Сисадмин: как обеспечить передачу дел и снизить риски причинения вреда нанимателю при увольнении

Риски нанимателя при увольнении системного администратора

Можно выделить следующие группы рисков в отношении информационных ресурсов нанимателя:

1) раскрытие (распространение) конфиденциальной информации нанимателя;

2) преднамеренное уничтожение информации (например, могут быть удалены скрипты, конфигурации, настройки, которые работник считает авторскими, резервные копии);

3) модификация (изменение) информации (например, кодирование), лишающая возможности использовать ее в нормальном режиме;

4) неправомерное копирование (хищение) информации;

5) блокировка доступа к информации (например, отказ передать пароли, коды, конфигурации доступа или их изменение без согласия нанимателя); 

6) сокрытие информации, имеющей значение для обеспечения нормального функционирования организации (например, отказ передать информацию, которая была известна или доступна только увольняемому сотруднику).

При этом наниматель задается извечным вопросом: «Что делать?»

Справочно.
Сисадмин, в отличие от иных работников, ограниченных в доступе к информации своей трудовой функцией, имеет доступ ко всем категориям конфиденциальной информации нанимателя. Таким образом, возрастает и потенциальный риск разглашения информации.

При наличии значительных негативных последствий (например, аварии или большого финансового ущерба) компания вправе привлечь виновное лицо к административной или уголовной ответственности. Однако процедура привлечения к ответственности может быть достаточно длительной, затратной, а зачастую и блокирующей основную деятельность организации.

Ущерб, причиненный информации, в отношении которой установлен режим коммерческой тайны, может быть возмещен нанимателю на основании соглашений, обеспечивающих соблюдение данного режима. Однако эти меры не защищают от модификации (подделки) информации, блокировки доступа к ней, ее преднамеренного уничтожения и сокрытия. Кроме того, за пределами этих мер остается информация, не включенная в состав сведений, составляющих коммерческую тайну.

Справочно.
В проекте Закона о внесении изменений в Гражданский кодекс расширено понятие нераскрытой информации как объекта гражданско-правовой защиты. В соответствии с предлагаемой редакцией п. 1 ст. 140 ГК к нераскрытой информации относят информацию, в отношении которой установлен режим коммерческой тайны или иной режим конфиденциальности (правовой режим информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено).

Полагаем, что использование инструментария трудового законодательства может оказаться более доступным и эффективным для нанимателя как с точки зрения снижения рисков причинения вреда информационным ресурсам, так и с точки зрения профилактики возможных правонарушений. С правовой точки зрения системный администратор — работник, в отношении которого действуют те же правила увольнения и привлечения к ответственности за допущенные нарушения, как и в отношении иных работников.

Минимизация рисков в рамках трудового законодательства

Риски неправомерных действий в отношении информационных ресурсов нанимателя можно снизить, закрепив в локальных правовых актах (далее — ЛПА) обязанности сисадмина и процедуру его увольнения, включая порядок передачи дел.

Устанавливаем обязанности

Перечень обязанностей работника относится к обязательным условиям трудового договора (п. 4 ч. 2 ст. 19 ТК). Они могут быть указаны в тексте трудового договора либо в должностной инструкции. Следует максимально конкретизировать круг обязанностей сисадмина с учетом особенностей работы, а также закрепить перечень документации, которую должен вести специалист.

Справочно.
Примерный перечень обязанностей по должности служащего «администратор сетей (администратор системный)» содержится в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159.

Порядок передачи дел при увольнении

Обязанность увольняющегося работника (кроме руководителя, главного бухгалтера) передавать дела своему преемнику в законодательстве не закреплена. 

Однако п. 2 ст. 53 ТК предписывает любому работнику, в том числе сисадмину, подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда. Согласно п. 2 Типовых ПВТР, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46, с помощью ПВТР наниматель вправе регулировать порядок увольнения работников. Полагаем, что порядок увольнения, закрепленный в ПВТР, может включать как обязанность определенных работников передавать дела при увольнении, так и порядок передачи дел: кому, в какие сроки, в какой форме. 

Обязанности и процедуру передачи дел наниматель может также установить в индивидуальном порядке в трудовом договоре с конкретным работником или даже в приказе об увольнении работника. Наличие письменного обязательства о передаче дел, четкой регламентации процедуры, включая перечень документации, подлежащей передаче, позволит избежать спорных ситуаций и минимизировать риски нанимателя.

Справочно.
Для работника передача дел по акту также может иметь положительный эффект, поскольку поможет зафиксировать состояние дел на момент передачи и ограничить сферу ответственности работника датой передачи дел.

