Защита интеллектуальной собственности разработчика и производителя рекламной продукции: алгоритм действий

Заказчиков не интересует разработка (объект интеллектуальной собственности), их интересует обновление внешнего вида зданий, или создание новых комплексов рекламных изделий (изделий для украшения зданий или города в целом), или повышение продаж, например, как конечный эффект после того, как внешний вид торгового центра или заправки будет обновлен. То есть любой заказчик согласен оплачивать лишь готовую продукцию.

При этом для того, чтобы заказчик мог оценить разработку, ему нужно ее показать. Разработки зачастую высылаются по электронной почте, соответственно, проконтролировать дальнейшую судьбу объектов интеллектуальной собственности (далее — объект ИС) сложно и риски нарушений прав существуют огромные. К тому же направленные файлы, содержащие объекты ИС (письмо по электронной почте), — сами по себе слабое доказательство при необходимости защиты прав.

Поэтому для бизнеса важно создать и наладить процесс «обнаружения» объектов ИС среди всех разработок (по одному зданию могут создаваться десятки внешних видов, из которых в работу идет один), а также их фиксации (закрепления момента создания и передачи имущественных прав). Для этого может быть составлен следующий список задач:

1. Создать и внедрить регламент по фиксации всех разработок;
2. Описать критерии оценки, чтобы определить разработки, которые необходимо защищать путем подачи на регистрацию в патентные службы соответствующих стран;
3. Подать на патентование перспективные и ценные разработки до момента их опубликования;
4. Обеспечить передачу имущественных прав на компанию-правообладателя;
5. Проконтролировать подписание необходимых соглашений с подрядчиками, контрагентами и партнерами;
6. Обеспечить получение охранных документов путем построения алгоритма взаимодействия с патентными поверенными и службами.

Этап 1: идентификация и фиксация разработок (принцип максимальной фиксации)

В ходе реализации первоначальной задачи предприятие обращалось в национальные и международные юридические компании, к патентным поверенным, крупным белорусским и российским компаниям для того, чтобы понять, какая система работает, и остановилось на обычной почтовой фиксации. В рассматриваемом варианте предприятие-разработчик отправляет компании-изготовителю распечатанные материалы, содержащие объекты ИС. При наличии большого числа разработок производится запись на два диска (один дублирующий), которые в таком же порядке высылаются почтой в конверте «с пупырышками». На конверте ставится пометка, сам конверт хранится в запечатанном виде в архиве фиксаций.

Для особо значимых разработок был заключен договор с Российским авторским обществом (далее — РАО). РАО заключает договоры только с физическими лицами — авторами, стоимость услуг депозитария с точки зрения сопоставления с почтой в десятки раз выше (на первоначальном этапе физическое лицо понесло расходы в размере порядка 10 000 российских рублей при передаче на хранение нескольких единиц произведений дизайна).

При проведении переговоров с белорусскими библиотеками добиться положительного решения по депонированию авторских произведений пока не удалось, но предприятие продолжает прорабатывать данный вопрос.

Также в качестве одной из полученных рекомендаций с целью фиксации создания ИС была названа технология блокчейн, что рассматривается в качестве перспективного направления для работы предприятия над способами фиксации в 2018 г.

Исходя из полученного за 2016–2017 гг. опыта работы в данном направлении был сформирован (после неоднократной переработки) алгоритм идентификации и фиксации в следующем виде:

1. Юридический и дизайнерский отделы отслеживают разработки на еженедельной основе.
2. Дизайнерский отдел обеспечивает печать разработок и подписание у автора личной подписью с расшифровкой.
3. Юридический отдел фиксирует файл в реестре и делает пометку на конверте.
4. Канцелярия направляет конверт с подписанными разработками от юридического лица — разработчика на юридическое лицо — производителя, далее конверт поступает в юридический отдел.
5. По особо перспективным разработкам от имени автора заключается договор с РАО, куда депонируются разработки.
6. При проведении международных выставок предприятие получает справки о представленных объектах дизайна с отметкой организатора.
7. Получив документы о фиксации, юридический отдел обеспечивает их хранение и делает отметки в доступной лишь для авторизованных лиц таблице.

Этап 2: оценка разработок для патентования

Можно выделить следующие критерии оценки разработок для патентования:

• основной критерий оценки — по возможному количеству объектов для применения (например, количество объектов для применения — более 10) либо путем оценки менеджером наличия перспективного рынка по выпуску продукции (например, на сумму более 10 млн российских рублей);
• прямое решение руководителя по продажам или руководителя более высокого уровня;
• собственное мнение автора, адресный запрос руководителя отдела дизайна и его решение;
• согласование клиентом объекта ИС в производство.

