Система управления дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть плановой и просроченной. Плановую дебиторскую задолженность можно определить, исходя из условий договора, заключенного с контрагентом. Например, если договором поставки предусмотрено, что оплата поставленного товара должна быть произведена не позднее 25 дней со дня отгрузки продукции со склада продавца, срок плановой дебиторской задолженности составит 25 дней.

Реальную проблему для организации дебиторская задолженность начнет представлять в тот момент, когда станет просроченной (неоплата товара в установленный договором срок).

Элементы управления дебиторской задолженностью

Эффективное управление дебиторской задолженностью включает:

• учет дебиторской задолженности;
• планирование уровня дебиторской задолженности;
• соблюдение комплекса мер по предупреждению возникновения дебиторской задолженности;
• разграничение сфер управления дебиторской задолженностью между службами организации;
• мотивацию работников, задействованных в управлении дебиторской задолженностью.

Учет дебиторской задолженности

Важнейшее правило управления дебиторской задолженностью состоит в том, чтобы владеть текущей ситуацией в любой момент времени. Это возможно лишь в случае наличия организованной системы учета долгов контрагентов.

Предприятиям, имеющим небольшое количество контрагентов и отгрузок, с этой целью можно прибегнуть к использованию программы Excel, входящей в пакет программ Microsoft Office. Однако в случае, если количество контрагентов и производимых отгрузок значительно, более подходящим вариантом будет использование специальных программных продуктов либо доработка имеющихся.

Рекомендация

В случае применения автоматизированной системы учета дебиторской задолженности целесообразно определить работника, который будет отвечать за составление отчета на основании данных о долгах контрагентов с определенной периодичностью (например, каждую пятницу недели) и предоставление его заинтересованным лицам.

Примерная форма отчета об имеющейся дебиторской задолженности может включать следующие сведения:

• наименование контрагента, которому произведена отгрузка (выполнены работы, оказаны услуги);
• документ, на основании которого возникла дебиторская задолженность (товарная или товарно-транспортная накладная, акт приемки выполненных работ) с указанием номера и даты его составления;
• сумма, на которую произведена отгрузка товаров (выполнены работы, оказаны услуги);
• сумма имеющейся задолженности дебитора;
• количество дней отсрочки оплаты в соответствии с условиями договора;
• последний срок для погашения текущей дебиторской задолженности (оплаты причитающейся суммы). В зависимости от условий, установленных договором, сроки исполнения обязательства по оплате могут исчисляться как в календарных, так и в рабочих (банковских)
  днях.
  Кроме того, при определении крайнего срока оплаты надлежит учесть формулировку, определяющую условия об установлении момента для начала отсчета срока. К примеру, формулировка «в течение 25 дней со дня поставки товара» означает, что отсчет указанных 25 дней начинается со дня, в котором товар перешел от одной стороны к другой. В свою очередь, формулировка «в течение 25 дней с момента поставки» предполагает, что началом течения срока оплаты является день, следующий за днем, в который товар был поставлен;
• дата образования просроченной дебиторской задолженности.

Планирование дебиторской задолженности

Планирование дебиторской задолженности, осуществляемое с учетом анализа данных об имеющихся долгах контрагентов, имеет целью определить допустимый уровень задолженности, до достижения которого предприятие не столкнется с острой нехваткой денежных средств.

Запланированный уровень дебиторской задолженности может быть определен в фиксированной сумме (например, 1 млрд руб.) либо в процентном выражении по отношению к стоимости товара, реализованного на условиях отсрочки оплаты (например, не более 15 % от указанной стоимости).

При планировании уровня дебиторской задолженности учитываются:

• уровень дебиторской задолженности в текущем и прошедшем периодах;
• планируемый объем реализации товара (выполнения работ, оказания услуг);
• условия заключенных и планируемых к заключению договоров;
• результативность мер, принимаемых с целью уменьшения дебиторской задолженности;
• стоимость ее содержания.

Меры по предупреждению образования дебиторской задолженности

Для того, чтобы возникновение дебиторской задолженности не стало неприятной неожиданностью, в компании должна быть разработана система мер, направленных на предупреждение ее образования.

Проверка потенциального клиента.

Заключению договора с контрагентом в обязательном порядке должна предшествовать проверка его благонадежности.

С этой целью можно использовать как интернет-ресурсы, на которых информация представлена в открытом доступе (сайты государственных органов, собственный сайт компании, электронные справочники, средства массовой информации), так и сведения, получаемые на платной основе.

Перед подписанием договора от контрагента необходимо истребовать надлежаще заверенные копии:

• свидетельства о государственной регистрации;
• страниц устава, на которых указаны данные о месторасположении организации и ее учредителях;
• документа, подтверждающего наличие правомочий у представителя клиента на подписание договора (протокола общего собрания участников (решения учредителя), доверенности).

Кредитная политика

Для выработки единого подхода в вопросе выбора потенциальных клиентов и последующей работы с ними должна быть сформирована кредитная политика организации, регламентирующая:

• определение срока предоставления кредита (период, на который контрагенту может быть предоставлена отсрочка платежа);
• стандарты кредитоспособности клиентов (кредитный рейтинг, определяющий размеры допустимых сумм кредита);

  Рекомендация

  Для определения кредитоспособности покупателя можно использовать следующие критерии:
  
  1) общее время работы с клиентом;
  2) объем хозяйственных операций;
  3) объем и сроки просроченной дебиторской задолженности;
  4) финансовые показатели деятельности клиента;
  5) значимость клиента для организации-кредитора.
  
  По результатам проведенной оценки клиенты могут быть распределены на следующие группы:
  — 1-я группа — покупатели, кредитование которых осуществляется в общем порядке, а в отдельных случаях, предполагающих получение значительных экономических выгод для компании-кредитора, — на льготных условиях;
  — 2-я группа — покупатели, кредит которым может быть предоставлен в ограниченном объеме (ограничения могут касаться суммы кредита, периода его предоставления либо обоих условий);
  — 3-я группа — покупатели, кредит которым не предоставляется ввиду высокой степени риска образования просроченной дебиторской задолженности.

• перечень скидок, предоставляемых за раннюю оплату (размер скидок и период, на который распространяется их действие);
• процедуру истребования дебиторской задолженности;
• порядок претензионной работы с дебиторами-должниками.

Правила кредитной политики, выбранной в компании, целесообразно закрепить документально путем издания и утверждения отдельного локального нормативного правового акта, с которым необходимо ознакомить под роспись сотрудников всех служб.

Рекомендация

Работу с новым контрагентом рекомендуется начинать на условиях 100%-ной предоплаты. В последующем с учетом кредитоспособности покупателя работа с ним может быть организована с отсрочкой платежа.

Как правило, первая отгрузка производится в пределах установленного лимита кредита. После поступления денежных средств за первую отгрузку в полном объеме указанный лимит снимается.

Чтобы предотвратить возникновение просроченной дебиторской задолженности, должны приниматься все возможные меры (напоминание о предстоящей оплате по телефону, во время визита к клиенту).

В случае возникновения просроченной дебиторской задолженности отгрузки в адрес контрагента прекращаются до полного ее погашения.

Если срок задержки оплаты значителен (месяц и более), в адрес клиента направляется претензия с требованием погасить долг. При отсутствии оплаты в указанный в ней срок кредитор в зависимости от конкретных обстоятельств ситуации вправе взыскать имеющийся долг в судебном порядке либо, если требования носят бесспорный характер, — на основании исполнительной надписи нотариуса.

Составление договора с контрагентом.

С целью обеспечения своевременной оплаты в договоре с контрагентом целесообразно предусмотреть штрафные санкции за просрочку исполнения обязательства — возмещение убытков и уплату неустойки.

Если в результате образования просроченной дебиторской задолженности организация была вынуждена оформить кредит, сумму процентов по нему можно отнести к убыткам и востребовать их с должника.

Что касается возможности взыскания неустойки, то следует учесть, что в силу ст. 365 Гражданского кодекса Республики Беларусь общим правилом является зачетная неустойка, при которой убытки возмещаются в части, не покрытой неустойкой. Условиями договора может быть предусмотрено одновременное возмещение неустойки и убытков. Однако такие жесткие условия могут препятствовать установлению сотрудничества не только с потенциальными неплательщиками, но и с добросовестными клиентами.

В указанном случае можно действовать следующим образом:

• включить в договор пункт о неустойке, который вступит в действие в случае нарушения контрагентом обязательств по оплате;
• предусмотреть пункт, согласно которому обязанность должника возместить организации-кредитору и убытки, и неустойку возникнет лишь в случае неоднократного нарушения обязательств по оплате.

Рекомендация

В договоре целесообразно предусмотреть пункты, позволяющие ограничить, приостановить либо прекратить выполнение обязательств организацией-кредитором в случае возникновения просроченной дебиторской задолженности.

Контроль выполнения условий договора.

После того, как договор будет заключен, нужно следить за своевременным выполнением всех его условий обеими сторонами. В этой ситуации важно изначально не давать контрагенту повод задерживать оплату по причине несвоевременной поставки товара, недопоставки либо наличия брака и пересортицы в поставленной продукции.

Особое внимание следует уделять контролю платежей за произведенные отгрузки. Перечень действий, которые в зависимости от конкретной ситуации могут быть предприняты кредитором с целью недопущения просроченной дебиторской задолженности, приведен в таблице.

Разграничение сфер управления дебиторской задолженностью между службами организации

Как правило, основное количество проблем возникает по причине несогласованности действий подразделений, имеющих разные задачи. Обязанности и ответственность в организации целесообразно распределить следующим образом: отдел продаж должен отвечать за реализацию товаров (работ, услуг) и поступление за нее своевременной оплаты, финансовая служба — оказывать информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба — осуществлять полное юридическое сопровождение процесса управления дебиторской задолженностью (оформление договоров, работа по взысканию задолженности в судебном порядке и на основании исполнительной надписи нотариуса).

Ведущая роль в процессе управления дебиторской задолженностью должна быть отведена менеджеру по продажам. Именно он наиболее тесно контактирует с представителями организации дебитора, располагает сведениями о финансовом положении клиента и при грамотно организованной работе способен минимизировать уровень просроченной дебиторской задолженности. Для него можно разработать памятку, как правильно работать с контрагентами.

Мотивация работников, задействованных в управлении дебиторской задолженностью

Мотивация работников, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью, зависит от того, насколько эффективны меры поощрения и наказания, применяемые в организации.

Как показывает практика, именно сбалансированная система мотивации, предполагающая как наказание за отрицательный результат работы, так и вознаграждение за достижение хороших показателей, является наиболее предпочтительной.

Эффективной мерой стимулирования работников, задействованных в управлении дебиторской задолженностью, может стать премирование, размеры которого будут определяться с учетом объемов и сроков снижения (или препятствования к увеличению) задолженности. Например, размер поощрения менеджеров по продажам возможно установить в процентном соотношении от фактически поступившей оплаты за ранее реализованную продукцию (работы, услуги), работников юридической службы — в зависимости от фактически поступивших денежных средств по решениям экономических судов и т.д.