Тайм-менеджмент руководителя

Время — дефицитный ресурс, и если им не уметь управлять, то ничем не сможем управлять. 

Питер Ф. Драккер

В ситуации нехватки времени стандартной ошибкой множества руководителей является «скоростное» выполнение работы, что влечет за собой повышение количества ошибок и снижение качества выполняемой работы. Поэтому «скоростных» руководителей часто сравнивают с дровосеком из притчи о неразумном труде. 

Шел охотник по лесу и повстречал дровосека. Согнувшись, тот долго и упорно пилил сваленное дерево. С его лица пот лился ручьем, а все тело было сильно напряжено. Охотник подошел поближе, чтобы посмотреть, почему работа движется так медленно и с таким колоссальным трудом.

— Да ваша пила совсем затупилась! — обратился охотник к дровосеку. — Почему бы вам ее не заточить?

— Что вы! — воскликнул дровосек, удивленно посмотрев на прохожего. — У меня совершенно нет на это времени, мне нужно спилить еще двадцать деревьев!

И дровосек снова принялся за работу.

Мораль: трудолюбие — это, конечно, хорошо, но не стоит забывать об эффективности затрачиваемых усилий. Наверняка грамотное распределение времени позволило бы выполнить работу намного быстрее и качественнее.

Собственно, для этого и существует тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент учит руководителя управлять не временем, а собой, своими действиями относительно (или с учетом) времени. Появлению тайм-менеджмента способствовали проблемы нехватки времени у руководителей разных сфер деятельности. Однако стоит помнить, что каждая причина индивидуальна и требует особого подхода.

Причины дефицита времени

«Как всегда, во всем виноват руководитель» — к такому выводу приходят, когда персонал допускает много ошибок в работе. Появление проблем — это следствие неграмотных действий самого управленца. Например, таких как:

— бесплановость рабочего процесса;

— отсутствие стандарта приема и передачи информации (обмен информацией происходит в виде «испорченного телефона»);

— отсутствие распределения работ по степени их важности;

— выполнение руководителем задач, с которыми могут справиться подчиненные;

— низкая степень мотивации труда. 

Грамотный руководитель должен выявить и устранить эти факторы. Но есть причины, которые не зависят от руководителя:

• работа с документами. Статистика показывает, что примерно четверть рабочего времени руководитель уделяет работе с бумагами;

• рутинные дела (например, оформление помещений, выбор мебели, личный контроль «проблемных» сотрудников);

• «поглотители времени» («воры времени» или «вампиры времени»). Это неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени. К ним можно отнести:

— телефонные звонки;

— приходящих в кабинет людей;

— проблемы с техникой;

— изменение очередности работ, навязываемое персоналом;

— исправление ошибок некачественно выполненной работы;

— неорганизованные планерки и собрания;

— отвлекающие факторы на рабочем месте (мягкая мебель, телевизор, радио);

— бесполезные споры, неэффективное общение.

Неумение отказывать может привести к тому, что вы постоянно будете заняты не своей работой, а работой, которую вам навязали. Умение отказывать не относится к методикам управления временем. Способность сказать «нет» — это скорее признак личностной зрелости и опыта. 

От руководителей нередко можно услышать: «У меня каждый день загружен. Времени просто не хватает!» Управленцы думают, что, прибегнув к тайм-менеджменту, им придется составлять строгие планы с жестким регламентом и четко, «по-армейски» их выполнять. Это не так! Каждый руководитель с насыщенным рабочим днем самостоятельно решает, что в данный момент делать. Руководитель в любой момент может изменить план по своему усмотрению, если того потребуют обстоятельства. Максимум, что нужно сделать — это запланировать ряд дел, которые необходимо выполнить за день, неделю или месяц, а вот порядок выполнения задач можно определять исходя из конкретной ситуации. Как говорят политики: «Человек не может добиться успеха, если вся его жизнь протекает по строгому плану».

Для внедрения тайм-менеджмента в собственную жизнь необходимо понимание того, что применение технологий управления временем будет способствовать управленческой эффективности, но для начала нужна подготовка. Поэтому начнем с простых и удобных инструментов, применение которых способно улучшить организацию времени. 

Инструменты управления временем

1. Планирование. «План — ничто, планирование — все». 

Перед началом работы выделите 10 минут на планирование дня. 

При постоянной работе с большим списком задач приходится тратить много времени на его просмотр и анализ, так как человек не может держать в области своего внимания больше 9 объектов. Если количество таких задач в списке больше 9, то появляется существенный риск того, что внимание будет уделено неприоритетной задаче. Поэтому старайтесь планировать количество задач на день не более указанного количества.

Во-первых, прописываем в плане так называемые «спартанские» задачи. Это задачи, которые требуют срочного выполнения. Следует учесть, что планировать «спартанские» задачи, которые будут следовать друг за другом без временного интервала, нельзя. К примеру, может возникнуть форс-мажор или «хронотопы» («воры времени») — и все, вы опоздали на совещание, встречу, не успели сделать отчет. Эта задержка потянет за собой смещение всех остальных задач. По этой причине рекомендуется ставить «гибкие» задачи, то есть не привязанные к определенному времени, фиксировать их не в сетке часов, а просто отдельным списком. Эти задачи можно будет решить на протяжении дня без привязки ко времени, и не важно, будут они выполнены утром или после обеда. 

Следующим важным подходом к планированию является «бюджетирование» времени. Например, на проведение совещания требуется один час. В процессе совещания выясняется, что накануне на производстве произошла авария, а вы не в курсе. В итоге вы потратили на выяснение причин и принятие решения много времени. Поэтому руководителю следует выделять время на «бюджетируемые» задачи и при их решении ничем иным стараться не заниматься. 

Главный принцип: планировать следует не более 60–70 % рабочего времени. В противном случае план нереалистичен, поскольку «воры времени» все равно будут появляться, а задача руководителя — спокойно, результативно выполнять свою управленческую функцию. Если «авралов» нет, можно заняться стратегическими задачами на перспективу или саморазвитием — например, почитать нормативные документы или профессиональную литературу. 

Самый простой способ быстро расставить приоритеты — это разделить все задачи по 4 категориям: А, Б, В, Г (или 1, 2, 3, 4): 

• А (1) — важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации, форс-мажоры, «авралы»); 

• Б (2) — важные, но не срочные (написание отчета, который сдавать еще нескоро, подготовка к совещанию, планирование долгосрочных целей и др.); 

• В (3) — не важные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, «навязанные» проблемы и т.д.); 

• Г (4) — не важные и не срочные («поглотители времени»: «чистка» компьютера, общение с персоналом и т.д.). 

Нередко у руководителя появляются задачи, к которым «душа не лежит». Эти задачи могут «пылиться» в ежедневнике долгое время, пока не наступит момент их срочного выполнения. Как заставить себя начать подобную работу? 

Предлагаем приготовить «салат» под названием «Аврал». Первое — нужно распределить работу, то есть выделить порции работы и каждую порцию включить в план. Например, в приготовлении салата вам не нравится чистить овощи. Не проблема — сварите яйца, начните готовить с того продукта, который вам нравится. При таком подходе вы довольно скоро обнаружите, что салат становится «съедобен». 

Кстати, не обязательно придерживаться «рецепта». Работа из кусочков, которые нравятся, быстрее сформируется в целостный объект. То есть начинаем «готовить» в любом порядке: работаем с информацией, которая проверена и является для вас важной. Начав работу, вы и сами не заметите, как «салат» будет готов! 