Юридический отдел отмечает наличие критерия в регистре следующим действием после этапа фиксации.

Этап 3: подача на патентование

1. Разработки, фиксация авторства по которым произведена, направляются клиенту на согласование.
2. Итоговый, согласованный клиентом вариант объекта ИС с указанием страны, для которой предназначена разработка, предоставляется в течение одного рабочего дня менеджером клиента в юридический отдел.
3. Юридический отдел определяет (при необходимости привлекая специалистов, патентных поверенных) вид объекта промышленной собственности. С помощью патентного поверенного обеспечивается подача на патентование по стране, по которой будет вестись работа (поставка рекламной продукции).
4. Получив документы, заявку с отметкой патентной службы соответствующей страны, юридический отдел обеспечивает их хранение и делает отметки в регистре о подаче и ориентировочном сроке (контрольном сроке) регистрации.

Этап 4: ответы на вопросы патентных ведомств, завершение регистрации и получение охранных документов

1. После получения запросов патентной службы юридический отдел (при необходимости привлекая специалистов, патентных поверенных) готовит обоснования, пояснения, дополнительные материалы.
2. Получив свидетельства (патенты) соответствующей страны, юридический отдел обеспечивает их хранение, делает отметки в регистре и создает публикацию на общекорпоративном ресурсе.

Этап 5: составление письма о защите и подписание соглашения о пользовании либо передаче прав

1. После получения охранных документов юридический отдел совместно с клиентским менеджером готовит письмо о защите (по разработанной форме) и направляет его заказчику.
2. В случае приобретения определенного объема продукции или достижения отдельного соглашения юридический отдел совместно с менеджером клиента обеспечивает подписание с заказчиком (или иным лицом, по ситуации) соглашения о передаче права пользования с сохранением права на тиражирование за компанией-правообладателем (с целью дальнейшего производства рекламных изделий).

В результате внедрения алгоритма работы появляется возможность пе-рейти к дальнейшим шагам по созданию системы защиты ИС.

Этап 6: обеспечение защиты объектов ИС

1. Аудит системы информационной безопасности ИС.
2. Аудит охраны ИС в качестве конфиденциальной информации и коммерческой тайны предприятия.
3. Выполнение по итогам аудита мероприятий по охране интеллектуальной собственности (регламент работы с точки зрения IT и юридической службы).
4. Рассмотрение технологии блокчейн с точки зрения возможности применения в правовом и техническом поле деятельности предприятия.

Читайте про порядок действий при нарушении прав на товарный знак.

Этап 7: регламентация работы персонала с ИС

1. Аудит и доработка процедуры передачи прав от работников компании-правообладателю.
2. Разработка методики внедрения инновационных объектов ИС на предприятии (защита в качестве полезных моделей, внедрение по всем изделиям, включение в объем охраны).
3. Использование системы поощрения персонала для повышения статуса ИС и увеличение объема внедрения полезных моделей.

Этап 8: коммерциализация объектов ИС

1. Создание метода оценки разработок (на основе существующих, однако с обеспечением большей достоверности), как результат оценки — письменный отчет об оценке за подписью оценщика.
2. Использование отчета об оценке для переговоров, то есть косвенных (репутационных, переговорных) выгод.
3. Формирование коммерческих предложений в сфере ИС с приложением отчета об оценке, продажа объектов ИС.

Для построения прозрачного и системного процесса защиты интеллектуальной собственности в первую очередь необходимо наладить систему выявления и учета (фиксации) объектов ИС. При этом самым «старым», но действенным методом является почтовая отправка и хранение в запечатанном виде (с соответствующей пометкой номера разработки на отправлении (номер присваивается самостоятельно) и дублированием отправленной информации на электронном носителе в каталоге под номером разработки).

Целесообразность несения расходов на регистрацию в патентном ведомстве может быть оценена с точки зрения коммерческих перспектив разработки, для чего удобно использовать период в два месяца* на оплату пошлины после подачи документов в патентное ведомство. Соответственно, при наличии перспектив пошлина уплачивается, а срок приоритета отсчитывается с момента первоначальной подачи.

* Во многих странах используется именно такой срок, однако необходимо убедиться в том, что он действует для страны, где вы намерены регистрировать объект ИС.

P.S. Проверьте свои юридические знания и пройдите наш ежемесячный тест!