Закупки за счет собственных средств: разграничение компетенции и ответственности

Ответственность при проведении закупок

При проведении конкурентных процедур закупок за счет собственных средств руководитель (уполномоченное им лицо) лишь утверждает протоколы заседаний конкурсной комиссии. Наличие подписи руководителя на протоколе заседания конкурсной комиссии или ее отсутствие порождает либо продолжение процедуры закупки, либо заключение договора, либо иной результат закупки. Утверждение протокола является основанием для дальнейшей реализации конкурсной комиссией и работниками заказчика локальных нормативных правовых актов (далее — ЛНПА) по вопросам проведения процедуры закупки и ее завершения. То есть утверждение протокола — это процессуальное действие, за которым следует очередной этап работы, а именно направление уведомлений и заключение договора.

Основную ответственность при грамотном распределении функционала (зонировании ответственности) несут комиссия, конкретный работник, председатель комиссии, члены комиссии, дававшие заключения, на основании которых принималось решение.

Руководитель в целом отвечает за финансово-хозяйственную деятельность организации, в том числе и по закупкам, но персонализация по лицам в закупках снижает риск ответственности.

РЕКОМЕНДАЦИЯ.

В ЛНПА необходимо детально прописывать функционал всех заинтересованных служб и отдельных специалистов.

Решение о проведении закупки принимает конкурсная комиссия. Данное решение прини-
мается с учетом имеющихся условий в документации о закупке, приложений к ней, обсуждений, заключения экспертов, специалистов, уполномоченных работников, критериев и способа оценки, интересов заказчика, текущей финансовой ситуации. Однако комиссия несет ответственность лишь тогда, когда решение принято с нарушением процесса закупки. Если решение принято на основании неверных выводов (заключений) привлеченных к работе комиссии экспертов, специалистов, работников с учетом того, что в состав комиссии входили специалисты соответствующего профиля, то ответственность за правильность решения несут последние. Лицо, утверждающее протокол, несет ответственность в случае, если оно не в полной мере реализовало свои права и обязанности в соответствии с ЛНПА и законодательством.

Протокол заседания конкурсной комиссии

В постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств» (далее — постановление № 229) не уточняется, что понимается под оформлением протокола конкурсной комиссии по проведению процедур закупок. Поэтому целесообразно под оформлением протокола понимать консолидированную совокупность действий при проведении процедуры закупки, направленных на принятие решения, с их закреплением в протоколе.

Таким образом, оформление протокола представляет собой воспроизведение решений на бумажном носителе и подписание членами комиссии.

Ввиду того, что сроки оформления протокола заседания конкурсной комиссии не определены постановлением № 229, стоит предусмотреть возможность формирования протокола в процессе проведения заседания конкурсной комиссии, а при отсутствии возможности — в день заседания (или в иной срок, установленный ЛНПА). Причем целесообразно оформить данный протокол в этот же день с подписанием присутствующими членами комиссии, председателем и секретарем. Можно предусмотреть, что оформленный протокол заседания (с решением) передается в срок не позднее следующего дня после его оформления (подписания) генеральному директору или иному уполномоченному лицу для утверждения, а срок для утверждения или мотивированного отказа от утверждения протокола установить не более двух рабочих дней.

Бывают случаи, когда закупкой предусмотрено множество лотов и позиций товара в лоте, а также участников и оформить протокол в течение дня невозможно. Для таких случаев стоит сделать оговорку, что при большом объеме закупки (многолотовая закупка от ___ и более лотов) срок для оформления и подписания протокола членами конкурсной комиссии составляет два дня.

Принятие решения

С учетом требований подп. 2.1 п. 2 постановления № 229 организации надлежит разработать и утвердить порядок закупок за счет собственных средств, в котором необходимо определить виды процедур закупок, порядок их организации и проведения, заключения договора по их результатам, порядок обжалования, права и обязанности лиц, принимающих участие со стороны организации и со стороны участников.

Кроме этого, п. 5 постановления № 229 предусмотрено, что органы государственного управления обязаны при выполнении подчиненными (входящими в состав, систему) организациями показателя социально-экономического развития Республики Беларусь по сальдо внешней торговли товарами учитывать приобретение ими импортных товаров на внутреннем рынке.

При установлении такой особенности, как согласование выбора участника-победителя с органом государственного управления, решение считается принятым после получения такого согласования. При этом моментом получения является день регистрации входящей корреспонденции с согласованием от органа государственного управления. Данная позиция основана на том, что в соответствии с абзацем вторым подп. 2.9 п. 2 постановления № 229 у заказчика возникает обязанность по направлению уведомлений в адрес всех участников процедуры закупки в срок не позднее чем на следующий день после принятия решения.

