Взаимодействие кадровой и юридической служб: основные направления

Содержание:

• Правовое сопровождение кадровых процессов
• Подготовка кадровых документов
• Решение трудовых споров с работниками
• Обучение и повышение квалификации персонала
• Соблюдение норм антикоррупционного законодательства
• Разработка локальных правовых актов
• Проведение аттестации руководителей и специалистов организаций
• Разработка и внедрение внутренних регламентов организации
• Общие тренинги и корпоративное обучение
• Привлечение внешних экспертов
• Обратная связь от работников организации
• Дополнительные направления взаимодействия кадровой и юридической служб

Эта статья:
— поможет определить основные направления взаимодействия кадровой и юридической служб;
— предложит образец регламента взаимодействия.

Правовое сопровождение кадровых процессов

Это одно из основополагающих направлений взаимодействия кадровой и юридической служб. Кадровая служба отвечает за формирование, ведение и хранение кадровой документации, личных дел работников, ведение и учет трудовых книжек и т.д. Юридическая служба предоставляет правовые консультации и помогает в разработке и внедрении локальных правовых актов, регламентирующих кадровую политику организации. Без юридической поддержки кадровая служба может столкнуться с трудностями в соблюдении трудового законодательства, что может привести к трудовым спорам с работниками и наступлению ответственности.

Подготовка кадровых документов

Юридическая служба может участвовать в разработке различных кадровых документов, таких как трудовые договоры (контракты), соглашения о неразглашении коммерческой тайны и другие важные документы. Это обеспечивает соответствие договоров актуальному законодательству и защиту интересов организации.

Работа в компании может быть выстроена так, что кадровая служба готовит проекты кадровых приказов (о приеме на работу, об увольнениях, переводах и т.д.), а юридическая служба проверяет документ на соответствие действующему законодательству, на правильность формулировок и оснований для издания приказа.

Решение трудовых споров с работниками

В случаях возникновения споров между работником и нанимателем именно юридическая служба анализирует ситуацию, предлагает возможные пути разрешения конфликта и участвует в переговорах. Кадровая служба в такой ситуации обеспечивает сбор необходимых документов, проводит анализ деятельности работников кадровой службы в сложившейся ситуации, чтобы выстроить логическую цепочку событий, приведшую к конфликту. Совместная работа в этом направлении способствует снижению рисков судебных разбирательств между работником и нанимателем и укреплению социального климата в организации.

Обучение и повышение квалификации персонала

Юридическая служба может организовывать и проводить для сотрудников кадровой службы обучение по актуальным вопросам трудового права, изменениям в законодательстве и другим юридическим аспектам. Это способствует повышению уровня знаний кадровиков и улучшению качества их работы, что, в свою очередь, снижает вероятность ошибок в документации. Кадровая и юридическая службы могут совместно проводить корпоративное обучение для HR-службы, так как, по нашему мнению, эти службы взаимосвязаны. 

Соблюдение норм антикоррупционного законодательства

В современных условиях организации должны соблюдать требования Закона Рес­публики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией». Юридическая служба помогает кадровой службе разра­ботать и внедрить процедуры, которые минимизируют риски коррупционных проявлений, разработать пакет документов, например, письменную форму обязательства, антикоррупционную памятку.

Разработка локальных правовых актов

Кадровая служба часто разрабатывает различные локальные правовые акты, такие как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, положения об отпусках, должностные и рабочие инструкции и т.д. Юридическая служба проверяет эти документы на соответствие действующему законодательству, вносит правки и дополнения. Совместная разработка локальных правовых актов предотвращает возникновение правовых проблем в будущем.

Проведение аттестации руководителей и специалистов организаций

Не реже одного раза в три года, если иное не установлено законодательством, наниматель обязан проводить аттестацию работников организации, руководствуясь Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784.

При проведении аттестации кадровая и юридическая службы работают в тесной связке. Роль юридической службы состоит в обеспечении законности проведения аттестации и принимаемых по ее результатам решений, проверке приказов и иных документов, изданных в связи с проведением аттестации.

Организационная работа по подготовке к аттестации осуществляется кадровой службой организации при участии руководителей структурных подразделений, представителей профессиональных союзов и включает: 

• подготовку приказа о проведении аттестации;
• составление списков работников, подлежащих аттестации;
• определение количества аттестационных комиссий и их составов;
• подготовку графиков проведения аттестации;
• подготовку характеристик на работников, подлежащих аттестации;
• подготовку бланков аттестационных листов;
• проведение разъяснительной работы о целях и порядке проведения аттестации.

Разработка и внедрение внутренних регламентов организации

Кадровая и юридическая службы должны тесно сотрудничать для разработки внутренней документации, если такие документы, как положения о дисциплине, кодексы поведения и регламенты по найму и увольнению, разрабатываются в организации. Юридическая служба обеспечивает соответствие этих документов законодательству, в то время как кадровая служба отвечает за их эффективное внедрение и соблюдение в практике.

Общие тренинги и корпоративное обучение

Проведение тренингов на темы, интересующие обе службы (например, обсуждение изменений как в законодательстве в целом, так и в трудовом законодательстве в частности или лучших практик в области найма и работы с персоналом), поможет не только повысить уровень знаний сотрудников, но и укрепить взаимопонимание между двумя службами. Помимо этого, на такие тренинги можно приглашать иные заинтересованные подразделения — HR-службу, службу по подбору персонала, бухгалтерию.

Привлечение внешних экспертов

Периодическое совместное консультирование с внешними юристами или кадровыми консультантами может привнести свежий взгляд на текущие практики и помочь в решении сложных вопросов. Это также может способствовать улучшению стандартов, принятых в компании.

Обратная связь от работников организации

В организации целесообразно создать систему сбора отзывов от работников относительно кадровых процессов и их взаи­модействия с юридической службой. Это поможет выявить возможные проблемы и улучшить процесс в организации.

Дополнительные направления взаимодействия кадровой и юридической служб

Среди дополнительных направлений взаимодействия кадровой и юридической служб можно выделить следующие.

1. Проведение регулярных совместных встреч. Налаживание системы регулярных встреч позволит оперативно обсуждать возникающие вопросы, анализировать текущие ситуации и вырабатывать совместные решения.

2. Создание межфункциональных рабочих групп. Временные группы для решения конкретных вопросов, таких как внедрение новых локальных правовых актов, внесение изменений в ЛПА и иные документы организации в связи с изменением законодательства или работа с конфликтами, могут значительно ускорить процесс принятия решений.

3. Внедрение системы управления знаниями. Запуск внутренней базы данных, где будут размещаться актуальные нормативные документы, инструкции и обучающие материалы. Это позволит обеим службам иметь быстрый доступ к необходимой информации.

С целью закрепления договоренностей между юридической и кадровой службами в организации может быть подписан регламент.

Образец регламента взаимодействия кадровой и юридической служб