Все сервисы Google можно разделить на 5 групп:
- публикация материалов, локальных нормативных правовых актов и др. (фотогалерея Picasa, блоги на Blogger);
- совместное планирование (Google-календарь);
- информационный обмен и общение (Google-группы, электронная почта gmail.com);
- совместная работа онлайн (Google-группы, Google-документы);
- проведение опросов, анкетирование, тестирование, работа с заявками (Google-формы).
Рассмотрим некоторые из указанных сервисов.
Проведение опросов, тестирования, анкетирования
При помощи Google-форм можно создать опрос, тест или анкету. Количество, содержание и тип заданий определяются их назначением. Например, тестирование может использоваться в случае необходимости проверить и закрепить усвоение работниками нового локального нормативного правового акта. Для того, чтобы процесс тестирования не затянулся, можно установить время завершения приема ответов («Форма» —> «Принимать ответы»).
Итак, для создания Google-формы необходимо войти в учетную запись на gmail.com. Нажмите на значок «Приложения Google» (квадратик, разделенный на 9 секторов), далее — «Другие сервисы Google» —> «Для дома и офиса» —> «Формы» (рис. 1). Появится окно формы, где можно ввести ее название, оставить комментарий или отразить правила по заполнению теста (рис. 2).
![](/storage/app/media/uploaded-files/1.jpg)
![](/storage/app/media/uploaded-files/2.jpg)
Справка
Google-календарь можно использовать как средство информирования всех заинтересованных о предстоящем событии, мероприятии, совещании. Все сотрудники юридической службы будут иметь перед глазами сведения о времени, месте проведения мероприятия (в случае необходимости можно прикрепить ссылку на Google-карту). Так как все внесенные правки остаются в календаре, в конце года очень удобно анализировать итоги, собирая статистику за любой отрезок времени (в календаре хорошо отражена плотность мероприятий).
Заполняем строку «Вопрос» и устанавливаем возможные варианты ответа. При этом можно выбрать несколько вариантов ответа: «Один из списка» — если предлагается выбрать один ответ из предлагаемого перечня, «Несколько из списка» — если предлагается выбрать несколько ответов на поставленный вопрос. Вариант «Выпадающий список» предполагает выбор одного варианта ответа из достаточно обширного списка (рис. 3).
![](/storage/app/media/uploaded-files/3-1.jpg)
Если вы хотите обязательно получить ответ на поставленный вопрос, то поставьте флажок «Обязательный вопрос».
Можно добавлять любое количество вопросов (для этого нажмите кнопку «Добавить вопрос» в виде плюса), корректировать их, удалять — все изменения сохраняются автоматически.
После того как все вопросы готовы, отправляем форму адресатам. Для этого нажимаем кнопку «Отправить». Появляется окно «Отправить», в котором нужно ввести фамилии или адреса тех, кому вы хотите отправить тест. Можно также отправить ссылку на данную форму (рис. 4).
![](/storage/app/media/uploaded-files/4.jpg)
По мере добавления ответов автоматически заполняется таблица, которую вы можете просмотреть. Для этого на вкладке «Ответы» нажмите на значок «Просмотреть ответы в таблице» (зеленый квадрат, разбитый на ячейки) (рис. 5).
![](/storage/app/media/uploaded-files/5.jpg)
Ответы открываются в табличной форме. Также можно настроить автоматическое выделение правильных ответов цветом. Для этого необходимо выделить нужный столбец, на панели инструментов нажать кнопку «Цвет фона» и в открывшемся окне выбрать команду «Условное форматирование». В появившемся диалоговом окне введите правильный ответ, выберите цвет фона и нажмите кнопку «Готово».
Организация совещаний и обсуждений
Иногда довольно сложно собрать всех заинтересованных сотрудников для проведения собрания и обсуждения вопросов. Особенно это касается вопросов, не требующих решения «здесь и сейчас». Совместная работа над вопросами и проблемами по технологии Google-документов в этом случае может быть достаточно эффективной.
Подготовка крупного проекта комплексного юридического заключения, разработка локальных нормативных правовых актов, как правило, требуют совместной работы специалистов юридической службы. Для этого можно использовать Google-документы, которые позволяют работать как в текстовом редакторе, так и с таблицами, готовить презентации. При этом все документы хранятся в облаке, каждый сотрудник имеет возможность работать с этими файлами в любое время. Ответ вносится через комментарии к тексту, а все правки, внесенные непосредственно в текст, остаются в истории изменений документа, то есть сохраняется их авторство.
Однако следует отметить, что полной замены функционала Microsoft Office, конечно же, не происходит.
Так, например, компания заключает с контрагентом комплекс договоров. Над проектом работает несколько юристов. Чтобы не упустить важные аспекты, для организации данного бизнес-процесса помещаем файлы с договорами на Google-диск. В разделе «Документы» находим нужный файл (рис. 6).
![](/storage/app/media/uploaded-files/6.jpg)
Далее руководитель юридической службы или иное лицо, курирующее этот проект, может оставить свои комментарии по данному вопросу. Для этого на панели инструментов следует выбрать инструмент «Редактирование», а затем — «Советовать» (рис. 7).
![](/storage/app/media/uploaded-files/7.jpg)
После этого выберите пункты, которые вы бы хотели прокомментировать. Далее выберите специалистов, которые будут работать с данным документом, и предоставьте совместный доступ (рис. 8).
![](/storage/app/media/uploaded-files/8.jpg)
Права доступа достаточно просты в управлении. Можно открыть общий доступ к документу, а также добавить пользователя и указать его уровень доступа (редактор, владелец, комментирование, чтение).
Все изменения в процессе работы с документом отображаются в текущем времени в виде курсоров различных цветов в тех позициях, где происходит редактирование конкретным работником (в таблицах и презентациях подсвечиваются соответствующие ячейка/слайд) (рис. 9).
![](/storage/app/media/uploaded-files/9.jpg)
В боковой панели имеется чат, поэтому в документе можно вести обсуждение. Доступно также комментирование текста, ячеек и слайдов (см. рис. 9).
Все изменения сохраняются автоматически, историю изменений можно увидеть, нажав на панели задач «Все изменения на диске сохранены». Появится окно со списком изменений,
с отображением, кто и когда изменял данный документ, с возможностью просмотра каждой версии.
Кнопка «Сохранить» на панели инструментов в приложениях Google docs отсутствует, все изменения сохраняются автоматически.