Заключаем договор с управляющей компанией

Зачем передавать полномочия управляющей компании?

Передача полномочий исполнительного органа управляющей компании (далее для простоты изложения под управляющей компанией понимается также и управляющий — индивидуальный предприниматель) в каждом конкретном случае может быть обусловлена различными причинами:

— повышение эффективности управления компанией;

— централизация управления несколькими подконтрольными компаниями в рамках холдинга, группы компаний ;

— более гибкий характер отношений в сравнении с трудовыми отношениями между директором и юридическим лицом;

— организационные основания, например, на время поиска кандидатуры директора, оформления миграционных документов для директора-иностранца;

— выведение компании из кризиса и др.

Справочно.
Помимо перечисленного, передача полномочий управляющей компании позволяет избежать конфликта интересов, когда наемный директор полностью аккумулирует все полномочия компании в своих руках (например, расставляет на ключевые посты в компании «своих людей»).

Преимущества 

К преимуществам передачи дел управляющей компании можно отнести следующие.

1. Снижение издержек компании. Управляющий не является штатным работником компании, это позволяет уменьшить численность работников, которая имеет значение при применении УСН.

2. Компания не уплачивает с вознаграждения управляющей компании обязательные взносы в ФСЗН и Белгосстрах, так как между сторонами заключается гражданско-правовой договор, а не трудовой.

3. Больший объем ответственности управляющей компании ввиду того, что последняя несет гражданско-правовую ответственность в полном объеме: реальный ущерб, упущенная выгода (вместо материальной ответственности в соответствии с трудовым законодательством).

В отличие от ответственности физического лица — руководителя компании, наступающей только при наличии вины, ответственность управляющего за неисполнение договора наступает по общему правилу без наличия вины.

4. Гибкий график расчетов. Поскольку трудовых отношений между сторонами нет, в договоре можно предусмотреть любой порядок выплат вознаграждения. Также в договоре может быть предусмотрена необходимость достижения определенных результатов по итогам определенного периода времени, в то время как зарплату штатному директору нужно платить всегда.

Оформление возникающих правоотношений

В отличие от руководителя — физического лица с управляющей организацией, равно как и с управляющим — ИП, заключается гражданско-правовой договор.

Гражданским законодательством не предусмотрен такой самостоятельный вид договора, как договор на управление (или договор на оказание услуг по управлению организацией). В юридической литературе такой договор относят к смешанному договору, причем чаще всего сочетаются договор подряда и договор поручения или договор возмездного оказания услуг с поручением.

Справочно.
Гражданско-правовой договор имеет ряд преимуществ:
— механизм привлечения к ответственности за виновные действия проще;
— такой договор легче расторгнуть;
— более гибкий механизм оплаты, то есть возможность привязки оплаты к результату, в то время как зарплату нужно платить всегда вне зависимости от результата.

Суть такого договора в том, что одна сторона (управляющий) обязуется принять на себя осуществление полномочий исполнительного органа компании в соответствии с законодательством и его уставом, а другая сторона (компания) обязуется оплатить оказанные услуги.

Стоит отметить, что все решения по вопросам руководства управляемой компанией принимаются от имени управляющей компании руководителем последней. Исполнительный орган управляющей компании без доверенности действует от имени управляемой компании, издает приказы и распоряжения по вопросам деятельности.

Все сделки и иные юридически значимые действия непосредственно порождают юридические последствия для управляемой компании.

Какие условия предусмотреть в договоре?

Помимо предмета договора, который выражается в осуществлении действий по текущему управлению компанией, в договоре могут быть предусмотрены:

1. Объем передаваемых управляющей компании полномочий.

На практике чаще всего компании передают управляющей компании все полномочия исполнительного органа, чтобы она не была связана решением иных органов управления и имелась возможность оперативно принимать те или иные решения относительно деятельности компании.

Однако для ограничения части полномочий управляющей компании в договорах на управление предусматривается ограничение сделок, установленных уставом (например, по сумме). Также можно установить в самом договоре сумму сделки, свыше которой управляющая компания должна получить согласие высшего органа управления на совершение сделки (например, общего собрания участников или акционеров).

Пример формулировки:
«Управляющий не вправе без согласия общего собрания участников Общества, принятого единогласно всеми участниками Общества, совершать от имени Общества сделки или несколько взаимосвязанных сделок в случае, если сумма сделки превышает сумму, эквивалентную 2000 (двум тысячам) долларов США по каждой сделке (нескольким взаимосвязанным сделкам)».

2. Срок действия договора.

3. Порядок, размер и сроки выплаты вознаграждения.

Здесь стоит отметить, что управляемая и управляющая компании, как стороны гражданско-правового договора, свободны в определении размера вознаграждения, в то время как трудовое законодательство ограничивает размер вознаграждения руководителя — физического лица компании.

Справочно.
В соответствии с подп. 2.1 п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.2013 № 597 коэффициент соотношения средней зарплаты руководителей организаций независимо от формы собственности и средней зарплаты по организации в целом не может превышать 8.

Следует обратить внимание, что налоговым законодательством предусмотрено ограничение по включению расходов на оплату управленческих услуг, оказываемых управленческой компанией, применяющей особые режимы налогообложения, в затраты, учитываемые при налогообложении, в пределах суммы, рассчитанной исходя из коэффициента, который не может превышать 8 (подп. 1. 4 п. 1 ст. 171 НК).

В договоре может быть предусмотрена фиксированная сумма вознаграждения или же гибкая система оплаты (например, в сумме процента от выручки, выплата определенного размера вознаграждения в зависимости от достижения определенных показателей или почасовая ставка).

Пример формулировки:
«Стоимость услуг Управляющего по управлению Обществом рассчитывается исходя из почасовой ставки, действующей у Управляющего на момент подписания акта сдачи-приемки услуг, и количества часов, фактически потраченных Управляющим на управление Обществом в отчетном календарном месяце».

В отличие от трудового договора с директором гражданско-правовой договор с управляющей компанией позволяет ей установить гибкие сроки выплаты вознаграждения (например, раз в месяц, квартал, год или в течение 10 дней с момента предоставления отчета и документов, подтверждающих достижение определенных в договоре показателей).

Кроме основного вознаграждения договором могут быть предусмотрены дополнительные выплаты в виде бонусов. Например, вознаграждение за выполнение показателей, возмещение произведенных управляющей компанией расходов и др. Перечень расходов, понесенных управляющей компанией в связи с исполнением обязанностей, а также порядок и сроки их возмещения компанией целесообразно закрепить в договоре.

Справочно.
В договоре с управляющей компанией необходимо предусмотреть:
— объем передаваемых полномочий;
— срок действия договора;
— размер и порядок выплаты вознаграждения;
— ответственность;
— порядок предоставления отчетов управляющим;
— порядок расторжения договора, в том числе в одностороннем порядке по инициативе управляемой компании.

Пример формулировки:
«Стоимость услуг Управляющего по управлению Обществом оплачивается ежемесячно и составляет 1500 (одну тысячу пятьсот) белорусских рублей.
По итогам квартала либо по окончании финансового года в зависимости от прибыли Общества по решению Общего собрания участников Общества Управляющему может выплачиваться дополнительное вознаграждение в размере и в порядке, определяемом таким решением».

4. Ответственность за неисполнение обязательств, предусмотренных договором.

Помимо общей гражданско-правовой ответственности в договоре может быть дополнительно предусмотрена ответственность в виде неустойки (например, пеня за просрочку предоставления управляющим отчета, штраф за невыполнение определенных показателей, пеня за просрочку выплаты компанией вознаграждения управляющему и т.п.).

Примеры формулировок:
«В случае просрочки исполнения Заказчиком денежных обязательств по настоящему Договору Заказчик уплачивает Управляющему пеню в размере 0,01 % (ноль целых одну сотую процента) за каждый день просрочки в расчете от суммы просроченного платежа».
«В случае несвоевременного выполнения работ по настоящему договору Общество удерживает из суммы, причитающейся Управляющему, неустойку в размере 0,15 (ноль целых пятнадцать сотых) процента от подлежащей выплате суммы за каждый день просрочки».

5. Порядок предоставления отчетов управляющей компании об оказанных услугах и показателях деятельности. Следует закрепить также требования к содержанию отчетов, периодичности их предоставления.

Помимо обеспечения подготовки и представления высшему органу управления компании годового отчета, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчета о прибылях и убытках, в договоре можно предусмотреть обязанность управляющей компании предоставлять с определенной периодичностью отчеты по общему доходу компании, по выполнению стратегического плана, о дебиторской и кредиторской задолженности, о привлеченных средствах и т.п.

