Какие условия (не) следует включать в устав?

Какие условия нужно включать в устав?

1. Условия, предусмотренные законодательством

Статьей 14 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее — Закон) закреплено, какие положения должен содержать устав общества. Данный список не является исчерпывающим. Так, для АО и ООО (ОДО) предусмотрены специальные положения, которые обязательно должны быть отражены в уставе (ст. 69, 92 Закона). Кроме этого, в Законе нередко встречаются отсылки к регулированию тех или иных вопросов непосредственно самим уставом (срок проведения очередного общего собрания (ст. 36 Закона), способ направления извещения о проведении общего собрания (ст. 39 Закона) и др.).

При составлении устава следует обратить внимание на диспозитивные нормы Закона, которые дают возможность создавать более гибкий документ, учитывающий интересы участников (установление более коротких сроков проведения общих собраний, особенности предоставления документов и информации участникам и т.д.).

2. Созыв общего собрания участников

Закон предусматривает различные способы информирования участников о созыве и проведении общих собраний, оставляя открытый перечень таких способов (ч. 5 ст. 39, ч. 4 ст. 108 Закона). Помимо классических способов уведомления (заказные письма, вручение лично под подпись) целесообразно предусмотреть в уставе возможность информирования участников о проведении собрания посредством электронной почты. Уведомление путем электронной почты должно обеспечивать подлинность передаваемых (получаемых) сообщений, при этом должна иметься возможность подтвердить факт их передачи (получения) документально.

Рекомендация:
Законодательство не содержит требований относительно того, что устав должен регулировать абсолютно все аспекты функционирования общества. Поэтому неразумно переписывать в устав нормы, которые детально регламентированы Законом или являются императивными.

Во избежание вопросов о ненадлежащем характере извещения важно зафиксировать в уставе, с какого электронного адреса должно быть направлено извещение, как оно должно быть оформлено, какие действия должны выполнить участники для подтверждения получения извещения.

Пример формулировки:
«Участники могут быть извещены о проведении собрания посредством электронной почты, адреса которой указаны в п. ___ настоящего устава. Извещение должно быть направлено с электронной почты общества a.n.@romashka.by. После получения извещения участники обязаны направить ответное письмо о подтверждении получения извещения».

Справочно.
Образец извещения о проведении общего собрания участников ОДО

3. Порядок проведения общего собрания участников

Общее собрание участников проводится по мере необходимости и, как правило, может быть спланировано заблаговременно. Однако текущая хозяйственная деятельность может потребовать оперативного принятия решений. Как следствие, уполномоченному на созыв и проведение собраний органу, равно как и участникам, приходится сознательно идти на нарушение императивных норм Закона о минимально возможных сроках проведения собрания с учетом всей процедуры его созыва. Для таких ситуаций целесообразно закреплять в уставе договоренность участников, что при определенных обстоятельствах и условиях допускается сокращение установленных сроков проведения собрания либо отсутствие необходимости в его созыве с соблюдением формальной процедуры согласно законодательству.

Справочно.
Устав должен быть максимально простым, ясным и содержать в себе обязательный минимум, позволяющий закрыть любой вопрос управления обществом. Все отсылки Закона на регулирование отношений уставом должны обязательно найти в нем свое отражение.

Пример формулировки:
«Внеочередное общее собрание может быть проведено без направления участникам извещений и соблюдения сроков, предусмотренных уставом, при условии, что на внеочередном общем собрании присутствуют все участники (их представители), повестка дня внеочередного общего собрания утверждена единогласно всеми участниками».

Иногда у участников отсутствует возможность присутствовать на общем собрании совместно с другими участниками в одном месте. В таком случае Закон позволяет проводить собрание в смешанной или заочной форме, при которых допускается голосование посредством заполнения бюллетеня. Однако в заочной форме могут быть рассмотрены не все вопросы (например, вопрос о распределении и выплате прибыли).

