Как правильно проверить полномочия представителя контрагента?

Как и что проверяем?

Внутренние регламенты

Как правило, компании разрабатывают внутренние регламенты по проверке контрагента, в том числе полномочий его представителей, согласованию условий сделки и контролю за их исполнением в зависимости от условий сделки и рисков, связанных с ее заключением и исполнением. 

Обратите внимание!
Необходимость наличия внутренних регламентов обусловлена тем, что к участию в заключении и (или) исполнении сделки не всегда привлекаются юридические службы организации. На практике в случае наличия такого регламента либо существенно снижаются риски возникновения судебных споров, либо в значительной степени упрощается защита прав и законных интересов в судебном порядке.

Законодательством предусмотрены следующие случаи, в которых необходимо дополнительно обращать внимание на порядок предоставления полномочий на совершение сделки: 

— заключение сделки с аффилированным лицом по отношению к хозяйственному обществу (ст. 56 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»); 

— заключение крупной сделки (ст. 58 указанного Закона).

Устав

В уставе общества могут быть предусмотрены ограничения, связанные с заключением определенного круга сделок, требующие в качестве основания заключения только наличие соответствующего решения общего собрания участников (акционеров).

Такие ограничения могут быть связаны:

— с предметом сделки (например, сделки в отношении прав на объекты недвижимого имущества);

— с суммой сделки (например, сделки на сумму, превышающую установленный лимит, и др.);

— с конкретным видом договора (например, кредитный договор, договор поручительства, уступки прав требования и др.).

Также в уставе общества могут быть установлены дополнительные ограничения, связанные с заключением крупных сделок и сделок с аффилированностью.

Рекомендации

Независимо от того, кто заключает сделку от имени юридического лица — исполнительный орган (директор, управляющий) или представитель по доверенности:

1. Запросите копию решения общего собрания участников (акционеров) о совершении сделки, оформленную соответствующим протоколом, что будет являться универсальным способом подтверждения надлежащих полномочий.

Справочно.
Решение общего собрания участников (акционеров) о совершении сделки должно быть принято единогласно всеми лицами, обладающими правом на участие в собрании.

Проект заключаемого договора прилагается к протоколу общего собрания, все документы должны быть прошиты. Такие действия минимизируют риски оспаривания сделки по мотивам отсутствия решения общего собрания участников (акционеров) по заключению сделки на конкретных условиях, которые являются существенными.

Приложение проекта заключаемого договора актуально исключительно в случае, если все его условия окончательно согласованы. В противном случае заключение договора в иной редакции, нежели в той, которая приложена к протоколу общего собрания, может повлечь констатацию отсутствия у лица полномочий, подтвержденных решением общего собрания участников (акционеров).

Справочно.
Помимо описания сделки, в протоколе общего собрания участников (акционеров) для целесообразности могут быть указаны данные уполномочиваемого лица, позволяющие надлежащим образом его идентифицировать.

2. Ознакомьтесь с выпиской из ЕГР, а для подтверждения статуса акционера — с выпиской по счету «депо». 

3. Проанализируйте информацию, размещенную на официальном сайте Верховного Суда Республики Беларусь, на предмет наличия корпоративных споров между участниками (акционерами) хозяйственного общества.

Наличие корпоративного спора может свидетельствовать о том, что лица, указанные в ЕГР в качестве участников юридического лица, таковыми не являются. Аналогичная ситуация может быть и в отношении определения акционеров на основании «счета депо». При совершении значимых сделок при проведении LDD («юридического аудита») всегда проверяется история судебных споров с анализом вынесенных судебных постановлений. Нередко решение о заключении сделки откладывается либо до рассмотрения конкретных споров по существу, либо до истечения процессуальных сроков на обжалование. 

Указанные действия необходимы для предотвращения потенциального спора, когда, например: 

— один из участников общества будет занимать позицию по оспариванию принятого решения общего собрания участников либо самой сделки (например, в случае корпоративного спора);

— спор инициирован участником общества, когда исполнение сделки становится невыгодным с точки зрения финансовых условий (фактически речь может идти о злоупотреблении правом на судебную защиту, которое сложно установить).

Еcли запросить у контрагента решение общего собрания участников (акционеров) не представляется возможным или является нецелесообразным, рекомендуем:

1. Запросить устав хозяйственного общества и документы, подтверждающие полномочия представителя.

2. Если от имени лица выступает исполнительный орган — запросить контракт с директором (управляющим) либо приказ о назначении директора, если выступает представитель — доверенность. 

Зачастую отсутствие надлежащим образом оформленных полномочий представителя при заключении сделок может привести к последующему дефектованию таких сделок по различным основаниям в судебном порядке. 

Пример.
Обстоятельства дела: в уставе юридического лица содержалось ограничение на заключение исполнительным органом от имени общества ряда сделок, в том числе сделок стоимостью свыше 10 000,00 руб., сделок с недвижимым имуществом и др. Такие сделки могли совершаться от имени компании исключительно при принятии на общем собрании участников решения о заключении такой сделки.
Участниками хозобщества было обнаружено, что с расчетного счета компании была списана значительная сумма денежных средств. По итогам проверки обнаружилось некоторое злоупотребление исполнительного органа (управляющего) своими полномочиями в части заключения различного рода сделок, направленных на ухудшение финансового состояния компании, в том числе договоров поручительства. 
Соответственно, было заявлено исковое требование о недействительности договора поручительства на основании ст. 175 ГК, заключенного юридическим лицом в лице его исполнительного органа в отсутствие надлежащих полномочий последнего. 

