Деятельность представительств иностранных организаций в Республике Беларусь регулируется Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2013 № 1189 (далее — Положение). Представительство открывается на основании разрешений, выдаваемых Министерством иностранных дел Республики Беларусь (далее — МИД).
Продление срока действия разрешения
Разрешение на открытие представительства выдается на 3 года с возможностью продления срока его действия на тот же период. Для продления срока действия разрешения на открытие представительства иностранная организация должна не позднее 10 дней до даты его истечения представить в МИД заявление и документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за продление срока действия разрешения.
МИД продляет срок действия разрешения на открытие представительства иностранной организации в течение 10 дней с даты представления вышеуказанных документов.
В случае если иностранная организация не успела продлить срок действия разрешения за 10 дней до его истечения, деятельность представительства прекращается на основании п. 18 Положения, о чем МИД уведомляет представительство путем направления письма по известному ему юридическому адресу представительства.
Поэтому если иностранная организация и дальше планирует осуществлять свою деятельность в Республике Беларусь через представительство, то ей необходимо открывать представительство заново, а действующее — ликвидировать. То есть параллельно будут происходить два процесса: прекращение деятельности ранее открытого представительства и открытие нового представительства той же иностранной организации.
Чтобы не допустить каких-либо просрочек в деятельности иностранной организации на территории Республики Беларусь, необходимо подготовить полный пакет документов для получения разрешения на открытие представительства. Для МИД не является препятствием наличие параллельно двух процессов. При отсутствии замечаний к поданным документам МИД выдает разрешение на открытие нового представительства. После этого новое представительство проходит все те же процедуры, что и при первоначальном открытии: постановка на учет в государственных органах, открытие счета в банке, прием на работу работников и т.д.
Постановка на налоговый учет и снятие с учета
Согласно ст. 66 НК иностранные организации подлежат постановке на учет в налоговом органе по их заявлению, подаваемому иностранной организацией, получившей в МИД разрешение на открытие представительства, в налоговый орган по месту нахождения представительства в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения такого разрешения. Форма заявления утверждена постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31.12.2010 № 96.
К заявлению прилагаются оригинал и копия разрешения на открытие представительства, а также оригиналы и копии положения о представительстве и доверенности на руководителя представительства.
При постановке на учет в налоговом органе иностранная организация также представляет выписку из торгового регистра страны ее места нахождения или иное эквивалентное доказательство юридического статуса иностранной организации в соответствии с законодательством страны ее места нахождения, выданное не позднее 3 месяцев до дня представления документов для постановки на учет в налоговом органе, а также копии учредительных документов иностранной организации. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством данного государства. В налоговый орган представляются оригиналы и (или) копии документов, удостоверенные компетентными органами иностранных государств. Они также должны быть легализованы в дипломатических представительствах или консульских учреждениях Республики Беларусь, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.
Документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на белорусский или русский язык. Верность перевода или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариально либо дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями Республики Беларусь.
Налоговая инспекция в течение двух рабочих дней выдает извещение о постановке на учет, причем учетный номер плательщика — иностранной организации остается прежним, актуализируется только дата постановки на налоговый учет. Параллельно отдел организации проверок и отдел учета налоговой инспекции осуществляют проверку действующего представительства с целью выдачи справки о состоянии расчетов с бюджетом. Срок выдачи такой справки не может превышать одного месяца с даты подачи соответствующего заявления в инспекцию по местонахождению представительства, прекращающего свою деятельность.
Отметим, что справка о состоянии расчетов с бюджетом выдается только при отсутствии остатков активов и обязательств на балансе действующего представительства. Однако здесь может возникнуть коллизия. Если в ходе проведения проверки налоговая инспекция обнаружит, к примеру, недоплату представительством налогов в бюджет, доплатить их не представится возможным, поскольку у представительства будут отсутствовать средства. На практике данный вопрос решается следующим образом: в инспекцию представляются все документы, кроме итоговой оборотно-сальдовой ведомости, инспекция МНС проверяет правильность исчисления и уплаты налогов, дает подтверждение правильности (правда, только на словах), после чего баланс представительства обнуляется, закрывается текущий (расчетный) счет и в инспекцию МНС представляются подтверждающие документы (справка банка о закрытии счета, а также выписка по счету, где дебет и кредит должны равняться нулю).
Постановка на учет и снятие с учета в ФСЗН
В соответствии с Положением об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование <…>, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 40, представительства иностранных организаций являются плательщиками обязательных страховых взносов в бюджет фонда социальной защиты населения Республики Беларусь по месту постановки на учет (по местонахождению).
