Изменение фамилии работника: оформляем правильно

Содержание:

• Шаг 1. Подача работником заявления об изменении фамилии
• Шаг 2. Издание приказа об изменении фамилии работника
• Шаг 3. Внесение изменений, связанных со сменой фамилии работника, в трудовой договор
• Шаг 4. Включение копии приказа об изменении фамилии в личное дело работника, внесение соответствующих изменений в личный листок по учету кадров, личную карточку и иные учетные документы
• Шаг 5. Внесение изменений в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
• Шаг 6. Предоставление корректирующих сведений в территориальные подразделения Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь
• Шаг 7. Предоставление сведений об изменении фамилии работника в военкомат (в случае, если работник является военнообязанным)

В соответствии с пп. 1 и 2 ст. 18 ГК гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), если иное не вытекает из законодательства. Гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законодательством. При этом перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем.

Справочно.
Гражданин обязан принимать необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о перемене его имени и несет риск последствий, вызванных отсутствием у этих лиц сведений о перемене его имени.

Если фамилия работника изменяется, соответствующие изменения потребуется внести и в кадровые документы:

• трудовую книжку;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• документы личного дела;
• трудовой договор (контракт);
• личную карточку (если она ведется) и др.

Порядок действий в ситуации, если работник сменил фамилию, следующий. 

Шаг 1. Подача работником заявления об изменении фамилии

Необходимость подачи работником заявления об изменении фамилии законодательством не установлена, вместе с тем указанный шаг представляется целесообразным. Подача заявления позволяет зафиксировать дату обращения работника с просьбой изменения своих персональных данных.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающих изменение фамилии, — документа, удостоверяющего личность, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака и др.

Образец заявления об изменении фамилии и внесении изменений в учетные документы

Документами, удостоверяющими личность, являются:

• паспорт гражданина Республики Беларусь;
• вид на жительство в Республике Беларусь;
• удостоверение беженца;
• идентификационная карта гражданина Республики Беларусь;
• биометрический вид на жительство в Республике Беларусь иностранного гражданина;
• биометрический вид на жительство в Республике Беларусь лица без гражданства (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»).

Необходимо обратить внимание, что изменение фамилии работника допускается исключительно на основании документа, удостоверяющего личность. Это объясняется тем, что работник, изменивший фамилию, может обратиться за сменой паспорта не сразу после вступления в брак или его расторжения, а значительно позже. В таком случае в кадровых документах нанимателя будет фигурировать новая фамилия работника, в то время как в его паспорте будет указана прежняя. При расторжении трудовых отношений с таким работником сведения, имеющиеся у нанимателя, и сведения персонифицированного учета будут не совпадать.

Шаг 2. Издание приказа об изменении фамилии работника

На основании указанного заявления наниматель издает приказ об изменении фамилии работника и внесении соответствующих изменений в учетные документы. Данный документ доводится до сведения работника под роспись. 

Образец приказа об изменении фамилии работника и внесении изменений в учетные документы

Шаг 3. Внесение изменений, связанных со сменой фамилии работника, в трудовой договор

С учетом требований п. 1 ч. 2 ст. 19 ТК трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. К данным о работнике относится в том числе и его фамилия. 

Во избежание расхождения сведений о работнике, содержащихся в трудовом договоре (контракте) и других документах организации, изменение его фамилии следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту).

Образец дополнительного соглашения к контракту, содержащее сведения об изменении фамилии работника

Шаг 4. Включение копии приказа об изменении фамилии в личное дело работника, внесение соответствующих изменений в личный листок по учету кадров, личную карточку и иные учетные документы

В соответствии с п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2), копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника.

Сведения, касающиеся изменения фамилии работника, вносятся также в дополнение к личному листку по учету кадров (п. 13 Инструкции № 2). 

Правила ведения личных карточек в настоящее время определяются нанимателем самостоятельно. Как правило, при внесении таких изменений прежняя фамилия работника зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая.

В иных учетных документах (графике отпусков, табеле учета рабочего времени и др.), если кадровый учет ведется в электронном виде, при внесении новой фамилии она автоматически поменяется во всех программах. В случае, если учет ведется в бумажном виде, прежние данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой на документ и заверением подписью.

Шаг 5. Внесение изменений в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, изменение записей в трудовой книжке о фамилии работника производится нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты.

Такие изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки). 

При изменении фамилии прежние данные зачеркиваются, и над ними записывается измененная фамилия. Новые данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

Справочно.
В случае, если фамилия работника менялась неоднократно и места на титульном листе трудовой книжки для внесения новых изменений уже не имеется, по просьбе работника нанимателем может быть оформлен дубликат трудовой книжки.

Помимо трудовой книжки сведения об изменении фамилии работника отражаются также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 6. Предоставление корректирующих сведений в территориальные подразделения Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

В соответствии с п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837, форма ПУ-1 (тип формы — изменение анкетных данных) представляется работодателем в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных.

Документ, удостоверяющий личность, с измененными анкетными данными работник обязан предъявить работодателю в течение месяца со дня его получения.

Шаг 7. Предоставление сведений об изменении фамилии работника в военкомат (в случае, если работник является военнообязанным)

С учетом требований абз. 9 п. 76 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662, изменения в части фамилии работника подлежат внесению в личную карточку по воинскому учету. Кроме того, указанные сведения в месячный срок необходимо письменно сообщить в военный комиссариат района (города).