Компенсация расходов работника на приобретение топлива

Ответ: Прежде всего необходимо уточнить, на каких условиях работник использует свой автомобиль. В данной ситуации возможны как передача автомобиля работником нанимателю в аренду (безвозмездное пользование), так и использование транспортного средства работником в порядке ст. 106 ТК. 

При передаче работником транспортного средства в аренду (безвозмездное пользование) наниматель, как правило, самостоятельно приобретает и оплачивает топливо. В случае, если работник, сдав в аренду автомобиль, продолжает его использовать в качестве сотрудника нанимателя и оплачивает заправку автомобиля за счет собственных средств, приобретение работником топлива производится как подотчетным лицом. Списание топлива и возмещение работнику расходов на его приобретение производится нанимателем в общеустановленном порядке, на основании путевых листов и документов, подтверждающих оплату топлива работником.

К сведению.
Согласно ст. 617, 649 ГК наниматель несет все расходы по содержанию транспортного средства, если иное не предусмотрено договором.

Если же работник по соглашению с нанимателем получает компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях (ст. 106 ТК), то отдельная компенсация за топливо может и не выплачиваться. В то же время, строго говоря, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях является компенсацией за износ (амортизацию) автомобиля и не связана с расходами на топливо. Поэтому в зависимости от договоренности сторон наниматель вправе кроме компенсации, определенной ст. 106 ТК, дополнительно возмещать расходы работника на приобретение топлива. 

В этом случае нужно вести учет расхода топлива и время использования автомобиля для нужд нанимателя. Таким образом, если автомобиль не сдается в аренду (безвозмездное пользование) нанимателю, то для выплаты работнику компенсации расходов на приобретение топлива нанимателю необходимо:

1. Документально оформить использование работником автомобиля для нужд нанимателя. Это может быть отдельное соглашение или дополнение к трудовому договору (контракту). 

2. Издать приказ, из которого следует, что должностные обязанности работника связаны с необходимостью использования личного транспортного средства.

3. Организовать учет рабочего времени, в течение которого работник использует автомобиль для нужд нанимателя.

4. Организовать учет расхода топлива путем оформления путевых листов с указанием пробега во время использования транспортного средства для нужд нанимателя и учет расходов работника на приобретение топлива.