Для постановки на учет в органах ФСЗН представительства подают заявление о постановке на учет с приложением следующих документов:
- учредительные документы юридического лица, создавшего представительство;
- положение о представительстве;
- разрешение на открытие представительства иностранной организации в Республике Беларусь;
- извещение о присвоении учетного номера плательщика (извещение о присвоении учетного номера плательщика — иностранной организации).
Прекращающее свою деятельность представительство может получить из ФСЗН справку об отсутствии задолженности по платежам в ФСЗН. Данная справка выдается в течение, как правило, двух рабочих дней с даты получения заявления с просьбой о предоставлении такой справки и в МИД не предоставляется.
Получение справки из таможни
Одним из документов, представляемых с итоговым пакетом в МИД, является копия справки об отсутствии (наличии) неуплаченных таможенных платежей, пеней, процентов, а также обязательств, не прекращенных перед таможенными органами, выдаваемой таможенными органами.
Справка из таможни действительна в течение 6 месяцев со дня ее регистрации.
С 1 сентября 2015 г. выдачу таких справок осуществляет Гомельская таможня, независимо от местонахождения представительства. Для получения справки необходимо обращаться в Гомельскую таможню по адресу: 246050, Республика Беларусь, г. Гомель, ул. Интернациональная, д. 30. Письмо с просьбой о выдаче справки можно направить по почте с указанием адреса представительства для корреспонденции.
Справка
Для обнуления баланса через систему «Клиент-банк» (при ее наличии) необходимо совершить возврат средств финансирования головной организации. В случае отсутствия у прекращающего свою деятельность представительства системы «Клиент-банк» в бумажном виде оформляется платежное поручение о переводе денежных средств. Данное платежное поручение должно быть удостоверено печатью представительства и подписано лицом, образец подписи которого есть в банке, то есть присутствует в карточке с образцами подписи и оттиска печати.
При таком возврате не возникает дополнительный объект налогообложения.
Постановка на учет и снятие с учета в Белгосстрахе
Постановка на учет осуществляется в день обращения в соответствующий филиал Белгосстраха по г. Минску/Минскому району с выдачей свидетельства о регистрации в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом должны быть предоставлены копии следующих документов:
- разрешение на открытие представительства;
- положение о представительстве;
- извещение о постановке на учет в налоговой инспекции;
- заявление, форма которого утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.07.2008 № 117.
Для снятия с учета прекращающего свою деятельность представительства дополнительные документы предоставлять не нужно. Снятие с учета происходит автоматически по факту непредставления в Белгосстрах документа, подтверждающего продление срока действия разрешения на открытие представительства. При этом представительство может получить от Белгосстраха письменное подтверждение отсутствия задолженности по уплате страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данное подтверждение в МИД не предоставляется.
Сдача документов в архив
Несмотря на то что, по сути, иностранная организация продолжает свою работу на территории Беларуси, документы в архив сдавать все же необходимо. К таким документам относятся: оригинал положения о представительстве, копия разрешения на открытие представительства, копия документа головной организации о принятом решении о прекращении деятельности представительства (в данной ситуации это нелогично, так как решение о прекращении деятельности принимает МИД на основании факта непродления разрешения), кадровые документы, в том числе приказы по личному составу (прием, увольнение работников), а также расчетные ведомости (листки) по выплате заработной платы.
Хотя в законодательстве и отсутствует термин «ликвидация представительства», архив выдает документ под названием «Справка о приеме на хранение документов ликвидированной организации». Получить данную справку, равно как и расписаться в ее получении, может уполномоченный доверенностью представитель.
Открытие и закрытие текущих (расчетных) счетов
На практике происходит одновременно и закрытие, и открытие текущих (расчетных) счетов представительства, даже если они закрываются (открываются) в одном отделении банка. Список документов для осуществления двух данных процедур зависит от конкретного банка. Текст доверенности для осуществления полномочий по закрытию счета лучше дословно согласовывать с уполномоченным на закрытие счетов сотрудником банка.
Предоставление документов в МИД для закрытия представительства
После прохождения всех вышеописанных процедур в МИД представляется пакет документов, предусмотренный п. 20 Положения. На практике МИД также требует предоставлять служебную карточку руководителя.
Для предоставления данного пакета документов МИД устанавливает месячный срок после закрытия представительства.
В течение, как правило, 3–5 дней МИД выдает подтверждение того, что пакет документов для прекращения деятельности представительства предоставлен.
От редакции
В следующих номерах журнала мы рассмотрим вопросы, связанные с переоформлением трудовых отношений с работниками представительства иностранной компании в ситуации, когда срок действия разрешения на открытие представительства просрочен, а также вопросы, связанные с передачей основных средств, товарно-материальных ценностей на новое представительство.
