Работник перевозит из офиса на своем личном автомобиле в интересах организации две упаковки питьевой воды, предназначенной для потребления на мероприятии вне офиса. Должна ли организация оформлять перевозку воды к месту проведения мероприятия товарно-транспортной накладной? Необходимо ли выписывать путевой лист?
Согласно п. 1 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон о бухгалтерском учете) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом для целей данного Закона под хозяйственной операцией понимается действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов. На основании пп. 3 и 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный Советом Министров Республики Беларусь, утверждаются уполномоченными государственными органами, указанными в этом перечне. Формы иных первичных учетных документов могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь либо руководителем организации.
В соответствии с частью первой п. 2 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192 (далее — Инструкция), накладные ТТН-1 и ТН-2 применяются юридическими лицами всех форм собственности и являются основанием для списания товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.
При этом согласно части четвертой п. 2 Инструкции при перемещении товаров для собственных нужд (внутреннем перемещении) наряду с накладными ТТН-1 и ТН-2 могут использоваться и иные первичные учетные документы, составленные по формам, утвержденным уполномоченными республиканскими органами государственного управления.
Таким образом, с точки зрения бухгалтерского учета оформление накладных ТТН-1 и ТН-2 обязательно при передаче (перемещении) ТМЦ, не связанной с удовлетворением исключительно собственных нужд. При внутреннем перемещении организации могут использовать либо накладные ТТН-1 и ТН-2, либо документы по формам, утвержденным соответствующими ведомствами, либо документы по формам, утвержденным руководителем организации (при условии соответствия таких форм общим требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам согласно п. 2 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).
Кроме того, необходимо учитывать, что оформление товарно-транспортной накладной является обязательным с точки зрения законодательства об автомобильных перевозках (часть третья ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках», далее — Закон об автомобильных перевозках).
Таким образом, необходимо определить, является ли перемещение воды передачей третьим лицам или внутренним перемещением.
В связи с тем, что вода доставляется работником на мероприятие с целью ее потребления во время проведения мероприятия сотрудниками организации либо приглашенными гостями и отсутствует факт передачи воды как товара иному лицу, то, по нашему мнению, речь идет о внутреннем перемещении. Поэтому с точки зрения бухгалтерского учета оформление накладных ТТН-1 и ТН-2 не требуется. Организацией для подтверждения передачи воды может быть составлен иной первичный учетный документ на передачу. Таким документом может быть акт, накладная (на внутреннее перемещение) и др. Конкретное содержание документа должно отражать характер хозяйственной операции. В зависимости от принятых в организации правил и конкретных обстоятельств дела внутреннее перемещение может быть связано со сменой материально ответственного лица (кладовщик передает воду лицу, ответственному за проведение мероприятия), с передачей в другое подразделение (со склада в отдел организации семинаров), с перемещением между несколькими складами организации или иными местами хранения ТМЦ, местами реализации товаров и т.д.
С точки зрения перевозки необходимо определить, распространяется ли на рассматриваемую ситуацию действие Закона об автомобильных перевозках. Согласно ст. 2 указанного Закона он регулирует отношения, возникающие при организации и выполнении автомобильных перевозок, а также при выполнении (оказании) работ (услуг), связанных с такими перевозками, за исключением, в частности:
При этом в силу абзаца третьего ст. 1 Закона об автомобильных перевозках автомобильной перевозкой для собственных нужд является автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица и выполняется им для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих ему на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими ему на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этого юридического лица.
В рассматриваемом вопросе указывается, что работник перевозит воду на личном автомобиле. Если данный автомобиль используется работником в служебных целях (что оформлено соответствующим соглашением между нанимателем и работником), можно говорить о том, что для организации это является перевозкой для собственных нужд и на нее не распространяются требования Закона об автомобильных перевозках. Оформление товарно-транспортной накладной в таком случае не является обязательным. Если же перемещение осуществляется на автомобиле, о котором нельзя сказать, что он принадлежит организации на каком-либо законном основании, то можно вести речь о перевозке в понимании Закона об автомобильных перевозках. В таком случае оформление накладной ТТН-1 обязательно.
Что касается путевого листа, то, как следует из части второй ст. 40 Закона об автомобильных перевозках, его оформление обязательно при использовании транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза. Таким образом, определяющим фактором для ответа на вопрос, обязательно ли оформление путевого листа, как и в случае с товарно-транспортной накладной, будет являться характер перемещения — автомобильная это перевозка по смыслу Закона об автомобильных перевозках или нет.
При этом необходимо также учитывать, что если между работником и организацией заключен договор на использование автомобиля работника в служебных целях, то на практике возникает необходимость в оформлении какого-либо первичного учетного документа для бухгалтерского учета топлива, отражения данных о заправке и расходовании топлива работником. Путевой лист может являться таким документом, поскольку его форма содержит все необходимые реквизиты.
На практике многие организации оформляют накладные ТТН-1 даже в ситуациях внутреннего перемещения. Это связано с достаточно жесткой позицией контролирующих органов, которые при выявлении случаев транспортировки ТМЦ без накладных составляют протоколы об административном правонарушении по части четвертой ст. 12.17 КоАП.
Работник берет видеокамеру, которая принадлежит организации, для использования ее на мероприятии вне офиса. До места проведения мероприятия он добирается на личном автомобиле. Должна ли организация оформлять перевозку видеокамеры к месту проведения мероприятия и обратно товарно-транспортной накладной (товарно-транспортными накладными)? Необходимо ли выписывать путевой лист? Как изменится ответ, если работник поедет на общественном транспорте?
Данный вопрос отличается от предыдущего, по сути, характером перемещаемых ценностей — камера, в отличие от воды, не потребляется на мероприятии. Однако такой характер ТМЦ не влияет на правила, применяемые к перемещению, и выводы, сделанные выше, будут справедливы и для этого вопроса.
Что касается перемещения на общественном транспорте, то строго формально здесь можно вести речь об автомобильной перевозке. Однако это будет перевозка пассажиров, а камера будет представлять собой ручную кладь. В такой ситуации нет необходимости оформлять товарно-транспортную накладную и путевой лист. Однако организация для целей учета и перемещения своих ТМЦ может оформить товарную накладную ТН-2 или иной первичный учетный документ по форме, утвержденной руководителем организации.
Отметим, что при рассмотрении обеих ситуаций необходимо учитывать, что с точки зрения повседневного функционирования организации может выглядеть абсурдным рассмотрение перевозки на личном автомобиле работника как автомобильной перевозки грузов, особенно когда это касается небольшого количества ценностей (одна камера, несколько бутылок воды). Полагаем, многие не оформляют документы, предусмотренные для автомобильных перевозок. В таком случае, однако, нельзя забывать о риске привлечения к административной ответственности. Поэтому, если организация практикует перевозку небольших грузов на личных автомобилях работников, целесообразно заключить с такими работниками договоры об использовании автомобилей для служебных целей.
