Перекрестные ссылки: как упростить работу юриста по согласованию договора?

Задача

На согласование приходит договор, в котором есть ссылки на другие пункты договора (например, «в соответствии с п. 1.1»). Нужно сделать так, чтобы при изменении номера пункта (например, 1.1 на 1.4) в тексте автоматически менялся номер ссылки («в соответствии с п. 1.4»).

Решение

Использование перекрестных ссылок для автоматизации процесса внесения правок.

Как правило, договорная работа лежит на плечах юриста компании: подготовка, согласование договоров, внесение правок (изменений и дополнений) и др. На практике редко встречаются договоры, в которых отсутствуют ссылки на другие пункты договора. Дополнительная работа появляется тогда, когда один из пунктов мы удаляем или, наоборот, добавляем. Соответственно, меняется нумерация и необходимо проверить весь договор с целью изменения ссылок, нумерация которых сбилась. В результате время уходит на осуществление по сути технической работы.

Для того чтобы нумерация не «поехала», а изменялась вместе с правками, можно использовать имеющиеся механизмы программы Microsoft Office Word 2010*.

* В иных версиях программы может отличаться панель инструментов.

Как это работает? Возьмем любой договор, например на размещение рекламы, в котором в одном из пунктов есть ссылка на другой пункт договора:

Важно, чтобы пункты договора были пронумерованы автоматически с применением стилей многоуровневого списка.

Для автоматического нумерования пунктов договора находим во вкладке «Главная» группу «Абзац» и нажимаем на значок «Многоуровневый список», где определяем необходимый стиль.

После чего начинаем работу со ссы лками в тексте. Для вставки ссылки на номер пункта договора заходим во вкладку «Ссылки», находим группу «Названия» и нажимаем на иконку «Перекрестная ссылка». В появившемся окне в поле «Тип ссылки» выбираем параметр «Абзац», а в поле «Вставить ссылку на» — параметр «Номер абзаца»:

В поле «Для какого абзаца» находим нужный пункт договора (тот, на который идет ссылка) и нажимаем кнопку «Вставить»:

Для обновления информации и изменения ссылок нажмите F5.

Это необходимо знать!

Как сравнить два договора в формате pdf?

Зачастую появляется необходимость сверить две или более версий одного документа, в том числе в формате pdf. Сверять все изменения «вручную» неудобно, к тому же затрачивается много времени и есть вероятность пропустить отдельные правки в договоре. Самый удобный вариант — это сравнение документов в электронном виде.

Помочь в этом может программа Adobe Acrobat Pro.

Выбираем вкладку «Просмотр» и строчку «Сравнить документы»:

>В появившемся окне в поле «Сравнить (ранее созданный документ)» определяем исходный документ, а в поле «С (документом, созданным позднее)» — измененный документ. Для игнорирования различий между графическими элементами устанавливаем галочку напротив «Сравнить только текст» и нажимаем «ОК»:

Программа отобразит результаты в новом документе, где будет представлена удобная сводка всех различий между файлами: