Докладная и служебная записки: от формы до содержания

Вопрос: Какую записку — служебную или докладную — при необходимости должны писать должностные лица нанимателя?

Ответ: Докладную записку.

В трудовых отношениях довольно часто между нанимателем и работниками возникают конфликтные ситуации. Это может быть вызвано неисполнением или ненадлежащим исполнением своих обязанностей сторонами трудового договора, отсутствием необходимых для работы материалов, СИЗ и т. д.

Какой документ в подобных случаях необходимо составлять должностным лицам, чтобы уведомить вышестоящих руководителей об имеющихся проблемах и о принятых мерах реагирования? Докладную или служебную записку?

Определение термина «докладная записка» приведено в п. 3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4)).

Словарь
Докладная записка — вид информационного документа, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями и (или) просьбами составителя.

Вопрос: В каких случаях используется служебная записка?

Ответ: Служебная записка составляется по информационным, организационным вопросам, вопросам, связанным с хозяйственным обеспечением.

Посредством служебной записки осуществляется взаимодействие между структурными подразделениями, сотрудниками. Такой запиской обмениваются руководители и сотрудники, равные по статусу.

В Инструкции № 4 служебная записка не упоминается. Но в делопроизводстве она используется довольно часто.

Справочно: 
Организация вправе разработать форму служебной записки и включить ее в свой документооборот.

 При организации документооборота необходимо среди прочего руководствоваться унифицированной системой организационно-­распорядительной документации (утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД)). Данная система является рационально организованным комплексом взаимо­связанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций независимо от формы собственности и организационно-­правовой формы.

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-­распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством

Вопрос: Докладная записка составляется в свободной форме или имеется утвержденная форма?

Ответ: В зависимости от сути докладной записки

Формы некоторых докладных записок приведены в УСОРД.

Так, в УСОРД приведены формы докладной записки:

• о переводе (перемещении) на другую работу;
• об отзыве из отпуска;
• о поощрении;
• о нарушении трудовой дисциплины;
• о командировании.

Справочно:
При составлении докладной записки необходимо руководствоваться пп. 107–110 Инструкции № 4.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю (заместителю руководителя) организации (структурного подразделения) и оформляются на листах бумаги стандартного формата А4 или A5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю (заместителю руководителя) вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние — руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Вопрос: Подразделяются ли докладные записки по видам? Кто из должностных лиц вправе писать такие записки?

Ответ: В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю (заместителю руководителя) организации (структурного подразделения).

Внешние докладные записки адресуются руководителю (заместителю руководителя) вышестоящей организации.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки можно подразделить:

• на инициативные — содержат предложения, просьбы, описание фактов (например, о премировании, направлении работника в командировку, описание факта совершения работником прогула);
• отчетные — содержат сведения о ходе, состоянии выполнения определенного вида работ, результатах выполнения поручения, командировки, проверки.

Это важно 
Докладную записку вправе писать только руководитель (должностное лицо, исполняющее его обязанности) любого структурного подразделения нанимателя (п. 3 Инструкции 

Вопрос: Работник отсутствовал на работе целую неделю. Необходимо ли писать докладные записки и акты об отсутствии на работе на каждый день отдельно?

Ответ: Допустимо составление докладных записок и актов об отсутствии на работе в первый день прогула и в последний день недели, в течение которой работник отсутствовал на работе.

Прогул является дисциплинарным проступком, за совершение которого наниматель может применить к работнику меру дисциплинарного взыскания, в т. ч. увольнение по п. 7 ст. 42 ТК. Для применения меры дисциплинарного взыскания необходимо соблюсти процедуру, установленную гл. 14 ТК.

Доказывание факта отсутствия работника на работе возлагается на нанимателя. Обязанность представления доказательств уважительности причин отсутствия лежит на работнике.

У нанимателя должны быть письменные доказательства совершения работником прогула, они будут являться основанием для издания приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, а также могут быть в дальнейшем запрошены судом (в случае обжалования работником дисциплинарного взыскания).

В случае совершения работником прогула руководителю структурного подразделения необходимо:

• составить акт об отсутствии работника на работе в первый день совершения прогула (такой акт обязательно подписывается свидетелями, в присутствии которых он был составлен);
• написать докладную записку на имя нанимателя с указанием факта совершения прогула работником.

 Справочно. 
Трудовым законодательством не урегулирован вопрос о том, необходимо ли составлять акт об отсутствии работника на работе и писать докладную записку каждый день прогула в течение недели.

Согласно ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее в порядке, утвержденном у нанимателя (книга прихода и ухода с работы, электронная пропускная система и др.). В случае необходимости документы по учету явки работников на работу могут быть доказательством совершения работником прогулов в течение недели.

В конце недели рекомендуется составить акт и отразить в нем все даты совершения прогула, а также написать докладную записку соответствующего содержания.

Нанимателю необходимо принять меры для установления причины совершения работником прогула и возможного наличия уважительной причины его совершения.

Вопрос: Необходимо ли в приказе о наложении дисциплинарного взыскания ссылаться на докладную записку?

Ответ: Да, необходимо.

По общему правилу доказать вину работника в совершении дисциплинарного проступка обязан наниматель. В приказе о привлечении работника к дисциплинарной ответственности необходимо указать основания. Одним из таких оснований будет являться докладная записка руководителя.

Форма приказа о наложении дисциплинарного взыскания приведена в УСОРД.

Вопрос: Регистрируются ли докладные записки или просто подшиваются к приказам, отчетам и т. д.?

Ответ: Регистрируются.

Словарь
Регистрация документа — запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (п. 3 Инструкции № 4).

Правила регистрации документов:

• регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением случаев, указанных в подп. 122.2 п. 122 Инструкции № 4;
• документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки;
• при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс (п. 122 Инструкции № 4).

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения излагается в резолюции, которая проставляется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте.