Роль юридической службы в управлении закупочной деятельностью организации

Эта статья:
— расскажет об особенностях и формах правового сопровождения закупочной деятельности организации;
— подскажет, какими нормативными правовыми актами руководствоваться при организации закупочной деятельности.

Особенности правового сопровождения закупочной деятельности

В зависимости от источника финансирования, субъекта, осуществляющего закупки, сферы использования товаров (работ, услуг) различают несколько видов (блоков, сфер) закупок: государственные закупки, закупки товаров (работ, услуг) за счет собственных средств, закупки товаров (работ, услуг) при строительстве и иные виды (блоки, сферы) закупок.

Эффективное и результативное функционирование системы управления закупочной деятельностью организации имеет очень важное значение, поскольку непосредственно влияет на результаты ее деятельности, в том числе финансово-хозяйственные. Поэтому необходимо выделить роль правового сопровождения ЮС закупочной деятельности на каждом ее этапе. Правовые средства и инструменты, с помощью которых обеспечивается правовое сопровождение, зависят от организационно-правовой формы организации, а также от правового статуса ЮС и ее организационно-штатной структуры.

Так, особенностью правового статуса ЮС бюджетной организации является то, что он определен на уровне постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2008 № 2070 «О некоторых мерах, направленных на повышение роли и качества работы юридических служб», которым утверждено Примерное положение о юридической службе государственной организации (далее — Положение). На основании данного Положения разрабатываются и утверждаются Положения о ЮС.

В отличие от государственных коммерческие организации определяют содержание ЛПА самостоятельно с учетом места и роли ЮС в их деятельности.

Формы участия ЮС в закупочной деятельности организации

На примере государственных закупок товаров (работ, услуг) (далее — госзакупки) рассмотрим основные формы участия ЮС в правовом обеспечении процесса управления закупочной деятельностью организации.

1. Работа с ЛПА.

Организационная работа включает в себя участие в подготовке соответствующих ЛПА, а также их правовой экспертизе, внесении предложений об изменении действующих или отмене фактически утративших силу ЛПА в сфере закупочной деятельности организации, например, таких как:

— политики в области управления закупочной деятельностью организации, ЛПА по вопросам деятельности служб закупок (Положения об отделе организации закупок, должностные инструкции работников и т.д.) и др.;

— ЛПА по вопросам осуществления закупок товаров (работ, услуг), в том числе Положения о соответствующих комиссиях, Регламенты по вопросам организации и проведения процедур закупок товаров (работ, услуг) (далее — Регламент).

Образец приказа о порядке организации и проведения процедур государственных закупок товаров (работ, услуг)

2. Участие в формировании комиссии по закупкам.

ЮС принимает участие в формировании состава комиссии по госзакупкам, утверждении ее состава заказчиком (организатором), его изменении путем подготовки и (или) проведения правовой экспертизы соответствующих ЛПА (приказа, распоряжения, иного организационно-распорядительного документа руководителя организации).

Постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Рес­публики Беларусь от 21.01.2019 № 7 «О комиссии по государственным закупкам» утверждено Положение о комиссии по государственным закупкам, на основании которого организаторами (заказчиками) обес­печивается подготовка аналогичных ЛПА.

3. Работа по планированию закупок.

Правовое сопровождение процесса установления порядка формирования, включая утверждение и ведение, годового плана госзакупок на основании соответствующего ЛПА (например, приказа (распоряжения) руководителя организации, Регламента и т.д.).

Вопросы, касающиеся составления и размещения годовых планов госзакупок, регулируются следующими нормативными правовыми актами:

• ст. 19 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)» (далее — Закон);
• постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь (далее — МАРТ) от 28.01.2019 № 10 «Об установлении формы годового плана государственных закупок»;
• порядком формирования и ведения годового плана госзакупок, установленным заказчиком с учетом требований Закона (ч. 1 п. 1 ст. 19 Закона).

Кроме указанных нормативных правовых актов МАРТ разъяснил некоторые вопросы, касающиеся порядка формирования и заполнения годового плана госзакупок, в письме от 17.06.2019 № 14-01-06/1745 К.

Отдельные вопросы уточнены в следующих документах:

1) Инструкции о порядке размещения годового плана госзакупок и Инструкции о порядке внесения изменений и (или) дополнений в годовой план госзакупок, размещенных на портале Национального центра маркетинга и конъюнктуры цен (далее — НЦМКЦ) по короткой ссылке ;

2) алгоритме размещения годового плана госзакупок.

Также указанные инструкции можно найти на сайте МАРТ.

Образец приказа о формировании годового плана государственных закупок

4. Разработка форм документов по процедурам закупок.

Участие в разработке форм документов по процедурам закупок товаров (работ, услуг) (конкурсной, аукционной документации, документов процедуры запроса ценовых предложений, процедуры закупки из одного источника и т.д.), проведение их правовой экспертизы.

При проведении процедур госзакупок организация руководствуется постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 26.08.2020 № 56 «Об установлении примерных форм документов по процедурам государственных закупок»

При проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств указанные формы разрабатываются заказчиками самостоятельно на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств» (далее — постановление № 229), иных актов законодательства и устанавливаются на уровне ЛПА.

5. Подготовка форм договоров.

ЮС участвует в подготовке альбома форм договоров (поставки, выполнения работ (оказания услуг) и т.д.), используемых в практике закупочной деятельности. ЮС делает это самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями, например, с отделом договорной работы при его наличии.

При проведении конкурентных процедур госзакупок подготовка проекта договора обязательна, поскольку он подлежит включению заказчиком (организатором) в состав документов, предоставляемых для подготовки предложения (абз. 4 п. 1 ст. 32, абз. 4 п. 1 ст. 39, абз. 4 п. 1 ст. 46, ч. 2 п. 1 ст. 37, п. 3 ст. 45 Закона). Такой проект договора служит основой при заключении договора по результатам конкурентной процедуры госзакупки.

Порядок заключения договора по результатам открытой конкурентной процедуры закупки в виде электронного документа определяет п. 4 ст. 24 Закона. Более подробная информация с учетом функцио­нальных особенностей электронной торговой площадки (далее — ЭТП), а также возможности заключения договора по результатам процедуры закупки из одного источника в электронном виде определена регламентами ЭТП.

Порядок заключения договора по результатам закрытой конкурентной процедуры закупки определяет заказчик (организатор). Поскольку им осуществляется подготовка проекта договора, логично предположить, что он и направляет его участнику-победителю.

По результатам процедуры закупки из одного источника заказчик направляет потенциальному поставщику (подрядчику, исполнителю) предложение заключить договор (на адрес электронной почты, по почте, курьером, иным способом). Форма такого предложения законодательством не установлена.

Проект договора, который заключается по результатам процедуры закупки из одного источника, может предложить как заказчик, так и потенциальный поставщик (подрядчик, исполнитель) (письмо МАРТ от 07.02.2023 № 14-01-10/253К). Проект договора не является неотъемлемой частью запроса о предоставлении сведений, если такие запросы заказчик (организатор) направляет потенциальным поставщикам (подрядчикам, исполнителям) в рамках изучения конъюнктуры рынка.

6. Организация правовой экспертизы документов.

Осуществление правовой экспертизы документов, связанных с организацией и проведением процедур закупок товаров (работ, услуг). Реализуется ЮС путем оценки соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю организации проектов заявок на закупку товаров (работ, услуг) (докладных записок, технических заданий) и других документов правового характера, сопровождающих процесс закупочной деятельности организации, и визирования их.

7. Участие в работе комиссии по закупкам.

Правовые формы участия ЮС обусловлены компетенционным блоком комиссии, определенным соответствующим Положением о ней.

Заказчик (организатор) включает в состав комиссии преимущественно лиц, освоивших содержание согласованных с МАРТ образовательных программ дополнительного образования взрослых в сфере госзакупок, а также при необходимости лиц, обладающих специальными знаниями в сферах деятельности, связанных с предметом госзакупки (ч. 3 п. 2 ст. 14 Закона, письмо МАРТ от 22.05.2019 № 14-01-06/1489 К).

