Закупки из одного источника за счет собственных средств

Исчерпывающий перечень оснований применения процедуры закупки из одного источника при закупке за счет собственных средств организациями с долей государственной собственности определен подп. 2.2 п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств» (далее — постановление № 229). 

Так, процедура закупки из одного источника может применяться, если:

— возникла срочная необходимость в закупке;

— возникла необходимость в дополнительной закупке совместимого товара у того же поставщика;

— конкурентная процедура закупки признана несостоявшейся и повторное ее проведение является нецелесообразным.

Организации не вправе расширять этот перечень либо толковать его по своему усмотрению.

До начала проведения закупок организации предварительно необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт, регулирующий порядок закупок, на что прямо указано в ч. 2 подп. 2.1 п. 2 постановления № 229. Несмотря на наличие постановления № 229, в каждой организации имеются свои особенности ведения хозяйственной деятельности, технологических и организационных процессов, что предполагает более детальное регламентирование процедуры закупок, в том числе закупок из одного источника. Так, типичной ошибкой многих организаций является отсутствие локального акта с описанием процесса закупок, что может создать предпосылки для применения мер административного воздействия по ст. 11.77 КоАП. 

Справочно.
В соответствии со ст. 11.77 КоАП нарушение установленных законодательством требований к порядку осуществления закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств может повлечь наложение штрафа в размере до 50 базовых величин.

Организация закупки из одного источника при возникновении срочной необходимости

Решение о применении закупки из одного источника в связи с возникновением срочной необходимости может быть принято при наличии обстоятельств, которые действительно требуют немедленного приобретения товаров (работ, услуг). Такими обстоятельствами могут быть, например, авария, внезапная поломка оборудования, которые повлекли или могут повлечь остановку производства и требуют немедленного устранения их последствий; просрочка исполнения обязательств контрагентом; отказ контрагента от заключения или исполнения договора; иные обстоятельства, которые могут повлечь для организации простой или срыв выполнения своих обязательств. 

Полагаем, что поступление срочного заказа на изготовление продукции при отсутствии в организации необходимого количества сырья (материалов, комплектующих) и ограниченности времени для проведения конкурентной процедуры закупки также является основанием для проведения закупки из одного источника. 

При этом следует учитывать, что срочность, необходимость, наличие непредвиденных или чрезвычайных обстоятельств должны быть обоснованы в письменной форме.

Исходя из содержания постановления № 229 и сложившейся практики проведения закупок, последовательность действий при организации закупок из одного источника при возникновении срочной необходимости в закупке может быть такой:

1. Подготовка докладной/служебной записки о возникновении срочной необходимости в закупке.

2. Согласование с лицами, указанными в локальном акте организации, срочности и необходимости закупки из одного источника.

3. Исследование конъюнктуры рынка (маркетинговые исследования), если не определены потенциальные поставщики (подрядчики, исполнители).

4. Согласование, обоснование выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), согласование с заинтересованными службами и должностными лицами и утверждение руководством.

5. Подготовка и направление предложения о заключении договора с проектом договора потенциальному контрагенту (если контрагент не предлагает своего варианта договора).

6. Подписание договора.

7. Формирование дела по закупке, включающего всю документацию, относящуюся к проведенной процедуре.

Дело по закупке из одного источника при возникновении срочной необходимости может содержать следующие документы: 

— заявка (докладная/служебная записка);

— обоснование необходимости закупки из одного источника ввиду срочной необходимости на часть от всего заявленного объема или всего заявленного объема;

— справка (выписка) из Регистра производителей товаров (работ, услуг) или их сбытовых организаций (официальных торговых представителей);

— обоснование выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) с приложениями запросов и ответов;

— предложение о заключении договора участнику-победителю;

— договор (копия или оригинал).

Организация закупки из одного источника при необходимости в дополнительной закупке

Бывают ситуации, когда после уже состоявшейся закупки возникает необходимость в дополнительном аналогичном товаре (работах, услугах). В этом случае также можно использовать процедуру закупки из одного источника, соблюдая следующие условия:

— объем дополнительной закупки не должен превышать объем первоначальной закупки. При этом нужно обратить внимание, что речь идет не о стоимости, а о количестве (объеме) закупки;

— необходимость обеспечения совместимости с ранее закупленными товарами (работами, услугами);

— закупка должна быть произведена непосредственно у того же поставщика (подрядчика, исполнителя);

— необходимо обеспечить письменное обоснование эффективности и доказательство удовлетворения потребностей предприятия от первоначальной закупки. А именно — достижение всех показателей, целей, задач, получение результата, запланированного и истребованного в рамках условий первоначальной закупки и отраженного в условиях исполненного (исполняющегося) договора;

— обоснование разумной цены контрагента, что подразумевает прозрачность цены, ее обоснованность с исключением ее завышения в связи с совершением данного вида закупки у определенного контрагента;

— обоснование непригодности альтернативных предмету закупки товаров (работ, услуг). Обоснование лучше всего оформить письменно посредством сопоставления (сравнения) предмета закупки с иными товарами (работами, услугами).