Пример формулировки:
«Управляющий обязан предоставлять в любое время по письменному требованию единственного участника отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности Общества, в том числе сведения о затратах на производство и реализацию продукции, отчет о фактическом движении потоков наличных денежных средств, с приложением соответствующих кассовых документов, бизнес-план Общества, финансовую, статистическую и налоговую отчетность, распорядительные документы (приказы, распоряжения), а также Акт сдачи-приемки оказанных услуг, который должен содержать реквизиты, отвечающие требованиям законодательства о бухгалтерском учете.
Ежемесячно в срок до 10-го числа месяца, следующего за оплачиваемым, Управляющий обязан предоставлять единственному участнику Общества отчет, в котором указываются статьи расходов и суммы, уплаченные Управляющим в процессе осуществления деятельности по управлению Обществом. К отчету прикладываются копии платежных и иных документов, подтверждающих расходы Управляющего».

Справочно.
Передача полномочий управляющей компании помимо преимуществ имеет и ряд недостатков:
— снижение оперативно документооборота, если управляющая и управляемая компании находятся в разных регионах;
— «перегрузка» управляющей компании, если ей приходится руководить холдингом из большого числа участников;
— через управляющую компанию может расшириться число лиц, которые могут быть отнесены к заинтересованным в соответствии с законодательством.

В то же время в договоре с управляющей компанией может быть закреплено, что порядок и сроки предоставления отчетов определяются в письменном запросе (требовании) высшего органа компании о предоставлении информации.

Пример формулировки:
«Общее собрание участников Общества вправе запросить у Управляющей организации отчет по определенным вопросам (отчет об исполнении Обществом отдельных сделок либо проведении мероприятий, отчет о деятельности Общества за определенный период, отчет о выполнении решений Общего собрания участников Общества и др.), а Управляющая организация обязана предоставить такой отчет по установленной форме и в установленный срок. 
Форма предоставления отчета (устная или письменная), вопросы, которые должны быть отражены в отчете, а также сроки предоставления отчета определяются решением Общего собрания участников Общества, на котором принято решение о необходимости запросить отчет Управляющей организации. Если отчет должен быть представлен в письменной форме, то он считается предоставленным с момента его направления всем участникам почтовым отправлением по адресам, указанным в Уставе Общества».

6. Порядок перехода полномочий от управляющей компании новому лицу в случае расторжения договора, передачи документов и печати.

7. Основания и порядок расторжения договора, в том числе возможность, порядок и последствия одностороннего отказа стороны от договора.

Пример формулировки:
«Договор может быть расторгнут по соглашению сторон.
Договор может быть расторгнут в одностороннем порядке по инициативе одной из сторон. Стороны обязаны письменно известить друг друга об одностороннем расторжении Договора не позднее чем за 30 дней до предполагаемой даты расторжения».

Важно!
Целесообразно закрепить в договоре возможность одностороннего отказа от договора, направив уведомление управляющей компании.

Стоит иметь в виду, что соглашение о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (п. 1 ст. 422 ГК). Соответственно, и решение о расторжении договора с управляющей компанией должно приниматься в том же порядке, в котором принималось решение о заключении с ней договора, то есть по решению общего собрания участников (акционеров) общества или собственника имущества унитарного предприятия.

8. Порядок разрешения споров и разногласий. Как правило, в договорах предусматривается досудебный порядок разрешения споров путем переговоров. В случае же невозможности решения спора в досудебном порядке споры и разногласия между сторонами подлежат рассмотрению в экономическом суде.

Пример формулировки:
«Все споры и разногласия, возникающие из настоящего Договора или в связи с ним, решаются путем переговоров. Процедура разрешения спора путем переговоров подтверждается Протоколом переговоров.
В случае невозможности разрешить споры путем переговоров они подлежат разрешению в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь».

От редакции.
Передача полномочий управляющей компании (которая оказывает такие услуги на профессиональной основе), несомненно, может смущать владельца бизнеса. Чужая компания, которую ты плохо знаешь, да еще и в офисе может не находиться «онлайн». Как ей доверить свое дело? Да, перспектива пугающая и отталкивающая.
Главное — понимать цель, для которой привлекается управляющая компания. Иногда бизнес необходимо передать кому-то третьему (особенно если компания в кризисе), чтобы понять, куда двигаться дальше. Профессиональные управляющие имеют в штате не только высококвалифицированных специалистов, но и ноу-хау, то есть секреты производства, а говоря проще — «как это работает». Использование такой модели управления характерно для сферы недвижимости и гостиничного бизнеса (Marriott, Holiday INN).

Дополнительно по теме:
>>Договор на управление организацией с управляющим-ИП
>>Договор на управление организацией