Основными задачами юридического подразделения ООО «СТА Логистик» являются оказание должного юридического сервиса другим подразделениям и обеспечение юридической безопасности компании. В связи с этим около двух лет назад юридический отдел ООО «СТА Логистик» официально был переименован в отдел юридической поддержки. Это лишний раз подчеркивает намерение отдела и его сотрудников ориентироваться в первую очередь на оказание качественного и своевременного юридического сервиса другим (в том числе доходоприносящим) подразделениям компании.
В соответствии с аббревиатурой отдела юридической поддержки «ОЮП» сотрудниками отдела сформирован девиз «Оперативно и Юридически Профессионально». Он в первую очередь определяется потребностями нашей компании — работая в сфере, где решения должны приниматься в кратчайшие сроки, компания требует от всех своих подразделений оперативной и при этом максимально качественной и профессиональной работы.
В своей работе юристы ООО «СТА Логистик» постоянно сталкиваются с внешнеэкономической деятельностью. Поэтому каждый из сотрудников отдела на хорошем уровне владеет как минимум одним иностранным языком, который активно ими используется при согласовании текстов договоров, в претензионной работе и при изучении иностранного законодательства.
Необходимость в такой специализации обусловлена тем, что ООО «СТА Логистик» занимается организацией перевозок различными видами транспорта (автомобильный, морской, воздушный, железнодорожный), каждый из которых имеет свои существенные особенности. Суть этой специализации заключается в том, что юрисконсульт должен активно заниматься изучением особенностей «своего» вида транспорта и при возникновении необходимости подключаться к решению тех или иных правовых вопросов, связанных с данным видом транспорта.
В отделе существует деление на два сектора: претензионно-исковой и договорной работы. При этом распределение задач осуществляется таким образом, чтобы не ограничивать сотрудника, например, только договорной работой, но и привлекать периодически к урегулированию претензий и участию в судебных процессах, чтобы профессиональный рост сотрудника был максимальным, а также в целях создания полноценной системы взаимозаменяемости.
В ООО «СТА Логистик» существует понятие «внутренних клиентов». Такими клиентами являются сотрудники и руководители других подразделений компании. Одна из задач отдела юридической поддержки — качественное и оперативное оказание юридической помощи и содействие внутренним клиентам в решении их задач. Для оказания должного сервиса юридической службой по инициативе руководителя отдела юридической поддержки в повседневную деятельность была внедрена электронная система учета всех поступающих запросов от других работников компании. Указанная система позволяет принимать в работу запрос и информировать внутреннего клиента о конкретном исполнителе, времени рассмотрения, результате. При этом подобное информирование всех заинтересованных лиц происходит автоматически, после заполнения юрисконсультом ряда граф в соответствующей форме запроса. Также немаловажным преимуществом подобной системы является возможность оперативного назначения исполнителя по каждому поступившему запросу, исключая случаи одновременного взятия в работу одного запроса несколькими сотрудниками. Назначение исполнителя осуществляется уполномоченным юрисконсультом, при необходимости — по согласованию с руководителем отдела.
Безусловно, на первом этапе внедрения подобного продукта возникают определенные сложности и неудобства, но во многом они решаемы, так как в первую очередь связаны с «человеческим» фактором: необходимо время, чтобы сотрудники привыкли к новому программному продукту и внесли определенные корректировки в свой рабочий процесс. Однако при должном внедрении и последующем функционировании эта система позволяет юрисконсульту оптимизировать свою работу: видеть все поступившие запросы, а также те, которые приняты им в работу, в том числе их срочность и важность. Руководителю отдела такая система позволяет следить за загруженностью сотрудников, сроками выполнения запросов (в том числе выяснять причины сверхнормативного рассмотрения тех или иных запросов).
Важное место в деятельности отдела юридической поддержки занимает договорная работа. Количество заключаемых договоров постоянно растет, как и количество договоров с протоколами разногласий и шаблонами контрагентов. В настоящий момент в ООО «СТА Логистик» функционирует корпоративная информационная система (далее — КИС), в рамках которой запущен функционал, позволяющий фиксировать особенности заключаемых договоров (не типовых) и формировать соответствующие подсказки (напоминания) по особенностям договоров менеджерам, работающим с конкретными контрагентами компании. Например, это могут быть особенности, связанные с валютой платежа, длительностью отсрочки, дополнительными обязанностями и ответственностью сторон и др.
В настоящее время идет окончательная доработка данного процесса нашими техническими специалистами, и поскольку все сделки компании, равно как и сведения по всем контрагентам, вносятся в КИС, после завершения всех работ данная система поможет не только увидеть реквизиты и прикрепленную копию заключенного с конкретным контрагентом договора, но и подскажет особенности этого договора, а в некоторых случаях и перенесет соответствующую информацию в оформляемые по сделке с этим контрагентом документы.
При согласовании текста договора юристы ООО «СТА Логистик» берут на себя полную координацию этого процесса. Получая в работу протокол разногласий или шаблон договора контрагента, юрист изначально разделяет все подлежащие согласованию пункты на юридические, финансовые и организационно-технические. Далее, давая оценку пунктам юридического характера (например, положения по ответственности сторон), юрист параллельно обращается в соответствующие подразделения компании на предмет получения от них заключения по конкретным пунктам и условиям, согласование которых находится в их ведении. Например, финансовая служба отвечает за определение срока и условий оплаты за оказанные услуги, в свою очередь, оперативные подразделения — за техническую возможность оказания той или иной услуги и др. Проработав юридические вопросы и проанализировав поступившие ответы из других подразделений, юрист готовит консолидированный ответ и направляет его контрагенту. В последующем юрист активно подключается к диалогу с представителями контрагента посредством переписки, телефонных коммуникаций, а иногда и встреч, чтобы максимально оперативно и приемлемо для юридической безопасности компании согласовать текст договора и представить его к подписанию.
Подлежит учету и фиксации в КИС и претензионная деятельность. Каждая поступившая претензия вносится в электронную базу, при этом количество заполняемых юристом полей минимальное (основной массив данных «подтягивается» из ранее заполненных полей заказа). Вся последующая работа по претензии, в том числе хранение копий собранных документов и фотографий, подготовка ответа на претензию, ведется в КИС. При этом любой сотрудник компании, имеющий соответствующие права доступа, может по номеру претензии или по иным критериям поиска зайти в конкретную претензию и увидеть документы по ней, у кого из юристов она находится в работе, что было сделано и какой результат на текущем этапе достигнут. Вся указанная информация дополняется датами от момента фиксации поступления претензии до ее полного урегулирования. Различные фильтры помогают руководителю отдела юридической поддержки следить за загруженностью и эффективностью работы сотрудников, сроками рассмотрения претензий, а также вести разнообразную аналитику, увязывая ее в том числе с системой мотивации, стимулирующей рост эффективности и производительности конкретного сотрудника отдела.