Справочно.
Если полномочия лица на совершение сделки ограничены договором либо полномочия органа юридического лица — его учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законодательстве либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершается сделка, и при ее совершении такое лицо или орган вышли за пределы этих ограничений, сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения (ст. 175 ГК).

Выводы суда: в уставе хозобщества действительно в интересах участников общества установлены ограничения на совершение исполнительным органом сделок. Отсутствие решения общего собрания участников о совершении такой сделки свидетельствует о выходе управляющего за пределы предоставленных ему полномочий и, соответственно, влечет признание оспариваемой сделки недействительной с момента ее совершения. 

Понятие доверенности и виды

Легальное определение понятия «доверенность» закреплено в ст. 186 ГК. Под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое с учетом требований настоящей статьи одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. По сути, доверенность — это официальный документ, который закрепляет передачу какого-либо права от одного лица другому.

В зависимости от содержания полномочий можно выделить следующие виды доверенностей:

1) разовая доверенность — выдается на совершение одного определенного действия (например, получение товарно-материальных ценностей, заключение конкретного договора и т.д.);

2) специальная доверенность — дает представителю право на совершение однородных действий в течение определенного периода времени. Например, доверенность, выдаваемая специалисту организации для совершения действий по регистрации сделок с недвижимым имуществом;

3) генеральная доверенность — наделяет представителя правом совершать от имени доверителя различные виды сделок, например, по приобретению либо отчуждению имущества, правом подписи исходящих документов, а также иными правомочиями.

Порядок оформления доверенности на представление интересов компании

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом данной организации. Руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности.

Доверенность обязательно должна содержать:

— место и дату выдачи (подписания), номер документа;

— полное наименование доверителя, должность лица, выдающего доверенность от имени юридического лица;

— данные о представителе, круг предоставляемых полномочий; 

— подпись руководителя или иного уполномоченного лица доверителя. 

Обратите внимание!
Если доверенность подписана не руководителем организации, необходимо дополнительно проверить, уполномочено ли подписавшее лицо на выдачу доверенностей от имени организации.

Если хотя бы один из этих элементов отсутствует, суд может признать доверенность недействительной. В таком случае признаются недействительными не только отношения между доверителем и представителем, но и результаты действий представителя (например, заключенные по такой доверенности сделки).

Кроме того, рекомендуем обратить внимание на следующее:

— срок доверенности; 

Справочно.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ч. 1 ст. 186 ГК).

— ограничение полномочий представителя;

— ограничение полномочий лица, подписавшего доверенность. Лицо, которое само действует на основании доверенности, выдавая доверенность другому лицу, ограничено своей доверенностью. Оно может передать только те полномочия, которые переданы ему, и на срок, не превышающий срока своей доверенности.

Доверенность на представление интересов иностранного контрагента

В случае, если доверенность на совершение сделки выдана от имени иностранного юридического лица, необходимо руководствоваться ст. 1117 ГК: форма и срок действия доверенности определяются по праву страны, где выдана доверенность, однако доверенность не может быть признана недействительной вследствие несоблюдения формы, если последняя удовлетворяет требованиям права Республики Беларусь.

Поэтому при необходимости заключить сделку с представителем иностранного лица, действующим на основании доверенности, рекомендуем заранее ознакомиться с требованиями к доверенностям законодательства страны контрагента. 

Зачастую оформления доверенности в простой письменной форме с обязательным наличием реквизитов, установленных в законодательстве иностранного государства, достаточно для констатации наличия надлежаще оформленных полномочий при совершении сделки. 

В то же время в ряде случаев, особенно при заключении особо значимых, крупных сделок, рекомендуем в целях минимизации возможных рисков запросить у контрагента доверенность на представителя с проставлением апостиля, что минимизирует риск возникновения споров в последующем и значительно упрощает предмет доказывания при возникновении такого спора.

Резюме
1. Проверка контрагента, в том числе в части полномочий, контроль за согласованием условий сделки путем балансировки рисков сторон, связанных с неисполнением обязательств одной из сторон такой сделки, контроль за исполнением договора, создание базы документов, связанных с заключением и исполнением сделки, как показывает практика, в значительной степени снижают риск возникновения дебиторской задолженности и (или) упрощают защиту прав в судебном порядке.
2. Рекомендуем разработать внутренние регламенты, чтобы менеджеры, сопровождающие конкретную сделку либо контрагента, могли выполнить основные действия без привлечения юриста компании либо своевременно проинформировать о наличии рисков юридические службы компании для совершения необходимых и своевременных действий по защите интересов компании.
3. Наша практика показывает, что включение в устав положений об ограничении полномочий исполнительного органа на заключение сделок позволит избежать возможных злоупотреблений и более эффективно осуществлять контроль за деятельностью компании. Более того, само должностное лицо будет понимать предел своих полномочий. Иногда для этих целей установленные уставом общества ограничения прописываются в трудовом контракте, чтобы акцентировать внимание на наличии определенных ограничений.
4. Закрепляя в уставе общества положения, связанные с ограничением полномочий исполнительного органа, необходимо поддерживать «здоровый» баланс: как обеспечивать возможность оперативного текущего осуществления предпринимательской деятельности, так и минимизировать риски, связанные со злоупотреблением со стороны должностных лиц путем заключения невыгодных для компании сделок.

Дополнительно по теме:
>>Слепич М. Является ли действительной доверенность, выданная руководителем работнику в выходной день?
>>Лобатый А., Серикова А. Доверенность, выданная в России, прекращает свое действие по праву Беларуси: как так?
>>Хомченко Г. Доверенность от имени общества