Характеристика по Декрету № 5

Определение характеристики и по сути требования к ее содержанию и форме содержатся в примечаниях к ч. 2 п. 9 Декрета № 5. Так, для целей Декрета № 5 под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь.

С 24.10.2021 необходимо использовать в работе унифицированную форму характеристики, установленную Советом Министров Республики Беларусь, с учетом требований к ее содержанию согласно ч. 2 п. 9 Декрета № 5 при ее выдаче на основании п. 9 и ч. 2 п. 11 Декрета № 5.

Срок выдачи характеристики

Согласно обновленной норме ч. 1 п. 11 Декрета № 5 наниматели вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса. Однако стоит отметить, что ч. 3 ст. 26 ТК сохраняет прежний срок выдачи характеристики — 5 календарных дней с момента получения соответствующего запроса.

В данном случае возникает коллизия между нормативными правовыми актами. С учетом ст. 70 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» в случае коллизии нормативных правовых актов субъекты правоотношений обязаны руководствоваться предписаниями нормативного правового акта большей юридической силы, а согласно ст. 23 данного Закона в случае расхождения декрета или указа Президента Республики Беларусь с законом закон имеет верховенство лишь тогда, когда полномочия на издание декрета или указа Президента Республики Беларусь были предоставлены законом. Таким образом, в данном случае в части сроков предоставления характеристик будет действовать норма, указанная в Декрете № 5.

Алгоритм выдачи характеристики

Шаг 1. Регламентируем порядок выдачи характеристики на локальном уровне 

При закреплении порядка выдачи характеристики нанимателю следует помнить о необходимости ознакомления работника с локальным правовым актом. Так, согласно п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК наниматель обязан создавать условия для ознакомления работника с локальными правовыми актами. 

Поскольку обязанность по ознакомлению с локальными правовыми актами лежит на нанимателе, в случае отказа работника от ознакомления с локальным правовым актом следует оформить соответствующий акт. 

Справочно.
Унифицированной формы акта нет, следовательно, он составляется в произвольной форме с соблюдением общих требований законодательства о делопроизводстве.

Шаг 2. Делегируем полномочия 

Стоит отметить, что данный шаг будет актуален в том случае, если организация крупная и имеет сложную организационную структуру. 

Справочно.
Согласно комментарию Минтруда кроме руководителя подписывать характеристики имеют право должностные лица нанимателя, которые уполномочены осуществлять прием и увольнение работников.

Делегирование полномочий может осуществляться как на основании приказа, так и на основании доверенности согласно ст. 186 ГК.

Рекомендация.
Во избежание спорных вопросов о полномочиях иного работника лучше оформить делегирование полномочий и приказом, и доверенностью. Порядок выдачи и оформления доверенности определен в ст. 186 ГК.

Образец приказа о делегировании полномочий на подписание характеристик

Шаг 3. Фиксируем полученный запрос 

В п. 11 Декрета № 5 прямо не указана форма запроса. В таком случае, полагаем, применяются общие правила делопроизводства.

Согласно п. 215 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 17.10.2019, далее — Инструкция по делопроизводству), выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

С учетом положений п. 134 Инструкции по делопроизводству запрос может быть выполнен в форме письма. 

В соответствии с подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Таким образом, запрос на предоставление характеристики в организации должен быть зарегистрирован как входящий документ. 

Шаг 4. Оформляем резолюцию 

Для подготовки ответа на поступивший запрос руководителю организации необходимо оформить резолюцию. Согласно п. 53 Инструкции по делопроизводству резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Она должна быть подписана собственноручной подписью и датирована. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

Шаг 5. Подготавливаем характеристику 

На данном этапе исполнитель запроса (как правило, непосредственный руководитель работника, по которому запрашивается характеристика) заполняет установленную форму характеристики. 

Форма характеристики установлена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (далее — постановление № 585). 

При выдаче характеристики на основании запроса государственного органа, иной государственной организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которой находится в государственной собственности, в ней (характеристике) в обязательном порядке должны быть отражены сведения:

— об отношении к государственным и общественным институтам, конституционному строю;

— о совершавшихся действиях против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте.

На практике может возникнуть вопрос, как отразить в характеристике отношение к государственным и общественным институтам, конституционному строю. Каких-либо примерных или унифицированных формулировок здесь нет. Можно указать следующее: «К государственным и общественным институтам, конституционному строю относится положительно. В совершении действий либо в подстрекательстве к совершению действий иными лицами против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте замечен не был».

Также при оформлении характеристики может возникнуть вопрос, за какой период времени нужно указать информацию о привлечении работника к ответственности, в том числе и материальной. 

В части материальной ответственности необходимо указать все случаи привлечения работника, поскольку такая ответственность не погашается.

По-иному обстоит дело с указанием информации о дисциплинарном взыскании. Нанимателю необходимо помнить, что согласно ст. 203 ТК если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то дисциплинарное взыскание автоматически погашается без издания приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола).

На практике также возникает вопрос по заполнению п. 4 «Должность служащего (профессия рабочего), период работы в указанной должности служащего (по указанной профессии рабочего)» формы характеристики. Нужно ли указывать квалификационную категорию по должности служащего?

Согласно ч. 4 п. 7 Общих положений ЕКСД, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (в ред. от 22.07.2021), указание квалификационной категории не образует новое наименование должности служащего. То есть обязанности указывать в п. 4 характеристики квалификационную категорию, полагаем, нет. Но и указание на квалификационную категорию в данном случае также не рассматривается как нарушение порядка заполнения характеристики. 

Шаг 6. Подписываем характеристику и направляем ее адресату 

В соответствии с п. 16 Инструкции по делопроизводству подготовка документа включает в себя составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение. Так, составленная характеристика подписывается руководителем или уполномоченным на то должностным лицом, после чего направляется адресату. 

Справочно.
Ни Декретом № 5, ни постановлением № 585 не установлен какой-либо порядок регистрации выдачи характеристик.

Унифицированная (установленная постановлением № 585) форма характеристики не предусматривает такого реквизита, как регистрационный индекс и т.п. Таким образом, характеристики регистрировать не нужно.

Характеристику, которая не подлежит регистрации, целесообразно направлять с сопроводительным письмом, которое необходимо зарегистрировать с учетом Инструкции по делопроизводству.

Шаг 7. Организуем хранение характеристики 

После отправки ответного документа целесообразно хранить характеристику вместе с копией исходящего ответного документа.

Что же касается вопроса хранения характеристик, которые были получены организацией, то необходимо помнить о хранении характеристик физических лиц, не принятых на работу. Так, согласно п. 645 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.), имеют срок хранения 1 год.