поставленных задач.
Примером могут служить графические схемы бизнес-процесса в части стандарта организации договорной работы в холдинге 1AK-GROUP.
Схема 1. Порядок согласования и обработки договоров
Схема 2. Порядок согласования договоров в системе «1С:Документооборот»
На наш взгляд, не стоит воспринимать ЛПА как что-то постоянное и неизменное. Они создаются для конкретной организации с учетом ее потребностей, которые со временем могут меняться. К этим изменениям зачастую приводит удачный практический опыт.
Взаимоотношения с другими подразделениями и бизнес-единицами
ЮС осуществляет взаимодействие практически со всеми подразделениями, например, с отделами персонала по вопросам трудового законодательства, с отделом финансов по защите прав компании в финансовых операциях, с отделом маркетинга по обеспечению соответствия юридическим требованиям и защите интеллектуальной собственности.
Кроме того, ЮС оказывает помощь бизнес-единицам в различных сделках и проектах, предоставляя юридические анализы, оценки рисков, разрабатывая формы контрактов и прочую юридическую докумен-тацию.
Взаимодействие ЮС с другими подразделениями и бизнес-единицами должно быть основано на доверии, взаимопонимании и партнерстве. Это позволяет снизить риски для компании и обеспечить ее устойчивое развитие.
Организация управления бизнес-процессом. Тask-менеджмент и коммуникации с использованием цифровых технологий
Крайне важно уметь адаптироваться и своевременно внедрять новейшие технологии в свои бизнес-процессы. Уже несколько лет мы стремимся внедрить цифровые технологии и элементы LegalTech в организацию работы юридического департамента.
В настоящее время у нас значительно автоматизирована договорная работа, внедрена и активно используется система документооборота с согласованием документов, стандартизированы бизнес-процессы и документы, регламентирующие трудовые отношения, разработка и согласование ЛПА происходит на базе ERP «Управление предприятием» c доработкой модулей под наши потребности.
В юридическом департаменте на базе пакета Microsoft Office 365 реализована единая «экосреда информации» с двусторонней синхронизацией изменений и структурированным хранилищем юридических данных и информации на SharePoint, в которую внесены все необходимые документы для оперативной работы, а также созданы специализированные реестры и архивы для быстрого поиска нужной информации. У каждого из сотрудников есть отдельное личное хранилище всех материалов, созданных и используемых в ежедневной работе посредством облачной службы OneDrive. Это позволяет хранить и защищать файлы, делиться ими с другими пользователями для совместной работы.
Преимущество указанных сервисов в том, что они имеют мобильные приложения, которые позволяют получить доступ к любой информации за считаные минуты без привязки к рабочему месту. Особенно актуально это во время командировок, отпусков и переговоров.
Постановка и отслеживание задач осуществляется с помощью корпоративной программы Bitrix24, которая позволяет поставить задачи по конкретным компаниям и направлениям со сроками исполнения, указанием соисполнителей и наблюдателей. Каждая задача ставится с определенным «тегом», который отражается в отчете о работе и дает возможность увидеть, с каким направлением задач сотрудник сталкивается чаще всего, а также иметь статистику задач по различным направлениям.
Наша ЮС нацелена не только на оперативное и качественное решение задач, но и на развитие сотрудников и сохранение их интереса к работе, поэтому отслеживание преобладающего количества задач позволяет переключить юриста на иные вопросы и не допустить его загрузки однотипными задачами.
Наши планы в области автоматизации на ближайший год — это внедрение в подготовку корпоративных документов программы Doc.One, которая представляет собой конструктор документов на основе смарт-шаблонов, чат-бота для белорусской и российской розничной сети по правовым вопросам в области торговли и защиты прав потребителей, а также переход на автоматизированное рабочее место юриста с помощью российской системы JEFFIT, имеющей синхронизацию с Bitrix24.
Подбор и обучение сотрудников. Управление талантами внутри ЮС
Процесс подбора сотрудников для ЮС требует внимательного анализа потребностей группы компаний и определения ключевых компетенций, необходимых для эффективной работы. Важнейшими аспектами являются стремление развития в юриспруденции, мотивация потенциальных кандидатов, уровень знаний и опыт, полученный на предыдущем месте работы.
Зачастую частью нашей команды становятся стажеры, выпускники юридических вузов. Практика показывает, что прием на работу молодых специалистов дает отличные результаты.
Для постоянного обучения и развития создана корпоративная база знаний, предоставляется возможность участия в юридических форумах и семинарах. Обязательны к изучению материалы порталов «Юрист» и «Судебная практика». Главная цель — сформировать необходимые базовые soft skills для каждого члена команды.
Уже более года наша ЮС организовывает ежеквартальное обучение подразделений по вопросам, связанным с санкционными ограничениями, ценообразованием и др.
Управление талантами внутри ЮС требует системного подхода к подбору сотрудников, их обучению и развитию, а также внимания к их мотивации. Реализация эффективной политики управления талантами позволит создать профессиональную и результативную команду.
Рекомендации:
1. Используйте практический опыт других компаний для организации работы ЮС.
2. Выработайте свои «правила игры» для практической реализации функционирования ЮС. Дополняйте ЛПА графическими картами бизнес-процессов, четкими и лаконичными стандартами работы по тому или иному направлению юридической функции, матрицами распределения обязанностей и зон ответственности.
3. Создайте свою цифровую «экосреду информации» и автоматизируйте организацию работы ЮС благодаря таким программам, как Bitrix24, SharePoint в Microsoft Office 365 и др.
4. Применяйте системный подход к подбору сотрудников, их обучению и развитию. Реализация эффективной политики управления талантами позволит создать профессиональную и результативную команду.