Согласно ч. 3 ст. 19 ТК в трудовой договор с работником могут быть включены «иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством». Однако, как правило, в организациях используется единая форма трудового договора. Чтобы не контролировать наличие нетиповых условий в трудовых договорах, заключаемых по конкретной должности, будет логичнее установить процедуру передачи дел в ЛПА организации. 

Предписание передать дела в приказе об увольнении является наименее предпочтительным из всех вариантов. Приказ обычно издается для завершения оформления увольнения. К этому моменту дела, как правило, должны быть уже переданы. К тому же не исключено, что в случае конфликта работник может отказаться от ознакомления с приказом, и тогда он просто не будет знать о том, что обязан передать дела.

Справочно.
Состав документации, которую сисадмин обязан создавать и вести в ходе своей работы, наниматель определяет самостоятельно с учетом своих требований к системе информационной безопасности организации.

Перечень документации (дел), которые подлежат передаче при увольнении, а также обязанность вести эту документацию в течение срока действия трудового договора следует закрепить в трудовом договоре или в должностной инструкции.

Примерный перечень дел, подлежащих передаче при увольнении, может быть следующим:

— список баз данных, применяемых у нанимателя;

— список приложений с перечнем пользователей и указанием на важность приложения (возможен простой в течение 1 минуты/1 часа/1 дня и т.д.);

— список лицензий с указанием сроков действия, контактов продавца;

— файл с логинами, паролями и конфигурациями доступа; 

— схема сети;

— протоколы сетевой безопасности (перечень применяемых технических средств защиты от несанкционированного доступа в сеть, просмотра или изменения системных файлов и данных, безопасности межсетевого взаимодействия);

— протоколы процедуры резервного копирования и восстановления после сбоя;

— система трекинга задач;

— журнал системной информации;

— инструкции (бизнес-процессы) по стандартным операциям, совершаемым работниками нанимателя в сети, установленных приложениях, по ведению архивов;

— список оборудования, в отношении которого осуществляется поддержка, сведения о гарантийных сроках, модернизации, ремонте, замене, закупке расходных материалов.

Изменение существенных условий труда. Или нет?

Будет ли установление обязанности передать дела при увольнении считаться изменением трудовой функции работника, изменением существенных условий труда или ухудшением правового положения работника?

Как обеспечить соблюдение работником установленного порядка передачи дел? 

Во-первых, за неисполнение трудовых обязанностей, в том числе связанных с процедурой увольнения и передачи дел, работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности (ст. 197 ТК). 

В качестве основной меры дисциплинарного взыскания может выступать замечание или выговор. Взыскания, предусмотренные пп. 3 и 4 ч. 1 ст. 198 ТК, в данной ситуации неприменимы, поскольку лишение полностью или частично стимулирующих выплат на срок до 12 месяцев применяется лишь на будущий период, а увольнение в качестве меры взыскания предусматривает специфические основания увольнения, нарушение ЛПА к которым не относится. 

Справочно.
Наниматель вправе, привлекая работника к дисциплинарной ответственности, уменьшить сумму подлежащих выплате при увольнении денежных средств.

Дополнительной мерой дисциплинарного взыскания может быть лишение премии (ч. 4 ст. 198 ТК). Данная мера применяется в отношении текущего периода, в связи с чем размер выплат работнику при увольнении может быть уменьшен на сумму премии за текущий период. 

Во-вторых, соблюдение процедуры передачи дел можно стимулировать, предусмотрев за это определенное вознаграждение. Оформить такой подход можно различными способами.

Рекомендация.
Уменьшение подлежащей выплате суммы в случае нарушения процедуры передачи дел при увольнении может стать достаточным стимулом для соблюдения установленных нанимателем требований.

Согласно ч. 3 ст. 7 ТК ЛПА могут содержать дополнительные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде. Учитывая это, наниматель вправе предусмотреть дополнительные выплаты при условии соблюдения процедуры передачи дел и лишение этих выплат при нарушении порядка передачи дел при увольнении. 

Если не получается организовать передачу дел до момента увольнения, то, руководствуясь принципом свободы договора (абз. 7 ч. 2, 3 ст. 7, ст. 391 ГК), наниматель может предложить увольняющемуся сисадмину заключить гражданско-правовое соглашение и предусмотреть в нем порядок передачи дел и предоставления консультаций новому работнику в течение определенного срока после увольнения за вознаграждение или безвозмездно. 

Дополнительно по теме:
>>Моисеенко А. Разглашение коммерческой тайны как основание для увольнения 
>>Акт приема-передачи документов и дел (образец)