Справочно.
Заочно не могут проводиться собрания (как внеочередные, так и очередные), в повестку дня которых включены вопросы:
— избрания членов совета директоров (наблюдательного совета), членов ревизионной комиссии (ревизора);
— утверждения годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности хозяйственного общества (данных книги учета доходов и расходов) и распределения его прибыли и убытков;
— иные определенные уставом вопросы (ч. 5 ст. 45 Закона).

Очная форма общих собраний — это собрание, предусматривающее совместное присутствие лиц, имеющих право на участие в собрании, при обсуждении вопросов повестки дня и принятии решений по ним (ст. 42 Закона). Закон прямо не отвечает на вопрос, должны ли все участники для участия в собрании очной формы присутствовать в одном месте либо достаточно, чтобы у них была возможность обсуждать вопросы повестки дня и выражать свою волю при принятии решений по ним.

На наш взгляд, современные технологии позволяют проверить личность участника (его представителя), полномочия и убедиться в наличии определенной воли по рассматриваемым на собрании вопросам. Таким образом, когда участники находятся в удаленных друг от друга местах и отсутствует возможность организации частых собраний, в уставе может быть предусмотрено, какие формы присутствия принимаются участниками для того, чтобы признать данное собрание проводимым в очной форме (например, использование видеоконференции с использованием Skype, FaceTime, Viber, иных мессенджеров или средств связи).

Пример формулировки:
«К очной форме проведения общего собрания участников приравниваются собрания, проводимые посредством конференции с использованием электронных средств связи между участниками, когда участники находятся в разных местах, при условии, что каждый из участников такой конференции может общаться со всеми остальными присутствующими на собрании».

Рекомендация.
При проработке формулировок устава, отличающихся от норм Закона, следует моделировать любые возможные ситуации, которые в условиях корпоративных конфликтов могут негативно повлиять на стороны.

4. Переход доли к третьим лицам

Как правило, личность партнера в бизнесе имеет существенное значение. Для исключения ситуаций, когда в состав общества бесконтрольно может войти третье лицо (переход части доли в связи с разделом совместно нажитого имущества между супругами при расторжении брака, наследование доли (правопреемство), отчуждение доли иным образом, чем продажа), в устав следует включить ограничение, в соответствии с которым любые изменения состава участников должны согласовываться остальными участниками.

Справочно.
Доля (часть доли) может предлагаться третьим лицам только по такой же цене и на тех же условиях, на которых такая доля предлагалась к покупке участникам и самому обществу (ч. 2 ст. 101 Закона).

Также необходимо обратить внимание на продажу доли третьему лицу. Закон устанавливает механизмы контроля продажи доли третьему лицу через возможность участников и общества реализовать преимущественное право и право покупки доли. Однако в конфликтных ситуациях лицо, намеревающееся продать свою долю, может существенно завысить цену продажи с пониманием, что ни участники, ни общество не воспользуются своим правом, и таким образом продать долю нежелательному лицу. Для таких ситуаций рекомендуем устанавливать получение согласия общего собрания участников на продажу доли третьему лицу.

Пример формулировки:
«Продажа участником своей доли (ее части) третьим лицам допускается только с согласия общего собрания, принятого единогласно всеми участниками общества, без учета голосов участника, намеревающегося продать свою долю (часть доли) в уставном фонде третьим лицам».

5. Отношения с директором

При регулировании отношений с исполнительным органом участникам стоит обратить внимание на следующие аспекты:

— порядок предоставления исполнительным органом информации о деятельности общества. Чем подробнее прописан доступ участников к информации общества, тем проще им контролировать работу исполнительного органа. Важно указать в уставе, какую информацию может получить участник (ее объем), каким способом, что для этого необходимо сделать участнику, в какие сроки и каким образом исполнительный орган обязан предоставить информацию. Для участников, обладающих разными раз-мерами долей в уставном фонде (количеством акций), может быть предусмотрен разный объем или порядок предоставления информации;

— ограничение полномочий исполнительного органа общества. Описание в уставе случаев, при которых исполнительный орган должен получить согласие общего собрания участников, является способом контроля работы исполнительного органа. Такой перечень должен быть разумным, чтобы не парализовать деятельность общества. Например, ограничение по согласованию сделок, связанных с недвижимым имуществом, неразумно использовать в ситуациях, когда основной вид деятельности общества — сдача в аренду недвижимого имущества. Целесообразно в данном случае ввести некий критерий: ценовой или по размеру недвижимого имущества, являющегося объектом сделки.

