Вопрос: Арендатор согласно договору авансом вносит возмещение расходов на электроэнергию по прошлому месяцу. В следующем месяце на основании акта сверки стороны делают перерасчет и арендатор доплачивает необходимую сумму. Арендодатель не подписывает акт сверки. В итоге у арендатора накопились авансовые платежи, которые он не может взять на затраты. Каким документом арендатор может оформить отнесение авансовых платежей на затраты?
Ответ: Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным учетным документом (далее — ПУД) (п. 1 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее — Закон № 57-З).
В случаях, определенных Министерством финансов Республики Беларусь, ПУД может быть составлен участником хозяйственной операции единолично (п. 6 ст. 10 Закона № 57-З). Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» (далее — постановление № 13) утвержден перечень случаев, когда ПУД может быть составлен единолично.
К сведению.
Согласно п. 1 постановления № 13 ПУД может быть составлен единолично при оказании услуг по договору, заключенному в письменной форме и предусматривающему единоличное оформление ПУД, подтверждающих оказание услуг.
В рассматриваемой ситуации арендодатель не оказывает самостоятельно услуги, а перевыставляет расходы по оплате электроэнергии (далее — энергия). Соответственно, перевыставление арендатору сумм по энергии не относится к случаям, перечисленным в п. 1 постановления № 13, когда возможно единоличное составление ПУД.
Таким образом, при перевыставлении арендодателем сумм за потребленную энергию арендатору ПУД должен быть составлен арендодателем и подписан обеими сторонами.
В случае отсутствия ПУД организация не вправе отражать данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете и учитывать понесенные расходы при исчислении налога на прибыль.
Особое внимание следует уделить ПУД, на основании которого можно относить авансовые платежи на затраты. Акт сверки не может быть документом, на основании которого арендатор может отразить хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Акт сверки — это документ, который позволяет определить расхождения сторон по учету произведенных платежей за товары (работы, услуги). При этом он не является обязательным документом и оформляется, только если обе стороны согласны его подписать.
К сведению.
Согласно разъяснению Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 11.04.2019 № 15-1-5/ 105/2-2-10/00891 «Об определении даты совершения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете» оформленный надлежащим образом ПУД по перевыставлению сумм по энергии и т.п. при аренде принимается к бухгалтерскому учету в том отчетном периоде, на который приходится дата его составления.
В случае отсутствия ПУД организация не вправе отражать данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете и учитывать понесенные расходы при исчислении налога на прибыль.
Расчет стоимости оказанных услуг, в том числе по обеспечению энергией, производится по установленным тарифам исходя из показаний индивидуальных счетчиков. Перерасчет и доплату за отчетный месяц следует производить на основании акта на возмещение стоимости потребленной энергии, а не на основании акта сверки.
Вывод: обязанность сторон по составлению акта сверки расчетов не предусмотрена законодательством и не может служить основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Для отражения в бухгалтерском учете арендатора сумм возмещения расходов по оплате энергии необходим ПУД, оформленный в соответствии с требованиями Закона № 57-З. Таким ПУД может быть акт на возмещение стоимости потребленной энергии.