2. Хронометраж. Бывают настолько насыщенные рабочие дни, что сам руководитель не помнит, на что потратил время. В этом случае поможет хронометраж — фиксирование затрачиваемого времени, а в конце дня проведение анализа. К примеру, в плане вы фиксировали время, затрачиваемое на совещание, телефонные разговоры, электронную почту и т.д. Проанализировав полученные данные, пришли к выводу: расходы времени в первой половине дня нужно уменьшить, или наоборот.

Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража: 

— определить, на что тратится время; 

— изыскать первые резервы времени; 

— сократить непродуктивные расходы времени; 

— выработать «чувство эффективности», «чувство времени». 

Основное условие успешного применения хронометража — систематичность. Только ведение хронометража на протяжении от 2–3 недель обеспечит успешный результат. 

Важным резервом времени, которым в современных условиях никак нельзя пренебрегать, являются ожидания: в пробках, в приемных директора или вышестоящих инстанций и т.п. Это время можно использовать на телефонные звонки, чтение документов, размышления. 

3. Нагрузка. Многие руководители поощряют (так как сами это делают) сотрудников, которые засиживаются допоздна на рабочем месте. При этом они не принимают во внимание, что побочное действие от перегрузки в виде усталости будет накапливаться и через определенное время проявится профзаболевание, а в самом крайнем случае — «кароси». 

«Кароси» («кароши») — японское слово, которое означает смерть от переутомления. Основные медицинские причины — инсульт или инфаркт на фоне рабочего стресса, нагрузок.

Основной проблемой, которая чаще всего приводит к потере времени и перегрузкам руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. 

Хорошим способом контроля времени станет помощник, который будет выполнять вместо руководителя менее значимую работу (например, заместитель). К примеру, если вам нужно подписать много однотипных документов, то вы можете поручить их изучение помощнику, а самому только ставить подпись на проверенных бумагах. Так вы сэкономите до 90 % рабочего времени. 

Выбирать помощников нужно из ответственных людей, которые реально смогут выполнить возложенные на них обязательства. 

Не подлежат делегированию такие задачи, как постановка цели, окончательное принятие решений, контроль результатов, важные и срочные дела, задачи с высокой степенью риска.

Из опыта руководителя: 

«В течение дня я обязательно делаю себе несколько перерывов для отдыха: пью кофе, просто сижу с закрытыми глазами, выхожу на улицу, делаю «обход» территории.

Если день очень загружен, пишу подробный список дел, а потом вычеркиваю — это поднимает настроение. Если дел много, то часть «дарю» своему заместителю. 

Я учу персонал уважать свое и чужое время. Самый классический инструмент, который я использую, — память, пока полагаюсь на нее. Если день загруженный, то не забыть что-то мелкое, но важное помогает ежедневник».

4. Целеполагание. Как говорил Наполеон: «Требуйте невозможного, получите максимум». Очевидно, что именно наши цели определяют наши приоритеты, а те, в свою очередь, формируют наши планы. 

Попробуйте написать на листе бумаги цели, которые вы ставите перед собой на ближайший год. Конкретизируйте эти цели, укажите реальные сроки их достижения. Положите этот лист в ваш ежедневник или повесьте на видном месте — пусть он станет напоминанием и не даст погрязнуть в текучке дел. 

5. Эргономика. Это «приспособление» должностных обязанностей: учет персональных биоритмов, умение в течение дня выбирать наиболее оптимальное время для решения отдельных задач, организация личного пространства руководителя.

В правильно организованном рабочем кабинете руководителя снижается утомляемость, а следовательно, повышается эффективность. 

Организация рабочей зоны руководителя

Рабочий стол. На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. 

Зоны стола можно разделить на части: «выбросить», «передать», «работать», «в архив» и т.д. 

Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, должны находиться в пределах рабочей зоны руководителя (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. Ваши действия должны перейти в автоматизм. Папки с документами могут иметь названия: «срочно», «на исполнение» (с разделителями, обозначающими сроки исполнения), «на отправку» или «для передачи сотрудникам», «архив» и т.д. 

