Справочно.
С разъяснением можно ознакомиться по короткой ссылке bit.ly/3lSblmz.
Кто может подписывать характеристику?
В своем первоначальном комментарии Минтруд говорил о том, что характеристика подписывается руководителем организации с указанием даты и заверяется печатью нанимателя (при ее наличии).
В письменной версии комментария не было оговорки, что речь идет исключительно о праве руководителя организации подписывать характеристики. Но в первое время Минтруд исходил из такой позиции, обосновывая ее тем, что в установленной форме характеристики в подстрочном тексте к подписи был указан только руководитель организации.
В ходе применения Декрета № 6 на практике Минтруд скорректировал свой подход к данному вопросу и отдельно посвятил этому небольшой комментарий «О полномочиях на подписание характеристики».
Как и ранее, Минтруд указывает, что форма характеристики, установленная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 (далее — постановление № 585), предусматривает подписание характеристики руководителем организации.
Справочно.
Уполномоченное должностное лицо нанимателя — руководитель, (его заместитель), руководитель структурного подразделения (его заместитель), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством.
Ссылаясь на определение уполномоченного должностного лица нанимателя (ст. 1 ТК), Минтруд, на наш взгляд, делает не совсем корректный вывод, что в случае, если законодательством или локальными актами полномочия руководителя на прием на работу и увольнение работников переданы другому должностному лицу организации (заместителю или руководителю обособленного структурного подразделения), полномочия на подписание характеристики также могут быть переданы этому должностному лицу.
Так, в указанном определении в целом говорится о лице, которому предоставлено право на принятие тех или иных кадровых решений, а не только касающихся вопросов приема на работу или увольнения.
Прямое упоминание об уполномоченном лице по вопросам приема на работу приведено, например, в ч. 1 ст. 201 ТК: дисциплинарное взыскание применяется органом (руководителем), которому предоставлено право приема и увольнения работников, либо по его поручению иным органом (руководителем).
В целом такой подход Минтруда (о том, что право подписи может быть передано лицу, уполномоченному на прием на работу и увольнение), полагаем, оправдан с учетом повышенной ответственности за нарушение порядка выдачи характеристики.
Место и срок хранения характеристики
Согласно разъяснениям Минтруда в соответствии с п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, характеристики работников, на которых ведутся личные дела, включаются в состав этих дел. Срок хранения характеристик в составе личных дел соответствует сроку хранения самих личных дел (п. 638 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее — Перечень).
При этом если обратить внимание на п. 8 Инструкции по личным делам (постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2), то он касается дополнения личного дела в процессе его ведения (и, скорее, характеристики как документа при проведении аттестации работников).
Учитывая сходство выполняемой функции, а также формы справки-объективки и характеристики, установленной постановлением № 585, по решению кадровой службы организации характеристику целесообразно включать в личное дело работника (на этапе формирования).
Справочно.
Хранение характеристик «в отдельной номенклатуре» невозможно, так как номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. На этом основании в номенклатуру дел организации может быть включен лишь заголовок дела с характеристиками (указывается на обложке дела), но никак не характеристики.
Характеристики работников, на которых личные дела не ведутся, включаются в отдельное дело, срок хранения которого определяется в соответствии с п. 643 Перечня, то есть составляет 15 лет. Заголовок такого дела должен включаться в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.
Минтруд при этом «обошел» вниманием ситуацию в отношении характеристик соискателей, которых не приняли на работу. Так, согласно п. 645 Перечня документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.), имеют срок хранения в 1 год.
Совместительство и перевод
При приеме по внутреннему совместительству характеристика не нужна, а при приеме на работу бывшего работника — требуется.
Минтруд констатировал, что при применении законодательства о труде под местом работы понимается организация, расположенная в определенной местности, и при заключении трудового договора о работе по внутреннему совместительству работник фактически не меняет место работы. То есть место работы остается у него тем же. Соответственно, требование о представлении характеристики с предыдущего места работы на этот случай не распространяется по причине отсутствия этого предыдущего места работы.
Это правило не касается приема на работу по внешнему совместительству, а также приема на работу бывшего работника. По мнению Минтруда, требование о наличии характеристики установлено независимо от того, к тому же или другому нанимателю работник принимается на работу. В случае поступления на работу к тому же нанимателю характеристика может быть приобщена к документам о приеме на работу без запроса.
В данном случае возникают вопросы, почему при приеме на работу по внутреннему совместительству не нужно запрашивать характеристику и вообще ее прилагать, а при приеме на работу по внешнему совместительству ее все же следует приложить, ведь требования ч. 2 п. 11 Декрета № 5 едины для всех случаев приема на работу.
В целом сложно не согласиться с Минтрудом, что в обоих случаях не нужно делать запрос, поскольку как его можно сделать в отношении самого себя? То есть здесь, полагаем, требуется уточнение в ч. 2 п. 11 Декрета № 5, что речь в ней идет о работе у иного (другого) нанимателя (по другому месту работы и т.п.).
При этом не совсем очевидно, почему при приеме на работу по внутреннему совместительству не нужно прилагать характеристику, так как формально все же имеет место прием на работу, а нормы Декрета № 5 никак не оговаривают, что они применяются только при приеме на основную работу.
Справочно.
Минтруд не уточнил, что он понимает под «приобщением к документам о приеме на работу без запроса».
С одной стороны, такая процедура не предусмотрена напрямую Декретом № 5. С другой стороны, характеристика должна быть.
Полагаем, что можно оформить докладную записку (например, со стороны работника кадровой службы) и на основании резолюции руководителя организации (иного уполномоченного на прием на работу и увольнение) оформить такую характеристику.
Да, действительно, в первом случае работник не прерывает трудовых отношений с нанимателем (в отличие от второго случая), но ни в первом, ни во втором случае такой наниматель не перестает быть предыдущим местом работы (по отношению как к работе по внутреннему совместительству, так и при новом приеме на работу к тому же нанимателю).
Когда не нужно запрашивать характеристику
1. Если организация ликвидирована. Если ликвидирована негосударственная организация, то характеристика с предыдущего места работы не запрашивается. Но при этом в любом случае запрашивается характеристика из государственной организации за последние 5 лет работы (при наличии таковой).
2. Если работник ранее не работал (был учащимся, студентом, ИП, проходил военную службу, службу и др.) или работал за пределами Республики Беларусь. Если работник не работал более 5 лет назад по трудовому договору, запрашивать характеристику не нужно.
Справочно.
Работа за пределами Республики Беларусь не рассматривается для целей применения Декрета № 5. Характеристика запрашивается с предыдущего места работы у нанимателя в Республики Беларусь.
Предшествующим пятилетним сроком ограничена только необходимость получения характеристики из государственной организации (абз. 3 ч. 2 п. 11 Декрета № 5).
Подтверждение доли государства
Как разъясняет Минтруд, порядок раскрытия информации на рынке ценных бумаг, в том числе о доле государства в уставном фонде эмитента, регламентирован Инструкцией о порядке раскрытия информации на рынке ценных бумаг, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 13.06.2016 № 43.
Дополнительную информацию наниматели могут получить непосредственно в организации (путем телефонной связи, включения соответствующего условия в запрос о выдаче характеристики и др.).
На наш взгляд, это лучше отражать в самом письме-запросе. То есть если запрашивающая организация делает ссылку на ч. 1 п. 11 Декрета № 5, то понятно, что запрашивает негосударственная организация. А если запрос делается со ссылкой на ч. 2 п. 11 Декрета № 5, то запрос исходит от государственной организации.
Прием на работу без характеристики
Минтруд указал, что принятие на работу без получения характеристики в срок, установленный Указом (полагаем, что Минтруд в данном случае имел в виду Декрет № 5 и семидневный срок), будет являться нарушением порядка приема на работу.
Справочно.
7 календарных дней — срок на выдачу характеристики.
При этом негативные последствия в таком случае будут для нанимателя и его должностных лиц (согласно п. 12 Декрета № 5), но не для работника.
Так, по мнению Минтруда, наниматель должен предпринять все возможные меры для получения характеристики, а нарушение нанимателем порядка приема не является основанием для увольнения работника по п. 3 ст. 44 ТК. То есть для работника правовые последствия отсутствуют.
Заметим, что в письменном комментарии Минтруд не ответил на вопрос о том, что делать, если предыдущий наниматель длительное время не отвечает на запрос (скажем, более 3 недель). Устно Минтруд говорит о возможности приеме на работу в такой ситуации, чтобы не ущемлять права работников (так как они не виноваты в действия предыдущего нанимателя).
Отрицательная характеристика — не основание для отказа
Отрицательная характеристика не является основанием для отказа в приеме на работу.
Общие подходы по приему на работу, закрепленные в ТК, по-прежнему сохранены. Принятие окончательного решения о приеме или об отказе в приеме на работу, как и ранее, является исключительным правом нанимателя.
Выдача характеристики на руководителя
В случае, если собственник назначает работника на должность руководителя из одной подчиненной организации в другую, с учетом требований Декрета № 5 характеристика должна быть. Поскольку в данном случае назначение на должность руководителя организации осуществляется одним и тем же собственником, то представляется целесообразным, что характеристику в этом случае также будет готовить собственник (например, кадровая служба собственника).
То есть данная ситуация похожа на ситуацию с приемом на работу бывшего работника, когда запрос не делается, но характеристика прилагается к документам о приеме на работу.
Характеристика по отдельным категориям работников
Если законодательство предусматривает обязанность трудоустройства отдельных категорий работников (обязанных лиц, молодых специалистов, лиц, трудоустраивающихся по квоте, и т.п.), то наниматель должен исполнить это обязательство. Одновременно он должен исполнить положения Декрета № 5 и запросить характеристику.
