Как не допустить искажения управленческой информации в профессиональной деятельности?

Как работает закон искажения информации? 

Закон искажения информации - это неправильная трактовка установок, исходящих от другого человека.

Наглядно действие этого закона демонстрирует пример, когда руководитель дает заместителю задание, та передает его специалисту, но результат выполненной работы не соответствует ожиданиям руководителя. Кто в этой ситуации виноват? Сложно ответить?

Получается, что любая устная информация, функционирующая в системе управления, имеет тенденцию искажения. Как и сам термин, который встречается в некоторых интерпретациях - закон потери смысла или закон информационного расщепления. Суть одна, и она заключается в том, что управленческая информация (ди­рективы, приказы, распоряжения и т. д.) имеет объектив­ную тенденцию к изменению смысла в процессе движе­ния «сверху вниз». Степень изменения зависит от носителей через которые проходит информация: чем больше работников причастных в передачи мысли, тем сильнее смыслоутрата. Даже одно и тоже понятие люди могут трактовать по-разному. Вот и жизненный пример.

Как называется Ваша диссертация? – «Как решетом воду носить». - Ну, что Вы, голубчик! Кто же так диссертацию называет? Назовите ее так: «Анализ проблем транспортировки вещества в жидком агрегатном состоянии в сосудах с перфорированным дном».

Почему изменяются смыслы, значения, понятия? 

Качество сообщаемой информации в немалой степени зависит от «состояния» людей и групп, обеспечивающих ее добывание, переработку и передачу. Это происходит за счет:

1. Пересказа, услышанного своими словами («испорченный телефон»). Язык, на котором передается управленческая инфор­мация, является языком многозначным. Какими бы строги­ми или точными не были используемые в устном языке понятия, всегда имеется возможность разного толкования одного и того же сообщения.

Пример: руководитель сообщает заместителю, чтобы та предупредила персонал о предстоящей проверке. Молодые специалисты услышали: «Все будут привлечены к ответственности».

2. Лимита информации. Если информация неполная, если доступ к ней огра­ничен, то люди неиз­бежно начинают домысливать, додумывать, дополнять то, что знают, опираясь на непроверенные факты и собствен­ные догадки. И тогда объем информации изменяется не то­лько в сторону уменьшения, но и в сторону увеличения (из мухи делают слона).

Пример: информационная «страшилка» про вакцинацию.Иными словами – это закон слухов. Все они возникают от того, что люди до конца не владеют информацией и пытаются ее додумать. 

3. Пропуска информации через призму собственного понимания, отношения к сообщению или к человеку, транслирующему информацию. Люди, воспринимающие информацию и передающие ее, отличаются друг от друга по уровню образования, интеллектуального развития, по своим потребностям, а также по физическому и психическому состоянию, имеют свои механизмы психологической защиты, коммуникативные барьеры, стереотипы. Поэтому информацию истолковывают и передают, исходя из собственного понимания, эмоциональных реакций.

4. Ошибок памяти.  Нагрузки, болезни, травмы, возрастные особенности, питание, сон, медикаментозное воздействие – это тоже влияет на объективность и достоверность переработки информации.

Пример: вышестоящие инстанции попросили руководителя выступить с докладом. Тему, план, тайминг согласовали заранее. Выступление сорвалось. Причина- руководитель устал и забыл.

Какие могут быть последствия при искажении информации?

1. Наказания, увольнения, жалобы, проверяющие инстанции – все это последствия искаженной информации, которая приводит к нарушениям, ЧП, к неоптимальным результатам.

2. Снижение мотивации и вовлеченности персонала. Любой человек хочет работать на «понятной» работе, а когда в профессии присутствует неоднозначность, многозначность и непонятная многозадачность - это пугает и делает работника некомпетентным.

Справочно. Когда руководитель отдает устное распоряжение подчиненным, оно проходит определенные этапы передачи. И, как посчитали лингвопсихологи, информация, которая «добирается» до желаемого объекта, составляет лишь 25 процентов от истины. Поэтому лучше ее передавать в письменной форме. Что же касается передвижения информации снизу-вверх, то здесь при устной передаче до управленца доходит еще меньше – около 10 процентов. Это происходит потому, что каждый работник добавляет в нее что-то свое. К примеру, «я не особо люблю того, о ком необходимо рассказать, а добавлю-ка от себя эмоциональных характеристик – и дело сделано». Таким образом, очень важно, чтобы устная информация сопровождалась письменной трактовкой. 

Как бороться с искажением информации? 

1. Использовать различные каналы коммуникации, такие как совещания, письменные распоряжения, подкрепленные цифровыми инструментами. Разнообразие методов донесения информации позволяют увидеть разные точки зрения и снизить вероятность искажения информации.

2. Упорядочить поток информации в организации, сократить коммуникативных участников: рассылка, дополнительное согласование, визирование – оставить только причастных к исполнению распоряжения.

3. Внедрить современные цифровые средства анализа и визуализации данных, которые помогут руководителям более эффективно обрабатывать информацию и принимать более взвешенные решения. При учащении случаев дедлайнов вести запись переговоров и письменно фиксировать все договоренности и сроки исполнения.

4. Утолять информационный голод персонала. Своевременно снабжать сотрудников всей необхо­димой информацией по тем вопросам, которые они должны решать.