Пример формулировки:
«К компетенции общего собрания относится решение о совершении обществом сделки или нескольких взаимосвязанных сделок с недвижимым имуществом (в том числе связанных с получением и передачей его во владение, пользование, распоряжение), сумма которой(-ых) превышает сумму в белорусских рублях, эквивалентную N (N) долларов США по курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату совершения сделки»;

Справочно.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом данной организации (п. 5 ст. 186 ГК).

— предоставление права подписи доверенности третьему лицу. Такое положение в уставе может помочь в конфликте между участниками и исполнительным органом, а также при отсутствии руководителя. На практике третьи лица неоднозначно относятся к доверенностям, подписанным не руководителем, однако поскольку норма действует и не описывает обстоятельства, при которых она неприменима, целесообразно рассматривать ее включение в устав общества.

Пример формулировки:
«Доверенность от имени общества может быть выдана за подписью любого из участников общества, обладающего долей в уставном фонде Общества в размере не менее чем N %».

Какие условия не стоит включать в устав?

1. Форма сделки с долями

По общему правилу сделки с долями в уставном фонде ООО (ОДО) совершаются в простой письменной форме. Однако законодатель дает право предусмотреть в уставе условие об обязательном соблюдении нотариальной формы сделки с долями в ООО (ОДО).

Установление такого положения значительно осложняет процесс совершения сделок с долями в уставном фонде, поскольку, во-первых, требует предварительного согласования условий договора с нотариусом, а во-вторых, появляются организационные издержки (всем участникам нужно быть в одно время у нотариуса для подписания документов).

Справочно.
В случае нарушения положений устава о форме сделки такая сделка признается ничтожной (п. 1 ст. 166 ГК) и не порождает каких-либо правовых последствий.

2. Согласование действий с общим собранием участников

Иногда в уставах чрезмерно детализированно прописываются условия о компетенции общего собрания, когда к его компетенции относят решение всех вопросов деятельности организации, а руководитель просто является исполнителем решений общего собрания, фактически выполняя лишь номинальную функцию, в том числе и при решении вопроса о найме новых сотрудников.

Такого рода положения устава крайне негативно сказываются на деятельности организации, поскольку требуют соблюдения всех процедурных правил и вовлечения участников, соблюдения сроков созыва и проведения собрания.

Рекомендация.
Условия, ограничивающие компетенцию директора, оправданны, если они отражают реальные опасения участников за основные активы компании (например, при приеме сотрудников на руководящие должности или с зарплатой, превышающей определенную сумму, выплата которой существенно отражается на затратах компании).

Излишняя детализация процесса принятия решений может препятствовать эффективному управлению деятельностью компании и оперативному принятию управленческих решений директором, в то время как участники заняты исключительно решением текущих вопросов, не имея возможности разработать долгосрочную стратегию развития, прийти к решению об инвестировании или развитии новых направлений деятельности.

Резюме:
Устав не должен быть слишком зарегулированным, не должен включать бездумно переписанные нормы законодательства. Он должен быть гибким и удобным инструментом управления обществом. Для регулирования личных отношений между участниками они могут использовать акционерные соглашения (соглашения об осуществлении прав участников).

Дополнительно по теме:
>>Морозова С., Ермак Д. Как предотвратить корпоративный спор, или О важности договариваться со старта
>>Михель К. Топ-5 причин корпоративных конфликтов: учитываем в работе
>>Артемьев Н. Акционерные соглашения: актуальные вопросы применения