Сфера действия и общие положения Инструкции
В п. 1 Инструкции № 29 уточнена сфера ее действия. Так, в п. 1 указано, что Инструкция определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности (далее – государственная организация), иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь.
Кроме этого, как и в ранее действовавшей Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2) (данное постановление утратило силу с момента принятия постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29), в Инструкции № 29 определено, что ее действие не распространяется на порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих. Вместе с тем из новой редакции исключена такая категория лиц, на которых не распространяется действие Инструкции № 29, как учащиеся учреждений образования.
В п. 2 Инструкции № 29 конкретизировано понятие личного дела работника. Так, личное дело работника отражает сведения о трудовой деятельности работника и содержит документы (их копии), предусмотренные пп. 8–10 Инструкции № 29.
Инструкция № 29 (пп. 4 и 5) также определяет порядок ведения личных дел внутренних и внешних совместителей. Так, личные дела работников, работающих на условиях внешнего совместительства, формируются, ведутся и хранятся в порядке, установленном Инструкцией № 29. Документы, содержащие сведения о работе по внутреннему совместительству, включаются в одно личное дело.
В ранее действовавшей Инструкции № 2 было закреплено, что формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Новая Инструкция № 29 определяет, что формирование, ведение и хранение личных дел осуществляется уполномоченным на это структурным подразделением (работником) организации. Иными словами, ведение личных дел уже может не возлагаться непосредственно на кадровую службу организации (специалиста по кадрам), а как вариант ‒ на уполномоченные на это иные структурные подразделения (работников) организации.
Порядок формирования и ведения личного дела
В п. 7 Инструкции № 29 конкретизированы события, после которых формируется личное дело работника. Так, личное дело в соответствии с Инструкцией № 29 формируется после заключения трудового договора (контракта) и принятия (издания) распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) организации (учредителя, должностного лица) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего). Указанный пункт по сравнению с п. 5 Инструкции № 2 существенно не изменился, дополнены лишь условия о принятии иных актов, а также исключен такой документ, как постановление (в данной ситуации постановление заменено на словосочетание «иной акт»).
Также из нововведений – конкретизировано, что форма внутренней описи документов личного дела должна соответствовать приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Также в личное дело должен быть включен такой документ, как общие сведения о работнике. Форма данного документа определена в приложении 1 к Инструкции № 29.
Что касается личного листка по учету кадров, то Инструкция № 29 уточняет, что в личное дело включается личный листок по учету кадров по форме согласно приложению 2, заполненный с применением технических средств либо вручную (анкета по форме согласно приложению 1 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 25.03.2022 № 170 «Об организации проверки сведений о кандидатах на отдельные должности» в случаях, предусмотренных актами законодательства).
С 02.06.2024 в личные дела при их формировании в обязательном порядке должен быть включен такой документ, как декларация о доходах и имуществе (для лиц, предоставление деклараций которыми предусмотрено Законом Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»), а также прилагаемые к ней документы. При наличии декларации о доходах и имуществе при формировании личного дела в него также включается заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе.
Справочно:
Декларации о доходах и имуществе, прилагаемые к ним документы и заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе, принятые в установленном порядке на этапах формирования и ведения личного дела, хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.
Кроме этого, при формировании личного дела в него, в частности, включаются следующие документы:
- копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
- характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);
- сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии);
- заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства) и т.д.
Важно.
Полный перечень документов, которые включаются в личное дело при его формировании, определен в п. 8 Инструкции № 29, а перечень документов, которые включаются в личное дело в процессе его ведения, определен в п. 9 данной Инструкции.
В соответствии с п. 10 Инструкции № 29 конкретизирован перечень документов, которые включаются в личное дело работника при его формировании и ведении по решению руководителя организации. К таким документам относятся:
- контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29;
- документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;
- иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.
Справочно.
Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.
Хранение личных дел
Для обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29 на бумажном или электронном носителе.
Пунктом 16 Инструкции № 29 определено, что работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел.
