Вопрос: Работник оплатил посредством принадлежащей ему платежной карточки, эмитированной банком Республики Беларусь, доступ к видеоконференции Zoom. Организация пользовалась оплаченным доступом для проведения планерок и обучения своих работников. Каким образом организация может возместить работнику расходы по оплате и какие документы для этого необходимы? Какие налоги нужно уплатить организации с суммы возмещенных расходов?
Ответ: Согласно п. 75 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117), допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица.
Для возмещения понесенных расходов работник должен не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров, работ, услуг (исключая день покупки) представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах по установленной в организации форме и приложить к нему подтверждающие документы. Подтверждением понесенных расходов будут являться карт-чек, выписка по счету работника, а также документ, из которого видно, что это услуги по доступу к видеоконференции Zoom.
В соответствии с п. 75 Инструкции № 117 установлены лимиты использования наличных денежных средств, которыми работник может оплатить услуги в интересах нанимателя. В то же время согласно п. 102 Инструкции № 117 не установлен лимит суммы личных денежных средств, израсходованных с использованием личных дебетовых карточек, электронных денег, иных платежных инструментов и средств платежа, независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) возмещаются работнику израсходованные денежные средства.
Возмещаемые на основе подтверждающих документов расходы работнику не являются его доходом, поскольку осуществляются в интересах организации. Соответственно, при выплате работнику суммы возмещения объекта для подоходного налога не возникает. Следует отметить, что подобные расходы должны производиться с ведома нанимателя. В связи с этим в организации целесообразно издать соответствующий приказ (распоряжение), где обосновать производственную необходимость данных затрат.
Поскольку понесенные работником расходы осуществляются в интересах организации (с ведома нанимателя), связаны с производственной деятельностью и являются экономически обоснованными, то такие расходы согласно ст. 169 НК учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат, связанных с производством и реализацией товаров, работ, услуг.
