Вы на портале

Организация документооборота в юрслужбе с помощью приложений Google

В последнее время деловые коммуникации все чаще осуществляются с использованием средств связи. Например, организация может иметь разветвленную сеть филиалов или перевести работников на надомный труд. Однако удаленное общение имеет свои особенности, которые отражаются на организации деятельности, в том числе и юридической службы. Для создания онлайн-документооборота удобно использовать сервис Google docs.

Обновлено
Герасименя Юлия
Герасименя Юлия

Юрист

1661 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Все сервисы Google можно разделить на 5 групп:

  1. публикация материалов, локальных нормативных правовых актов и др. (фотогалерея Picasa, блоги на Blogger);
  2. совместное планирование (Google-календарь);
  3. информационный обмен и общение (Google-группы, электронная почта gmail.com);
  4. совместная работа онлайн (Google-группы, Google-документы);
  5. проведение опросов, анкетирование, тестирование, работа с заявками (Google-формы).

Рассмотрим некоторые из указанных сервисов.

Проведение опросов, тестирования, анкетирования

При помощи Google-форм можно создать опрос, тест или анкету. Количество, содержание и тип заданий определяются их назначением. Например, тестирование может использоваться в случае необходимости проверить и закрепить усвоение работниками нового локального нормативного правового акта. Для того, чтобы процесс тестирования не затянулся, можно установить время завершения приема ответов («Форма» —> «Принимать ответы»).

Итак, для создания Google-формы необходимо войти в учетную запись на gmail.com. Нажмите на значок «Приложения Google» (квадратик, разделенный на 9 секторов), далее — «Другие сервисы Google» —> «Для дома и офиса» —> «Формы» (рис. 1). Появится окно формы, где можно ввести ее название, оставить комментарий или отразить правила по заполнению теста (рис. 2).

Справка

Google-календарь можно использовать как средство информирования всех заинтересованных о предстоящем событии, мероприятии, совещании. Все сотрудники юридической службы будут иметь перед глазами сведения о времени, месте проведения мероприятия (в случае необходимости можно прикрепить ссылку на Google-карту). Так как все внесенные правки остаются в календаре, в конце года очень удобно анализировать итоги, собирая статистику за любой отрезок времени (в календаре хорошо отражена плотность мероприятий).

Заполняем строку «Вопрос» и устанавливаем возможные варианты ответа. При этом можно выбрать несколько вариантов ответа: «Один из списка» — если предлагается выбрать один ответ из предлагаемого перечня, «Несколько из списка» — если предлагается выбрать несколько ответов на поставленный вопрос. Вариант «Выпадающий список» предполагает выбор одного варианта ответа из достаточно обширного списка (рис. 3).

Если вы хотите обязательно получить ответ на поставленный вопрос, то поставьте флажок «Обязательный вопрос».

Можно добавлять любое количество вопросов (для этого нажмите кнопку «Добавить вопрос» в виде плюса), корректировать их, удалять — все изменения сохраняются автоматически.

После того как все вопросы готовы, отправляем форму адресатам. Для этого нажимаем кнопку «Отправить». Появляется окно «Отправить», в котором нужно ввести фамилии или адреса тех, кому вы хотите отправить тест. Можно также отправить ссылку на данную форму (рис. 4).

По мере добавления ответов автоматически заполняется таблица, которую вы можете просмотреть. Для этого на вкладке «Ответы» нажмите на значок «Просмотреть ответы в таблице» (зеленый квадрат, разбитый на ячейки) (рис. 5).

Ответы открываются в табличной форме. Также можно настроить автоматическое выделение правильных ответов цветом. Для этого необходимо выделить нужный столбец, на панели инструментов нажать кнопку «Цвет фона» и в открывшемся окне выбрать команду «Условное форматирование». В появившемся диалоговом окне введите правильный ответ, выберите цвет фона и нажмите кнопку «Готово».

Организация совещаний и обсуждений

Иногда довольно сложно собрать всех заинтересованных сотрудников для проведения собрания и обсуждения вопросов. Особенно это касается вопросов, не требующих решения «здесь и сейчас». Совместная работа над вопросами и проблемами по технологии Google-документов в этом случае может быть достаточно эффективной.

Подготовка крупного проекта комплексного юридического заключения, разработка локальных нормативных правовых актов, как правило, требуют совместной работы специалистов юридической службы. Для этого можно использовать Google-документы, которые позволяют работать как в текстовом редакторе, так и с таблицами, готовить презентации. При этом все документы хранятся в облаке, каждый сотрудник имеет возможность работать с этими файлами в любое время. Ответ вносится через комментарии к тексту, а все правки, внесенные непосредственно в текст, остаются в истории изменений документа, то есть сохраняется их авторство.

Однако следует отметить, что полной замены функционала Microsoft Office, конечно же, не происходит.

Так, например, компания заключает с контрагентом комплекс договоров. Над проектом работает несколько юристов. Чтобы не упустить важные аспекты, для организации данного бизнес-процесса помещаем файлы с договорами на Google-диск. В разделе «Документы» находим нужный файл (рис. 6).

Далее руководитель юридической службы или иное лицо, курирующее этот проект, может оставить свои комментарии по данному вопросу. Для этого на панели инструментов следует выбрать инструмент «Редактирование», а затем — «Советовать» (рис. 7).

После этого выберите пункты, которые вы бы хотели прокомментировать. Далее выберите специалистов, которые будут работать с данным документом, и предоставьте совместный доступ (рис. 8).

Права доступа достаточно просты в управлении. Можно открыть общий доступ к документу, а также добавить пользователя и указать его уровень доступа (редактор, владелец, комментирование, чтение).

Все изменения в процессе работы с документом отображаются в текущем времени в виде курсоров различных цветов в тех позициях, где происходит редактирование  конкретным работником (в таблицах и презентациях подсвечиваются соответствующие ячейка/слайд) (рис. 9).

В боковой панели имеется чат, поэтому в документе можно вести обсуждение. Доступно также комментирование текста, ячеек и слайдов (см. рис. 9).

Все изменения сохраняются автоматически, историю изменений можно увидеть, нажав на панели задач «Все изменения на диске сохранены». Появится окно со списком изменений,
с отображением, кто и когда изменял данный документ, с возможностью просмотра каждой версии.

Кнопка «Сохранить» на панели инструментов в приложениях Google docs отсутствует, все изменения сохраняются автоматически.

1661 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме