Составляем график отпусков на 2019 год: алгоритм действий

Работники организаций имеют право на трудовые отпуска, очередность предоставления которых устанавливается графиком трудовых отпусков (далее — график отпусков), являющимся локальным нормативным правовым актом организации.

График трудовых отпусков на 2019 г. должен быть составлен и утвержден руководителем организации в срок до 05.01.2019. Иной срок может быть установлен коллективным договором (соглашением) либо по согласованию с профсоюзом.

График отпусков в небольших организациях составляется, как правило, на весь коллектив работников организации, в организациях с большой численностью или имеющих сложную структуру — по структурным подразделениям.

Для составления графика отпусков специалисту необходимо получить от работников или руководителей структурных подразделений сведения о планируемых отпусках, проанализировать данную информацию, составить проект графика отпусков, решить с работниками и их непосредственными руководителями проблемные вопросы (при их возникновении), согласовать проект графика с профсоюзом (если необходимо), утвердить его у руководителя организации и ознакомить с графиком работников.

График отпусков составляется на всех работников организации, с которыми заключены трудовые договоры или контракты, в том числе на совместителей, а также работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, которые в 2019 г. планируют вернуться к работе.

Шаг 1. Подготовьте проект приказа об организации работы по составлению графика отпусков и подпишите его у руководителя организации

Издание такого приказа не обязательно, однако во избежание халатности при составлении графика отпусков желательно его издать.

В тексте приказа необходимо отразить, в частности, следующие сведения:

• лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;

• круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);

• сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.

Шаг 2. Сориентируйте работников в выборе срока отпуска

Необходимо подготовить списки, в которых указать, сколько дней отпуска осталось у каждого сотрудника. Работникам будет легче выбрать даты и продолжительность отпуска, если они будут иметь информацию о своем рабочем годе. Также необходимо расписать, за какой рабочий период у сотрудников остались отпуска.

Шаг 3. Проанализируйте полученные предложения и устраните несоответствия

При обработке предложений, поступивших от руководителей структурных подразделений или работников, специалисту стоит обратить внимание на следующие моменты:

— наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно);

— трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы (ч. 1 ст. 166 ТК), за исключением случаев, предусмотренных ч. 2, 3 ст. 166 ТК;

— трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков (ст. 167 ТК);

— при разделении ежегодного отпуска сотрудника на части необходимо, чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК);

— при наличии у работника неиспользованной части трудового отпуска она включается в график отпусков путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью;

— отдельным категориям работников предоставлено право по их желанию планировать свой трудовой отпуск в определенное время или периоды (ч. 4 ст. 168 ТК);

— запрещается непредоставление трудового отпуска работникам, имеющим право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5

ст. 170 ТК);

— необходимо обеспечить работу организации в нормальном режиме. Трудовые отпуска распределяются в течение календарного года, а не только в летний период.

Справочно.
Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу.

При планировании трудовых отпусков также нужно учитывать взаимозаменяемость руководителя структурного подразделения и его заместителя, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи исходя из специфики деятельности организации.

Справочно.
Коллективным договором (соглашением) либо трудовым договором (контрактом) могут быть определены категории работников либо случаи, при наступлении которых наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время.

Шаг 4. Составьте график отпусков

Форма графика отпусков включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25. При необходимости в эту форму можно вносить изменения.

Исходя из полученной от руководителей подразделений или работников информации, после ее проверки и устранения несоответствий необходимо составить график трудовых отпусков.

Справочно.
Поскольку обязанности об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, то в нем могут быть указаны только месяцы предоставления отпусков. Конкретный день будет согласовываться работником и нанимателем отдельно путем подачи работником заявления о предоставлении отпуска.

Шаг 5. Согласуйте проект графика отпусков с профсоюзом (при его наличии или если необходимо)

Согласование с профсоюзом графика отпусков является обязательным только при наличии соответствующего положения в коллективном договоре.

Шаг 6. Направьте график отпусков на согласование руководителю организации

Существует два возможных варианта утверждения графика отпусков:

1) путем издания приказа об утверждении графика отпусков;

2) путем проставления на самом графике отпусков грифа утверждения.

Второй вариант наиболее целесообразен в ситуации, когда на утверждение представлен не один график трудовых отпусков структурных подразделений организации.

Шаг 7. Ознакомьте с графиком отпусков работников и направьте необходимые экземпляры соответствующим службам

В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под роспись, поэтому способы доведения графика до сведения работников могут различаться.

На практике обычно используют один из следующих вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:

1) размещение графика отпусков в общедоступном для работников месте (на информационной доске и т.д.);

2) ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись.

Наиболее целесообразным является второй вариант.

При необходимости можно включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», где будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков может быть приложен лист ознакомления работников.

Необходимое количество экземпляров графика отпусков передается на хранение в отдел кадров (как правило, оригинал), в бухгалтерию, поскольку график является документом, на основании которого формируется информация о выделении финансирования для выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, а также в профсоюзную организацию, обособленные структурные подразделения (при необходимости).