Для проведения дополнительной закупки можно порекомендовать следующий алгоритм действий:

1. Подготовка докладной/служебной записки с приложением технико-экономического обоснования. При создании технико-экономического обоснования структурное подразделение при необходимости привлекает к работе по его созданию специалистов предприятия, которые обладают специальными знаниями (образованием), опытом, информацией и документами, позволяющими составить объективную доказанную позицию о целесообразности применения данного варианта вида закупки из одного источника. 

2. Письменное согласование технико-экономического обоснования работниками, принимавшими участие в его составлении.

3. Оформление на основании докладной/служебной записки письменного обоснования необходимости дополнительной закупки из одного источника.

Последующие действия аналогичны действиям, перечисленным в пп. 4–7 при организации закупок из одного источника при возникновении срочной необходимости в закупке.

Дело по закупке из одного источника при возникновении необходимости в дополнительной закупке может содержать следующие документы: 

— заявка (служебная/докладная записка) с приложением технико-экономического обоснования;

— справка (выписка) из Регистра производителей товаров (работ, услуг) или их сбытовых организаций (официальных торговых представителей);

— обоснование выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) с приложениями запросов и ответов;

— предложение о заключении договора участнику-победителю;

— договор (копия или оригинал).

Организация закупки из одного источника в случае, если конкурентная процедура закупки признана несостоявшейся

Если конкурентная процедура закупки либо часть (лот) предмета закупки признана несостоявшейся и повторное ее проведение является нецелесообразным, постановление № 229 допускает проведение процедуры закупки из одного источника. 

Справочно.
Законодательство не содержит определения термина «конкурентные процедуры закупок». Подпунктом 2.1 п. 2 постановления № 229 определено, что организация осуществляет закупки за счет собственных средств с применением конкурсов, электронных аукционов и других видов конкурентных процедур закупок, а также процедуры закупки из одного источника.
Исходя из смысла и содержания указанной нормы, можно сделать вывод о том, что к конкурентным процедурам относятся любые процедуры закупок за счет собственных средств, кроме закупок из одного источника.

Обоснованием нецелесообразности повторного проведения конкурентной процедуры закупки могут служить, например, обстоятельства, свидетельствующие о том, что повторное проведение конкурентной процедуры закупки может привести к такому же результату, что и проведенная закупка. Обоснованием может также быть ситуация, когда участник-победитель отказался от заключения договора или если договор с участником-победителем не может быть заключен не по вине организации. В этом случае в рамках компетенции конкурсной комиссии, проводившей конкурентную закупку, в протоколе с решением о признании процедуры несостоявшейся должны быть сделаны однозначные выводы о нецелесообразности применения повторно конкурентной процедуры закупки.

Также необходимо отметить, что существенные условия закупки при проведении закупки из одного источника в связи с несостоявшейся конкурентной процедурой должны быть неизменны. В данном случае речь идет о таких существенных условиях, как предмет, условия оплаты, поставки, выполнения работ, оказания услуг, гарантии и иные условия, которые были заявлены в рамках конкурентной закупки, изменение которых могло привести к иному результату несостоявшейся конкурентной закупки.

Алгоритм проведения процедуры закупки в связи с признанием конкурентной процедуры закупки несостоявшейся может быть следующий:

1. Оформление протокола решения комиссии о возникновении необходимости применения процедуры по данному основанию. 

2. Исследование конъюнктуры рынка (маркетинговые исследования) на основании протокола решения комиссии.

3. Обоснование выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), согласование с конкурсной комиссией. Порядком закупок, действующим в конкретной организации, может быть определен иной порядок согласования.

Последующие действия аналогичны действиям, перечисленным в пп. 4–7 при организации закупок из одного источника при возникновении срочной необходимости в закупке.

Дело по закупке из одного источника в случае, если конкурентная процедура закупки признана несостоявшейся, может содержать следующие документы: 

— протокол с решением комиссии о необходимости применения закупки из одного источника и нецелесообразности проведения конкурентной закупки;

— справка (выписка) из Регистра производителей товаров (работ, услуг) или их сбытовых организаций (официальных торговых представителей);

— обоснование выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) с приложениями запросов и ответов;

— протокол с решением комиссии о согласовании обоснования выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) или без такого протокола, если установлен иной порядок согласования закупки;

— предложение о заключении договора участнику-победителю;

— договор (копия или оригинал).

Резюме.
Закупки из одного источника по всем трем приведенным основаниям весьма схожи. Однако при их проведении существуют нюансы, которые организаторы обязаны учитывать. Следует помнить, что, несмотря на кажущуюся простоту процедуры, нарушение порядка ее проведения помимо мер административного воздействия влечет признание закупки несостоявшейся.