Суммированный учет рабочего времени: оформляем правильно

Содержание:

• Особенности введения суммированного учета рабочего времени
• Установление суммированного учета рабочего времени
• Составление графика работ (сменности)
• Если рабочий день выпадает на праздник
• Привлечение к работе в выходной день
• Расчетная норма часов при трудоустройстве и увольнении
• Расчетная норма часов при отсутствии работника в период учетного периода

Особенности введения суммированного учета рабочего времени

На практике суммированный учет вводится в организациях с непрерывным производством, организациях, осуществляющих обслуживание населения (например, в сфере здравоохранения, торговли, транспорта), а также при сезонном производстве, вахтовом методе организации работ и т.д.

Режим работы сотрудников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, определяется графиками работ или графиками сменности. Графики сменности разрабатываются для работников, труд которых организован по сменам. Трудовая деятельность тех, чей режим рабочего времени не является сменным, регламентируется графиками работ.

В соответствии с ч. 2 ст. 126 ТК еженедельная продолжительность рабочего времени при суммированном учете может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112‒114 ТК). При этом ежедневная продолжительность рабочего времени не может превышать 12 часов в среднем за учетный период.

Справочно.
Перечень категорий работников, которым может устанавливаться продолжительность смены свыше 12 часов, определен постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.2008 № 104 «О продолжительности смены свыше 12 часов для отдельных категорий работников». К ним относятся, в частности, рабочие и служащие: военизированной охраны, военизированных газоспасательных отрядов, обеспечивающие пожарную безопасность и (или) охрану объектов и т.д. 

Важнейшим условием введения суммированного учета рабочего времени является установление учетного периода, то есть периода, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112‒114 ТК) (ч. 4 ст. 126 ТК).

Согласно ч. 5 ст. 126 ТК учетный период может быть равен по продолжительности календарному периоду (месяцу, кварталу) либо иным периодам. Продолжительность учетного периода не может превышать одного календарного года.

Особенности применения суммированного учета рабочего времени в отношении работников отдельных отраслей экономики и отдельных профессий могут регламентироваться отраслевыми нормативными правовыми актами. К примеру, порядок установления такого учета водителям автомобилей регулируется Положением о рабочем времени и времени отдыха водителей автомобильного транспорта, утвержденным постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 25.11.2010 № 82.

Установление суммированного учета рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени вводится в организации по решению нанимателя. Если в организации имеется профсоюз, такое решение нужно согласовать с ним (ч. 6 ст. 126 ТК).

Решение об установлении суммированного учета рабочего времени должно быть оформлено приказом (распоряжением) нанимателя с указанием:

• обоснованных производственных, организационных или экономических причин установления суммированного учета рабочего времени;
• категорий работников, которым устанавливается указанный режим;
• даты установления суммированного учета рабочего времени;
• учетного периода, применяемого в организации.

Образец приказа об установлении суммированного учета рабочего времени 

Введение суммированного учета должно быть отражено и в локальных правовых актах ‒ правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном трудовом договоре, графике работ (сменности).

Ввиду того, что введение суммированного учета рабочего времени является изменением существенных условий труда, работники, которым планируется установление такого режима, должны быть письменно предупреждены об этом не позднее чем за один месяц (ч. 3 ст. 32 ТК).

Образец уведомления об изменении режима работы и установлении суммированного учета рабочего времени 

Образец дополнительного соглашения к контракту (включение условия об установлении суммированного учета рабочего времени)

Если суммированный учет рабочего времени изначально устанавливается работнику при трудоустройстве, условие об этом закрепляется в приказе о приеме на работу. Если его режим труда и отдыха будет отличаться от предусмотренного Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными у нанимателя, конкретные условия занятости потребуется отразить в трудовом договоре (контракте).

Составление графика работ (сменности)

При составлении графика работ (сменности) необходимо учитывать, что сумма определяемых в нем часов рабочего времени за учетный период не должна превышать нормы часов за этот период, рассчитанной в соответствии со ст. 112‒117 ТК (ч. 3 ст. 126 ТК).

При установлении расчетной нормы рабочего времени на год либо на иной учетный период (месяц, квартал) учитывается ежедневная продолжительность работы (смены), рассчитанная исходя из установленной законодательством 40-часовой рабочей недели:

• при пятидневной рабочей неделе ‒ ежедневно по 8 часов;
• при шестидневной рабочей неделе ‒ 5 дней недели (с понедельника по пятницу) по 7 часов, в субботу ‒ 5 часов.

Накануне государственных праздников и праздничных дней, установленных и объявленных Президентом Республики Беларусь нерабочими, рабочий день сокращается на один час.

Минимальная продолжительность еженедельного отдыха при суммированном учете рабочего времени может исчисляться в среднем за учетный период (ст. 138 ТК).

Количество часов работы за учетный период, указанный в графике, в обязательном порядке должно соответствовать расчетной норме рабочего времени данного периода. К примеру, согласно производственному календарю на 2024 г. для 5-дневной рабочей недели во 2-м квартале 2024 г. оно составляет 493 часа, в 3-м квартале ‒ 519 часов (при 40-часовой рабочей неделе).

Планировать сверхурочную работу в графике работ (сменности) запрещается.

Если рабочий день выпадает на праздник

В ситуации, если рабочий день сотрудника, определенный графиком, является государственным праздником или праздничным днем, работа в такой день должна быть оплачена с учетом требований, установленных ч. 1 ст. 69 ТК.

За каждый час работы в государственные праздники, праздничные дни сверх заработной платы, начисленной за указанное время, производится доплата:

1) работникам со сдельной оплатой труда ‒ не ниже сдельных расценок;

2) работникам с повременной оплатой труда ‒ не ниже часовых тарифных ставок (окладов).

Справочно.
Перечень государственных праздников и праздничных дней определен Указом Президента Республики Беларусь от 26.03.1998 № 157«О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь».

Привлечение к работе в выходной день

Привлечение к работе в выходной день работника, которому установлен режим суммированного рабочего времени, будет иметь место лишь в случае, если этот день является для него выходным по графику. К примеру, если согласно графику суббота и воскресенье – рабочие дни для сотрудника, дополнительного документального оформления и компенсации труда в эти дни не требуется. Однако если работника понадобится привлечь к труду в пятницу, являющуюся для него выходным днем, такое привлечение должно быть оформлено приказом (распоряжением) нанимателя.

Работа в выходной день может быть компенсирована предоставлением:

• доплаты, исчисленной в порядке ч. 1 ст. 69 ТК;
• другого неоплачиваемого дня отдыха (ч. 3 ст. 69 ТК).

Расчетная норма часов при трудоустройстве и увольнении

При трудоустройстве или увольнении работника в период действия учетного периода расчетной нормой часов его рабочего времени будет являться количество часов:

• рассчитанных с даты трудоустройства до окончания учетного периода;
• рассчитанных с начала учетного периода до дня увольнения.

Пример 1

Работник принимается на работу 03.12.2024. Учетный период, установленный в организации, равен кварталу. Норма его рабочего времени за период с 03.12.2024 по 31.12.2024 составит 160 ч (8 ч х 20 рабочих дней). С 01.01.2025 для работника начнется новый учетный период, равный по продолжительности 1-му кварталу 2025 г. 

Пример 2

Работник, которому установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом квартал, увольняется из организации 31.10.2024.  С начала учетного периода до даты увольнения им по графику «два через два» отработано 192 ч (12 ч х 16 рабочих дня). 

Расчетная норма часов, рассчитанная для 5-дневной рабочей недели, за период с 01.10.2024 по 31.10.2024 составит 184 часов (8 ч х 24 рабочих дня) (при 40-часовой рабочей неделе). Ввиду того, что фактически отработанные часы превышают расчетную норму часов за указанный период, при окончательном расчете с работником нанимателю потребуется произвести оплату за работу в сверхурочное время в порядке, определенном ст. 69 ТК. Компенсации в данном случае будет подлежать 8 ч (192 ч ‒ 184 ч).

Расчетная норма часов при отсутствии работника в период учетного периода

Если в течение учетного периода работнику будет предоставлен отпуск либо он будет отсутствовать на работе по причине временной нетрудоспособности, нанимателю следует произвести уточнение расчетной нормы его рабочего времени. К примеру, норма рабочего времени сотрудника, отсутствовавшего на работе в 4-м квартале 2024 г. в течение 3 календарных дней, являющихся для него рабочими, по причине временной нетрудоспособности, составит 485 ч (509 ч – 8 ч х 3 рабочих дня).

В свою очередь, для работника, работающего по графику сменности «два через два», чье отсутствие было вызвано пребыванием в трудовом отпуске продолжительностью 25 календарных дней с 01.11.2024 по 25.11.2024, из которых рабочими днями для него были 13, указанная норма будет равна 405 ч (509 ч – 8 ч х 13 рабочих дней).