Освещенность. Правильная освещенность помещений — фактор создания комфортных условий для работы руководителя. Прямой яркий свет вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрой утомляемости. Свет, отраженный от полированных поверхностей стола и шкафов, действует раздражающе. Лучше всего располагать стол так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола руководителя или прямо на него. Если не получается переместить мебель, то помогут правильно подобранные светильники или настольные лампы. 

Чистый воздух. Вентиляция имеет большое значение для сохранения работоспособности. При отсутствии кондиционера помещение необходимо проветривать каждые два часа.

Если вы готовы вступить в борьбу за собственное время, то легкой победы не ждите. Привычка планировать и соблюдать планы за один день не появится, парадокс — нужно время! Запомните, что лучшие методы тайм-менеджмента — это методы, удобные лично для вас.

ТЕСТ НА ОРГАНИЗОВАННОСТЬ

Отвечайте на вопросы теста «да» или «нет».

1. Вы можете сказать, что будете делать завтра днем в 15:45? 

2. Удастся ли Вам найти ключи от кабинета за одну минуту? 

3. Всегда ли у Вас при себе ежедневник (электронный органайзер, записная книжка)? 

4. Вы уже наметили, с кем сегодня будете связываться, звонить? 

5. Все ли нужные Вам контакты сохранены в Вашей телефонной книжке? 

6. Удается ли Вам ужинать всей семьей хотя бы три–четыре раза в неделю? 

7. Идеальный ли порядок в конце дня на Вашем рабочем столе: документы сложены, канцелярские приборы в ящике или в подставке? 

8. Если бы оказалось, что через два часа Вам неожиданно нужно ехать в командировку, были бы у Вас к этому времени собраны все необходимые вещи? 

9. Можете ли Вы с уверенностью сказать, что уже сделали 100 % дел, намеченных на вчера? 

10. Вы уже запланировали свой следующий отпуск? 

11. Вы наводите порядок в своем кабинете хотя бы один раз в месяц? 

12. У Вас есть долг, который вы не можете отдать уже больше месяца? 

13. Случалось ли Вам когда-либо забывать дни рождения или памятные даты в Вашей семье? 

14. Есть ли у Вас на работе недописанные деловые письма? 

15. Есть ли у Вас случаи опозданий куда-либо в течение последних двух недель? 

16. Находите ли Вы порой в ящиках письменного стола вещи, о которых Вы даже и не помнили? 

17. Случалось ли Вам в течение прошедшего месяца долго искать важные документы? 

18. Отвлекал ли Вас сегодня кто-либо более двух раз? 

19. Когда Вы идете в магазин, нужен ли Вам список продуктов? 

20. Случались ли у Вас ссоры или неудобные ситуации с кем-либо из членов Вашей семьи из-за информации, которой Вы забыли с ними поделиться? 

Теперь смотрим результаты теста! Поставьте себе по 5 баллов за каждый ответ «да» на вопросы с 1-го по 11-й и по 5 баллов на каждый ответ «нет» на вопросы с 12-го по 20-й. После этого подсчитайте общее количество набранных Вами баллов.

90 баллов и больше — Поздравляем! Вы очень организованная личность. Вы способны не только добиться успеха в Вашей сфере деятельности, но и в целом чувствуете себя намного активнее, чем Ваши одногодки.

80—90 — Вы обладаете неплохими организационными способностями. Стоит Вам лишь немного поработать над собой, и Вы сможете достичь новых высот в профессиональном плане, сделать карьеру. 

70—80 — признайтесь, Вам не хватает организованности. Вы полностью зависите от обстоятельств и чрезмерно рассчитываете на помощь окружающих. Постарайтесь честно признаться себе в этом, чтобы изменить Вашу жизнь к лучшему. Попробуйте почитать специализированную литературу.

до 70 баллов — SOS! Вам нужна помощь, и как можно скорее! Начните с малого: заведите органайзер или блокнот. Почитайте специальную литературу по самоорганизации и тайм-менеджменту.