Отзыв работника из служебной командировки: алгоритм действий

Содержание:

• Шаг 1. Фиксирование необходимости отзыва из командировки
• Шаг 2. Оформление согласия нанимателя на отзыв из командировки путем проставления соответствующей резолюции
• Шаг 3. Издание приказа об отзыве из служебной командировки
• Шаг 4. Уведомление работника об отзыве из командировки и доведение до его сведения приказа об отзыве
• Шаг 5. Получение от работника отчета об израсходованных суммах и неизрасходованных денежных средствах
• Шаг 6. Внесение сведений об отзыве из служебной командировки в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (в случае наличия такого журнала в организации)

К числу причин, которые могут повлечь преждевременное возвращение сотрудника из командировки, можно отнести следующие:

• досрочное выполнение задания;
• семейные обстоятельства (смерть или болезнь родственника, срочная госпитализация и др.);
• решение производственных вопросов, не требующих отлагательств (участие во внеплановой инвентаризации активов и обязательств организации, подготовка к внеплановой проверке и т.д.);
• болезнь командированного работника;
• увольнение (как по инициативе работника, так и по инициативе нанимателя);
• чрезвычайные ситуации, не позволяющие выполнить служебное задание (авария, пожар и др.).

Отзыв работника из служебной командировки, оформленной в пределах Республики Беларусь, производится с соблюдением следующего алгоритма действий.

Шаг 1. Фиксирование необходимости отзыва из командировки

Как правило, необходимость отзыва работника из командировки отражается в докладной записке его непосредственного руководителя, подаваемой на имя нанимателя.

Образец докладной записки об отзыве из служебной командировки

В отдельных случаях (болезнь, препятствующая выполнению служебного задания, необходимость отзыва из командировки по семейным обстоятельствам и т. д.) инициировать досрочное окончание командировки может сам работник.

Шаг 2. Оформление согласия нанимателя на отзыв из командировки путем проставления соответствующей резолюции

Согласие нанимателя на отзыв из командировки подтверждается путем проставления соответствующей резолюции на докладной записке об отзыве из командировки.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована (п. 53 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4)).

В резолюции на докладной записке об отзыве из командировки должны быть отражены сведения:

• о содержании поручения (какой документ необходимо подготовить для отзыва работника);
• лице, ответственном за подготовку соответствующего документа;
• сроках подготовки необходимого документа.

Шаг 3. Издание приказа об отзыве из служебной командировки

Порядок оформления отзыва из командировки законодательством не регламентирован. Следует полагать, отзыв из командировки должен оформляться в том же порядке, что и направление в командировку, то есть посредством издания соответствующего приказа (распоряжения) нанимателя.

В данном документе, как правило, указываются:

• фамилия, имя, отчество и должность служащего (профессия рабочего) работника, отзываемого из командировки;
• причина досрочного окончания командировки;
• дата отзыва.

Образец приказа об отзыве из служебной командировки

При оформлении приказа о командировании к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4). 

Шаг 4. Уведомление работника об отзыве из командировки и доведение до его сведения приказа об отзыве

Порядок и форма извещения работника об отзыве из командировки действующим законодательством не регламентированы. Содержание соответствующего приказа может быть доведено до сведения сотрудника письменно (к примеру, путем направления копии указанного документа на его электронную почту) либо устно, по телефону.

Личную подпись и дату ознакомления работник проставляет на приказе об отзыве из командировки, как правило, после возвращения.

Шаг 5. Получение от работника отчета об израсходованных суммах и неизрасходованных денежных средствах

По возвращении из служебной командировки работником предоставляется отчет о расходовании ранее выданного ему аванса.

Согласно п. 90 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117), работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в соответствии с п. 72 Инструкции № 117 обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.

Перечень документов, подтверждающих расходы, установлен п. 91 Инструкции № 117.

Справочно.
С 23.03.2019 возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь допускается без представления подтверждающих документов. В случае их отсутствия возмещение производится с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия в размерах, установленных в приложении 1 к Положению о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. 
При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Отчет об израсходованных суммах может быть представлен:

• на бумажном носителе работником лично;
• посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема регистрируемого почтового отправления);
• с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
• посредством электронной почты.

Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю лично либо досылаются посредством регистрируемого почтового отправления (п. 92 Инструкции  № 117).

Шаг 6. Внесение сведений об отзыве из служебной командировки в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (в случае наличия такого журнала в организации)

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки. В данном журнале отражается день фактического прибытия работника из командировки. С учетом того, что работник возвращается из командировки досрочно, в журнале целесообразно указать также номер и дату приказа об отзыве.

Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. В таком случае отметку о дате прибытия к месту постоянной работы необходимо проставить в нем и в командировочном удостоверении.

Справочно.
В настоящее время ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки, а также выдача работникам, направляемым в служебную командировку, командировочных удостоверений не является для нанимателей обязательным и может осуществляться исключительно по их усмотрению.