Характеристика на работника: основания для запроса и содержание

Общие требования к характеристике

Согласно п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция о ведении личных дел), характеристика — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. 

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. 

В характеристике указываются: 

• название вида документа;

• имя, отчество, фамилия характеризуемого;

• год рождения; 

• образование; 

• занимаемая должность с указанием структурного подразделения; 

• стаж работы в организации и в данной должности;

• деловые и моральные качества; 

• оценка трудовой деятельности;

• наличия поощрений, правительственных наград;

• целевое назначение характеристики.

Цели составления и использования характеристики

В зависимости от цели составления и использования характеристики делятся на внутренние, предназначенные для использования в организации, и внешние, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации.

Характеристики для внутреннего использования

Характеристики на работников, предназначенные для внутреннего использования в организации, составляются в том числе на руководителей и специалистов, подлежащих аттестации. Порядок составления характеристики на работника, подлежащего аттестации, определен Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784 (далее — Типовое положение). Основные требования к содержанию характеристики определены ч. 2 п. 12 Типового положения и п. 17 Инструкция о ведении личных дел. Данная характеристика должна содержать объективную оценку практической деятельности работника, его профессионально-деловых и личностных качеств. 

Характеристики, предназначенные для использования внутри организации, могут составляться на работников не только в случае проведения их аттестации, но и при представлении к поощрению либо при представлении работника к назначению на вышестоящую должность и др.

Характеристики для внешнего использования

К внешним характеристикам относятся характеристики на работников, предназначенные для предоставления в другие организации. Например, к таковым относятся характеристики, представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам, рекомендательные письма, выдаваемые работникам для предоставления в организации в случае поиска нового места работы, и др.

Справочно.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя — руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Требования к содержанию характеристики

Форма характеристик должна соответствовать требованиям законодательства к делопроизводству в организациях. Согласно ч. 2 ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), устанавливает общие требования к организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Пунктом 18 данной Инструкции определены обязательные реквизиты, наличие которых необходимо для придания документу юридической силы. Указанные реквизиты должны содержаться в характеристике работника. 

В соответствии с ч. 1 п. 19 Инструкции по делопроизводству документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Согласно п. 67 Инструкции по делопроизводству текст документа, в том числе характеристики, должен быть:

1) достоверным, то есть содержать только те сведения, которые соответствуют действительности;

2) объективным, то есть по возможности излагать исключительно фактические обстоятельства, избегая чрезмерно субъективных оценок и мнения составителя документа;

3) максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, то есть не содержать лишней информации, чрезмерно длинных и сложных предложений;

4) не многозначным, то есть в тексте характеристики не должны допускаться различные толкования. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (п. 71 Инструкции по делопроизводству).

Справочно.
Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка. Использование в тексте документа слов и выражений, характерных для художественного или разговорного стиля языка, не допускается. Преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 Инструкции по делопроизводству).

В тексте документа не допускается употребление (п. 72 Инструкции):

1) просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

2) иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

3) нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

4) аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

5) ненормативной лексики.

Основания для запроса характеристик

Характеристики могут затребовать как наниматели, так и непосредственно работник, а также представители правоохранительных органов, прокуратуры, судьи и т.д.

Предоставление характеристики по требованию нанимателя

Декретом Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее — Декрет № 5) нанимателям предоставлено право запрашивать характеристику работника с предыдущих мест работы. Аналогичная норма содержится в ч. 3 ст. 26 ТК. Любой наниматель независимо от организационно-правовой формы юридического лица вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с любых предыдущих мест его работы, которая должна быть выдана соответствующим предыдущим нанимателем в течение 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса. 

Предоставление характеристики по требованию работника 

Законодательство о труде не содержит обязанности нанимателя предоставить работнику по его требованию характеристику. Так, к примеру, ТК содержит условие о том, что наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК).

К другим документам о работе, предусмотренным законодательством, о которых говорится в ст. 51 ТК, относятся документы, которые наниматель обязан выдать работнику в рамках административных процедур (Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»). К таким документам относятся, в частности, выписка (копия) из трудовой книжки, справка о периоде работы и т.д.

Необходимо также учитывать, что несмотря на то, что отсутствует обязанность выдать характеристику по требованию работника, нанимателю все же целесообразно выдать данный документ, так как может возникнуть ситуация, когда характеристика необходима работнику для предоставления в суд. Это связано с тем, что в случае привлечения работника к административной или уголовной ответственности суд вправе затребовать сведения, характеризующие личность виновного, для вынесения правильного судебного решения. 

Предоставление характеристики по требованию госорганов

Как уже указывалось выше, характеристику на работника могут также затребовать работники правоохранительных органов, прокуратуры, суда, адвокаты и т.д.

Основанием для запроса могут быть различные требования нормативных правовых актов. К примеру, адвокат при истребовании характеристики может сослаться на требования ст. 17 Закона Республики Беларусь от 30.12.2011 № 334-З «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в Республике Беларусь» (далее — Закон № 334-З). 

Справочно.
В соответствии с ч. 2 ст. 17 Закона № 334-З адвокат, выступая в качестве представителя или защитника, имеет право запрашивать, в частности, справки, характеристики и иные документы, необходимые в связи с оказанием юридической помощи, у государственных органов и иных организаций, которые обязаны в установленном порядке выдавать эти документы или их копии.

Что касается содержания характеристики, которую необходимо предоставить в вышеуказанные госорганы, то она должна содержать в себе все те условия, о которых шла речь в данной статье.