Таким образом, в порядке закупок за счет собственных средств должно быть прописано следующее: «Днем принятия решения о выборе участника-победителя в зависимости от совокупности условий, указанных ниже, может быть:

• день подписания данного решения всеми присутствующими на заседании конкурсной комиссии членами и председателем конкурсной комиссии. При этом не требуется утверждение протокола вместе с решением конкурсной комиссии о выборе участника-победителя, а также согласование выбора участника-победителя в соответствии с отраслевыми приказами (распоряжениями), иными решениями органа государственного управления, осуществляющего владельческий надзор;
• день утверждения подписанного всеми присутствующими на заседании конкурсной комиссии членами конкурсной комиссии, председателем конкурсной комиссии протокола с решением конкурсной комиссии о выборе участника-победителя генеральным директором (его заместителем или иным лицом, уполномоченным приказом), если отраслевыми приказами (распоряжениями), иными решениями органа государственного управления, осуществляющего владельческий надзор, не предусмотрено согласование с таким органом выбора участника-победителя;
• день получения согласования решения о выборе участника-победителя от органа государственного управления, осуществляющего владельческий надзор, если такое согласование предусмотрено отраслевыми приказами (распоряжениями), иными решениями такого органа».

Работа конкурсной комиссии

С учетом того, что постановление № 229 дает право на самостоятельное определение порядка организации и проведения процедур закупок, с целью процессуальной экономии, оптимизации трудовых процессов, повышения ответственности работников в процессе участия на разных этапах в организации и проведении процедур закупок с учетом их количества, стоимости можно определить следующий порядок:

1. Подготовка заявки — ответственное лицо (подразделение, конкретный работник (работники)).
2. Обработка заявки, проведение (при необходимости) маркетинговых исследований — уполномоченный работник (работники) и (или) уполномоченная служба.
3. Корректировка заявки — лица, указанные в пп. 1 и 2.
4. Подготовка проектов документации о закупке с условиями ее проведения — уполномоченная служба.
5. Согласование документации о закупке:
   1. вариант 1 — конкурсная комиссия;
   2. вариант 2 — определенные приказом специалисты по направлениям деятельности, среди которых также могут быть члены конкурсной комиссии.
6. Опубликование извещения на официальном сайте — уполномоченный работник.
7. Направление приглашения на участие в процедуре закупки не менее чем 10 организациям, включенным в регистр производителей, — уполномоченный работник.
8. Предоставление секретарю конкурсной комиссии всех документов по закупке — уполномоченный работник.
9. Организация заседаний по проведению процедур закупок — председатель и секретарь конкурсной комиссии.
10. Другие этапы.

Согласование документации о закупке специалистами, определенными приказом, среди которых также могут быть члены конкурсной комиссии, — предпочтительный вариант. Ведь согласование с лицами, которые знают о том, что должно быть сделано на каждом этапе, эффективнее, чем просто согласование с членами конкурсной комиссии. При этом целесообразно установить порядок предоставления таким лицам проектов документов, сроки рассмотрения этих документов, формализацию ответов вышеназванных специалистов, сроки обработки ответов (замечаний, предложений, обоснований).

С учетом указанной выше структуры за соответствующую часть документации, технического задания, документов и пр. несут ответственность конкретные работники, которые должны являться специалистами в той области, в которой они работают, и в той части, которую они создают и (или) согласовывают, по которой они принимают обоснованное и взвешенное решение.

При расхождении мнения членов конкурсной комиссии с мнением специалистов стоит привлечь независимого эксперта, экспертную организацию в соответствующей области, в которой возникли разногласия. С учетом независимого и обоснованного мнения комиссии надлежит принимать окончательное решение.

Расчет ориентировочной стоимости

Постановлением № 229 порядок расчета ориентировочной стоимости не определен. Поэтому можно провести маркетинговые исследования, которые выражаются в направлении запросов в адрес потенциальных поставщиков (подрядчиков), исполнителей с указанием требований к предмету закупки, условий по закупке в редакции заказчика, получить ответы и рассчитать ориентировочную стоимость закупки исходя из стоимости за единицу товара в последней поставке, умноженной на количество товаров, составляющих предмет закупки.

Также необходимо получить информацию из регистра производителей и их сбытовых организаций (официальных торговых представителей), размещенного в информационной системе «Тендеры» на сайте ИРУП «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен». Кроме этого, информацию о результатах закупок можно найти на сайте биржи или (при сходности (идентичности) с товарами, приобретенными иными заказчиками) на официальном сайте по размещению информации о закупках.

Производитель и официальный торговый представитель

Официальный торговый представитель должен иметь договор на представление интересов производителя в части продвижения товара (дилерский, дистрибьюторский, договор комиссии, сбытового франчайзинга и т.д.). Таким договором не может быть договор купли-продажи, поскольку в нем не отражены действия производителя по наделению соответствующими полномочиями официальных торговых представителей.

Срок действия такого договора (соглашения) должен составлять не менее срока исполнения обязательств, предусмотренного документацией о закупке в соответствии с порядком закупок за счет собственных средств.

Закупки с применением процедуры закупки из одного источника осуществляются у производителей или их сбытовых организаций (официальных торговых представителей), в том числе включенных в Регистр производителей товаров (работ, услуг) и их сбытовых организаций (официальных торговых представителей), который ведется РУП «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен», за исключением случаев, когда такие закупки экономически нецелесообразны или невозможны. Таким образом, включение в указанный регистр является подтверждением статуса производителя с позиции постановления № 229.

Отмена процедуры закупки

С учетом отсутствия четкой регламентации в постановлении № 229 полагаем, что целесообразно предусмотреть возможность отмены процедуры закупки на этапе ее проведения по решению конкурсной комиссии по представлению инициаторов, которыми в соответствии с абзацем вторым подп. 2.11 п. 2 постановления № 229 могут быть главные специалисты, генеральный директор, заявители.