Вы на портале

Обеспечение юридической поддержки ООО «СТА Логистик»

Основные вопросы статьи: Необходимо ли вводить специализацию сотрудников юридической службы? Как осуществляются учет и распределение задач между юристами юридической службы? Как происходит контроль за осуществлением претензионной работы? Как осуществляется согласование условий договоров, приходящих от контрагентов?
Обновлено
Ковалев Игорь

начальник юридического отдела ООО "СТА Логистик"

3119 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Основными задачами юридического подразделения ООО «СТА Логистик» являются оказание должного юридического сервиса другим подразделениям и обеспечение юридической безопасности компании. В связи с этим около двух лет назад юридический отдел ООО «СТА Логистик» официально был переименован в отдел юридической поддержки. Это лишний раз подчеркивает намерение отдела и его сотрудников ориентироваться в первую очередь на оказание качественного и своевременного юридического сервиса другим (в том числе доходоприносящим) подразделениям компании.

В соответствии с аббревиатурой отдела юридической поддержки «ОЮП» сотрудниками отдела сформирован девиз «Оперативно и Юридически Профессионально». Он в первую очередь определяется потребностями нашей компании — работая в сфере, где решения должны приниматься в кратчайшие сроки, компания требует от всех своих подразделений оперативной и при этом максимально качественной и профессиональной работы.

В своей работе юристы ООО «СТА Логистик» постоянно сталкиваются с внешнеэкономической деятельностью. Поэтому каждый из сотрудников отдела на хорошем уровне владеет как минимум одним иностранным языком, который активно ими используется при согласовании текстов договоров, в претензионной работе и при изучении иностранного законодательства.

Работа отдела юридической поддержки построена на двухуровневой системе специализаций:

1. Специализация по виду транспорта.

Необходимость в такой специализации обусловлена тем, что ООО «СТА Логистик» занимается организацией перевозок различными видами транспорта (автомобильный, морской, воздушный, железнодорожный), каждый из которых имеет свои существенные особенности. Суть этой специализации заключается в том, что юрисконсульт должен активно заниматься изучением особенностей «своего» вида транспорта и при возникновении необходимости подключаться к решению тех или иных правовых вопросов, связанных с данным видом транспорта.

2. Функциональная специализация.

В отделе существует деление на два сектора: претензионно-исковой и договорной работы. При этом распределение задач осуществляется таким образом, чтобы не ограничивать сотрудника, например, только договорной работой, но и привлекать периодически к урегулированию претензий и участию в судебных процессах, чтобы профессиональный рост сотрудника был максимальным, а также в целях создания полноценной системы взаимозаменяемости.

Юридическая поддержка подразделений компании

В ООО «СТА Логистик» существует понятие «внутренних клиентов». Такими клиентами являются сотрудники и руководители других подразделений компании. Одна из задач отдела юридической поддержки — качественное и оперативное оказание юридической помощи и содействие внутренним клиентам в решении их задач. Для оказания должного сервиса юридической службой по инициативе руководителя отдела юридической поддержки в повседневную деятельность была внедрена электронная система учета всех поступающих запросов от других работников компании. Указанная система позволяет принимать в работу запрос и информировать внутреннего клиента о конкретном исполнителе, времени рассмотрения, результате. При этом подобное информирование всех заинтересованных лиц происходит автоматически, после заполнения юрисконсультом ряда граф в соответствующей форме запроса. Также немаловажным преимуществом подобной системы является возможность оперативного назначения исполнителя по каждому поступившему запросу, исключая случаи одновременного взятия в работу одного запроса несколькими сотрудниками. Назначение исполнителя осуществляется уполномоченным юрисконсультом, при необходимости — по согласованию с руководителем отдела.

Безусловно, на первом этапе внедрения подобного продукта возникают определенные сложности и неудобства, но во многом они решаемы, так как в первую очередь связаны с «человеческим» фактором: необходимо время, чтобы сотрудники привыкли к новому программному продукту и внесли определенные корректировки в свой рабочий процесс. Однако при должном внедрении и последующем функционировании эта система позволяет юрисконсульту оптимизировать свою работу: видеть все поступившие запросы, а также те, которые приняты им в работу, в том числе их срочность и важность. Руководителю отдела такая система позволяет следить за загруженностью сотрудников, сроками выполнения запросов (в том числе выяснять причины сверхнормативного рассмотрения тех или иных запросов).

Договорная работа

Важное место в деятельности отдела юридической поддержки занимает договорная работа. Количество заключаемых договоров постоянно растет, как и количество договоров с протоколами разногласий и шаблонами контрагентов. В настоящий момент в ООО «СТА Логистик» функционирует корпоративная информационная система (далее — КИС), в рамках которой запущен функционал, позволяющий фиксировать особенности заключаемых договоров (не типовых) и формировать соответствующие подсказки (напоминания) по особенностям договоров менеджерам, работающим с конкретными контрагентами компании. Например, это могут быть особенности, связанные с валютой платежа, длительностью отсрочки, дополнительными обязанностями и ответственностью сторон и др.

В настоящее время идет окончательная доработка данного процесса нашими техническими специалистами, и поскольку все сделки компании, равно как и сведения по всем контрагентам, вносятся в КИС, после завершения всех работ данная система поможет не только увидеть реквизиты и прикрепленную копию заключенного с конкретным контрагентом договора, но и подскажет особенности этого договора, а в некоторых случаях и перенесет соответствующую информацию в оформляемые по сделке с этим контрагентом документы.

При согласовании текста договора юристы ООО «СТА Логистик» берут на себя полную координацию этого процесса. Получая в работу протокол разногласий или шаблон договора контрагента, юрист изначально разделяет все подлежащие согласованию пункты на юридические, финансовые и организационно-технические. Далее, давая оценку пунктам юридического характера (например, положения по ответственности сторон), юрист параллельно обращается в соответствующие подразделения компании на предмет получения от них заключения по конкретным пунктам и условиям, согласование которых находится в их ведении. Например, финансовая служба отвечает за определение срока и условий оплаты за оказанные услуги, в свою очередь, оперативные подразделения — за техническую возможность оказания той или иной услуги и др. Проработав юридические вопросы и проанализировав поступившие ответы из других подразделений, юрист готовит консолидированный ответ и направляет его контрагенту. В последующем юрист активно подключается к диалогу с представителями контрагента посредством переписки, телефонных коммуникаций, а иногда и встреч, чтобы максимально оперативно и приемлемо для юридической безопасности компании согласовать текст договора и представить его к подписанию.

Использование информационных технологий в претензионной работе

Подлежит учету и фиксации в КИС и претензионная деятельность. Каждая поступившая претензия вносится в электронную базу, при этом количество заполняемых юристом полей минимальное (основной массив данных «подтягивается» из ранее заполненных полей заказа). Вся последующая работа по претензии, в том числе хранение копий собранных документов и фотографий, подготовка ответа на претензию, ведется в КИС. При этом любой сотрудник компании, имеющий соответствующие права доступа, может по номеру претензии или по иным критериям поиска зайти в конкретную претензию и увидеть документы по ней, у кого из юристов она находится в работе, что было сделано и какой результат на текущем этапе достигнут. Вся указанная информация дополняется датами от момента фиксации поступления претензии до ее полного урегулирования. Различные фильтры помогают руководителю отдела юридической поддержки следить за загруженностью и эффективностью работы сотрудников, сроками рассмотрения претензий, а также вести разнообразную аналитику, увязывая ее в том числе с системой мотивации, стимулирующей рост эффективности и производительности конкретного сотрудника отдела.

3119 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме