Оформление протокола общего собрания участников хозяйственного общества

Содержание:

• Дата, время и место проведения собрания, номер протокола
• Сведения об участниках и приглашенных лицах
• Форма проведения собрания и форма голосования
• Повестка дня общего собрания
• Порядок принятия решений
• Реквизиты и приложения к протоколу общего собрания

Дата, время и место проведения собрания, номер протокола

Дата, время и место проведения общего собрания, отраженные в протоколе, должны соответствовать данным, указанным в решении уполномоченного органа, принявшего решение о проведении собрания, и извещениях, направленных участникам общества (абз. 2 ч. 1 ст. 38, абз. 3 ч. 7 ст.  9 Закона). Указание этих сведений в протоколе позволяет установить факт проведения общего собрания. В то же время указание в протоколе даты, времени или места проведения собрания, не соответствующих действительности, может в последующем выступить основанием для оспаривания принятых решений. 

Порядковый номер протокола указывается, если в хозяйственном обществе ведется соответствующая нумерация. Проставление номера протокола общего собрания позволяет не только контролировать учет документов общества, но и в случае возникновения корпоративного спора не допустить возможных злоупотреблений со стороны участников общества, которое может выразиться в подписании протоколов «задним числом».

Обращаем внимание, что ст. 42 Закона предусматривает возможность дистанционного участия в общем собрании. Ввиду того, что использование участниками собрания систем дистанционного обслуживания не позволяет установить единое место проведения собрания, полагаем, в таком случае целесообразно указывать не место проведения собрания, а способ дистанционного участия со ссылкой на конкретную систему дистанционного обслуживания.

Справочно.
Уполномоченный орган должен известить лиц, имеющих право на участие в общем собрании, не позднее чем за 30 дней до даты его проведения. Уставом может быть предусмотрен меньший срок извещения (ч. 1 ст. 39 Закона).

Сведения об участниках и приглашенных лицах

В протоколе общего собрания обязательно должны быть отражены сведения (ФИО, паспортные данные и другая информация, предусмотренная уставом) относительно всех участников, явившихся на собрание, с указанием на размер доли и количество принадлежащих каждому участнику голосов.

Во-первых, данные сведения необходимы для констатации факта надлежащего уведомления участников общества о проведении собрания. Во-вторых, эта информация нужна для определения наличия кворума, то есть правомочности общего собрания участников на принятие решений по вопросам, включенным в повестку дня (ст. 43 Закона). 

Сведения об участниках, явившихся на общее собрание, отражаются в списке лиц, зарегистрированных для участия в собрании, составленном в виде отдельного документа, являющегося приложением к протоколу. Такой список должен содержать подписи всех зарегистрированных лиц, а в случае проведения собрания с использованием систем дистанционного обслуживания участие лиц должно быть подтверждено в порядке, предусмотренном уставом (ч. 2 ст. 47 Закона). Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе принимать участие в голосовании.

Важно.
Порядок регистрации участников общего собрания должен быть указан в решении о проведении общего собрания и в информации о его проведении (абз. 10 ч. 1 ст. 38, абз. 7 ч. 7 ст. 39 Закона).

Помимо этого, в протоколе отражаются сведения о лицах, не являющихся участниками хозяйственного общества, но принявших участие в собрании. Участие таких лиц может быть необходимо в связи с представлением пояснений по вопросам, включенным в повестку дня.

Форма проведения собрания и форма голосования 

Общее собрание может проводиться в очной, заочной или смешанной формах (ст. 42 Закона). Решения общего собрания могут приниматься в предусмотренной его уставом форме: открытым голосованием либо голосованием бюллетенями. Уставом может быть предусмотрено открытое голосование карточками (ст. 45 Закона).

Общее собрание, проводимое в очной либо смешанной форме, ведет его председатель, избираемый на срок и в порядке, определенные уставом и (или) этим собранием. Ведение протокола общего собрания может осуществлять секретарь этого собрания, если порядок его избрания (назначения) установлен уставом. В иных случаях ведение протокола общего собрания обеспечивает председатель этого общего собрания.

Повестка дня общего собрания

Повестка дня общего собрания формируется уполномоченным органом хозяйственного общества и должна содержать исчерпывающий перечень конкретно сформулированных вопросов, выносимых на обсуждение.

Отражение в протоколе вопросов, включенных в повестку дня, является обязательным, поскольку принятие общим собранием участников решения по иным вопросам является основанием для признания решения общего собрания участников недействительным. Исключение из указанного правила установлено в ч. 1 ст. 44 Закона, в соответствии с которой изменения в повестку дня могут быть внесены, если за ее изменение проголосовали все лица, имеющие право на участие в собрании, или если иное предусмотрено уставом.

Справочно.
Повестка дня общего собрания включает в себя перечень вопросов, по которым необходимо принять решения. Она формируется уполномоченным органом или иным лицом, созывающим общее собрание, по своему усмотрению, а также на основании предложений лиц, имеющих право на внесение предложений в повестку дня.

Порядок принятия решений

В зависимости от специфики вопроса, включенного в повестку дня, до принятия решения председатель общего собрания или иной участник вправе указать на обстоятельства, послужившие основанием для включения соответствующего вопроса в повестку дня, или на иные обстоятельства, которые влияют на принятие решения. 

По каждому вопросу в протоколе целесообразно указывать не только принятое общим собранием решение, но и распределение голосов участников, а также высказанные участниками возражения. 

Закон не содержит требований к полноте фиксации хода принятия решений в протоколе общего собрания участников. Полнота изложения пояснений и доводов участников определяется лицом, которое обеспечивает ведение протокола общего собрания. Представляется, что полнота изложения пояснений участников зависит от характера принимаемого решения. Необходимость подробного изложения всех доводов участников может быть обусловлена:

• важностью принимаемых на собрании решений (например, связанных с дальнейшим направлением развития организации, заключением крупной сделки или сделки с аффилированным лицом и т.д.);
• соблюдением корпоративных процедур, которые в последующем могут послужить основанием для возникновения корпоративного спора (например, замена выплаты действительной стоимости доли выдачей имущества в натуре и т.д.);
• наличием корпоративного спора между участниками общества. 

Участник, высказавшийся относительно конкретного вопроса и принятого по нему решения, вправе требовать внесения его пояснений в протокол общего собрания в определенной форме, в том числе и дословно. В случае несогласия с содержанием протокола участник вправе сделать об этом соответствующую запись при подписании протокола общего собрания. 

В случае, если на момент принятия решения между участниками имеется неразрешенный корпоративный спор или принимаемое решение в последующем может привести к его возникновению, рекомендуем максимально подробно излагать доводы участников, высказавшихся на собрании. Пояснения участников относительно вопросов, включенных в повестку дня, могут быть оформлены в качестве приложения к протоколу общего собрания. Кроме того, ход заседания может быть изложен в виде стенограммы, или к протоколу может быть приложен аудионоситель с записью заседания, что минимизирует возможные риски последующего оспаривания принятых решений.

Справочно.
Уставом общества могут быть определены конкретные требования к оформлению протокола общего собрания, а также к его содержанию, например, в части изложения хода заседания и принятия решений.

Реквизиты и приложения к протоколу общего собрания

К протоколу общего собрания прилагаются:

• список лиц, зарегистрированных для участия в собрании;
• бюллетень для голосования, если имело место голосование бюллетенями;
• копии документов, подтверждающих полномочия представителей, действующих на собрании от имени участников общества;
• проекты документов, если это обусловлено спецификой принимаемых решений (например, изменения/дополнения, вносимые в устав);
• стенограмма хода заседания или аудионоситель с записью заседания общего собрания, если участники пришли к выводу об их необходимости, а также пояснения отдельных участников;
• иные документы.

Справочно.
Протокол общего собрания составляется не позднее 5 дней после даты окончания такого собрания (ст. 47 Закона).

Все приложения к протоколу общего собрания должны быть пронумерованы. Номер приложения, а также то, что документ является приложением к протоколу общего собрания, указывается на первом листе документа. Приложения являются неотъемлемой частью протокола общего собрания.

Протокол подписывается (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу) председателем общего собрания, секретарем (при его наличии), а также не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии) или, если это предусмотрено уставом, лицами, принявшими участие в этом собрании. 

Образец протокола общего собрания 

Копия протокола общего собрания предоставляется участникам общества по их требованию в порядке, предусмотренном уставом для предоставления информации о хозяйственном обществе. За предоставление копии протокола может взиматься плата, размер которой не должен превышать фактические затраты на ее изготовление.