8. Правовое сопровождение работы по привлечению экспертов в рамках проведения процедур закупок.

В соответствии со ст. 15 Закона в ходе организации и проведения госзакупок могут привлекаться эксперты для консультаций, в том числе формирования потребительских, функциональных, технических, качественных и эксплуатационных показателей (характеристик) предмета государственной закупки и (или) подготовки заключения по рассмотрению, оценке и сравнению предложений. 

В случае привлечения нескольких экспертов из их числа формируется экспертная комиссия.

Роль ЮС на данном этапе сводится к участию в вопросах формирования ЛПА по указанным вопросам, в их правовой экспертизе.

Образец приказа о привлечении экспертов

9. Подготовка проектов ответов на запросы поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

Участие в подготовке проектов ответов на запросы потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) о разъяснении положений документации (конкурсной, аукционной, документов по процедуре запроса ценовых предложений и т.д.), поступающих при проведении процедур государственных закупок товаров (работ, услуг) в пределах компетенции ЮС.

10. Правовое сопровождение договорной работы.

Правовое сопровождение процесса заключения, изменения и расторжения договоров, заключаемых по результатам проведения процедур закупок, в том числе с использованием функционала электронных торговых площадок, а также проведение анализа практики заключения и исполнения договоров и представление руководителю организации предложений об устранении выявленных недостатков.

Договор по результатам процедур госзакупок заключают в письменной форме — на бумажном носителе или в виде электронного документа на ЭТП (ч. 1 п. 4, ч. 1 п. 5 ст. 24 Закона).

При проведении открытого конкурса, закрытого конкурса, электронного аукциона, процедуры запроса ценовых предложений договор между заказчиком и участником-победителем заключается на условиях, указанных в документах, предоставляемых для подготовки предложения, в предложении этого участника и протоколе выбора участника-победителя (ч. 1 п. 1 ст. 24 Закона).

При проведении процедуры закупки из одного источника договор между заказчиком и участником заключается на условиях, согласованных сторонами (ч. 5 п. 1 ст. 24 Закона).

11. Правовое сопровождение этапа отмены процедуры госзакупки.

Роль ЮС в данном вопросе сводится к определению (участию в определении) на локальном уровне (приказ (распоряжение) руководителя, Положение, Регламент и т.д.) порядка отмены процедуры госзакупки, а также в проверке обоснованности принятия соответствующего решения применительно к конкретной процедуре госзакупки.

12. Иные формы участия ЮС в закупочной деятельности.

Следует также отметить и другие формы участия ЮС в правовом обеспечении процесса управления закупочной деятельностью организации:

• участие в урегулировании споров между участником либо иным юридическим или физическим лицом, в том числе индивидуальным предпринимателем, и заказчиком (организатором), возникающих при проведении процедур госзакупок;
• представительство интересов организации в МАРТ, судебных органах;
• ведение претензионно-исковой работы по фактам неисполнения или ненадлежащего исполнения договоров, заключаемых по результатам проведения процедур госзакупок, разработка комплекса мер по устранению недостатков в деятельности организации;
• подготовка (участие в подготовке) документов и (или) сведений для включения юридических и физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, в Список поставщиков (подрядчиков, исполнителей), временно не допускаемых к участию в процедурах государственных закупок;
• правовое консультирование должностных лиц организации по применению законодательства о закупках товаров (работ, услуг), обеспечение информирования работников организации об изменениях в данной сфере правового регулирования;
• участие в рассмотрении материалов по итогам проверок по вопросам соблюдения законодательства в данной сфере правового регулирования, при необходимости — выдача правовых заключений по фактам выявленных нарушений;
• координация деятельности структурных подразделений организаций по выработке и осуществлению мер по предупреждению правонарушений в сфере закупочной деятельности.

Необходимо также отметить, что при проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств заказчики используют правовые средства и инструменты, с помощью которых обес­печивается правовое сопровождение данного процесса, по аналогии со сферой государственных закупок с учетом особенностей, предусмотренных постановлением № 229, иных актов законодательства, ЛПА конкретной организации.