Организационно-управленческие навыки юриста: тайм-менеджмент

Как все успевать?

В данном случае нет универсальных методик, как эффективно работать и все успевать. По этим вопросам написано много различных книг, начиная от нахождения баланса между работой и личной жизнью и заканчивая конкретными инструментами тайм-менеджмента. Однако главное — это иметь конкретные цели и получать удовольствие от того, чем мы занимаемся. 

Справочно.
Тайм-менеджмент (англ. time management, управление временем, организация времени) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Один известный специалист в области тайм-менеджмента написал в своей книге: «Чем больше вы успеваете и чем быстрее работаете, тем лучше вы себя чувствуете»*. На первый взгляд, это простой и понятный тезис. Основной вопрос состоит только в том, как добиться того, чтобы больше успевать и быстрее работать. 

* Тайм-менеджмент по Брайану Трейси: как заставить время работать на вас / Брайан Трейси; пер. с англ. — 2-е изд. — М.: Альпина Паблишерз, 2010, 302 с.

Применительно, например, к адвокатской деятельности можно выделить различные инструменты, которые значительно помогают в работе, в частности:

— тайм-менеджмент — навыки планирования рабочего и личного времени;

— правила управления проектами;

— правила проведения совещаний и встреч;

— навыки подготовки и оформления юридических документов;

— правила электронной переписки и работы с почтой;

— делегирование — навыки работы с помощниками.

Активные, реактивные и пассивные задачи

В основе многих инструментов лежат правила тайм-менеджмента, то есть умение эффективно планировать свои рабочие задачи и распределять нагрузку, чтобы не находиться в состоянии постоянного стресса от количества невыполненных дел и в поиске дополнительных часов в сутках.

Все задачи в течение рабочего дня можно условно разделить на 3 основные группы:

1) активные — это задачи, которые входят в план и выполняются наиболее быстро и эффективно;

2) реактивные — это незапланированные/неожиданные задачи, которые возникают ситуативно и вне контроля, их нельзя отложить на другое время;

3) пассивные — это неэффективные действия или действия, не направленные непосредственно на выполнение рабочих задач (обед, перерывы, время на передвижение, отвлечения на личные разговоры, прочтение новостей, раскачивания, промедления, решение личных вопросов).

Как правило, если не использовать никакие инструменты тайм-менеджмента, процентное соотношение указанных видов задач между собой составляет 20/40/40 соответственно. То есть если за основу взять стандартный рабочий день продолжительностью 8 часов, то получается, что только 1,6 часа будут эффективными, а остальные 6,4 часа будут занимать реактивные и пассивные задачи.

Жесткие и гибкие задачи

Использование правил тайм-менеджмента позволяет добиться того, чтобы соотношение активных, реактивных и пассивных задач составляло 60/20/20. Самое простое и, на наш взгляд, самое основное правило тайм-менеджмента — ежедневно составлять план всех рабочих и нерабочих задач на данный конкретный день. Этот план показывает, сколько объективно можно успеть сделать за день с учетом характера задач и времени, необходимого на их выполнение.

Важно также учитывать, что ежедневные задачи делятся на жесткие, которые привязаны к конкретному времени (встреча с клиентом, судебное заседание, лекция или семинар, прием у врача), и гибкие, которые можно выполнить в любое время в течение дня (подготовка документов, анализ материалов дела, правовая экспертиза вопроса).

Очевидно, что все жесткие задачи, которые привязаны к конкретному времени, являются приоритетными для конкретного дня, они в любом случае попадают в план на день и занимают определенное время.

Все гибкие задачи можно условно разделить на следующие группы по степени важности:

— важные и срочные — как правило, связаны с жесткими задачами (подготовка к встрече с клиентом/к суду/к участию в семинаре);

— важные, но не срочные (звонок или письмо клиенту, запрос документов, консультирование, подготовка документов);

— задачи, которые было бы неплохо выполнить (написать статью, прочитать дополнительную литературу, изучить судебную практику);

— задачи, которые необходимо делегировать (помощникам, подчиненным);

— лишние или ненужные дела («пожиратели времени»).

Составляем план на день

Основные рекомендации по составлению плана или списка задач на день:

1) составлять ежедневно с вечера предыдущего дня либо утром перед началом рабочего дня (как индивидуально удобнее);

2) использовать календари, которые уже содержат сетку часов и минут, а если составлять список вручную, то на листе проставлять конкретное время; 

3) начинать планирование с жестких задач — их нужно сразу включать в план и привязывать к определенному времени;

4) резервировать в календаре предполагаемое время на каждую задачу (время на проезд к определенному месту и обратно также необходимо учитывать);

5) разделить гибкие задачи по степени важности — это позволяет понять, какие задачи нужно сделать обязательно сегодня, а какие можно перенести на другой день и сколько остается времени в распоряжении после выполнения жестких задач;

6) важные задачи ставить на самое продуктивное время суток (с 10.00 до 13.00);

7) предусматривать так называемые «зеленые зоны», то есть время на отдых и переключение между разными задачами;

8) оставлять время на реактив (сколько именно времени оставлять, зависит от ситуации и характера работы, его можно определить приблизительно, проанализировав, как часто возникают и сколько по времени длятся неожиданно возникающие задачи; однако резерв по времени на такие задачи должен быть в любом случае);

9) выделять время на однотипные/рутинные задачи (проверка почты, мелкие звонки, переписка, контроль задач, оформление документов, прочтение новостей и т.п.) — группировать их и делать в одно время в течение дня.

Примерный план на день

Справочно.
Помимо большого числа бесплатных тайм-менеджеров, представленных в Интернете, не стоит забывать, что в каждом смартфоне есть календари и «напоминалки», которые тоже помогут грамотно распланировать день.

Общие рекомендации по самоорганизации:

— составлять план или список дел на каждый день, в течение дня или в конце дня отмечать выполненные задачи;

— вести общий список проектов/задач (на неделю/месяц) для понимания текущей нагрузки и составления ежедневных планов;

— не думать о всех текущих проектах одновременно и не пытаться сделать их все параллельно, стараться все делать последовательно, без промедления и эффективно;

— отказываться от дел, которых нет в списке, если их можно перенести;

— сохранять концентрацию, не отвлекаться («работая — работай!»);

— во время выполнения одной задачи не переключаться на другие задачи и вопросы (почта, мессенджеры, разговоры, «пожиратели времени»);

— по сложным проектам не пытаться сделать все и сразу (нельзя «съесть слона»), следует разделить весь проект на различные небольшие задачи и делать их последовательно (метод «салями» или метод «швейцарского сыра»);

— поощрять себя после завершения каждой задачи (выпить чай/кофе, съесть что-нибудь вкусное/полезное, почитать новости или любую интересную информацию);

— установить порядок работы с почтой и мессенджерами; по возможности, отключать уведомления на всех устройствах во время непрерывной работы (если срочно надо — вас найдут);

— выбирать эффективные способы отдыха, переключения (спорт, книги, прогулки, занятия с детьми, музыка, полезные семинары/тренинги для общего развития).

«Пожиратели времени»

К наиболее распространенным «пожирателям времени», которые необходимо отслеживать и с которыми необходимо бороться, относятся: 

— телефонные звонки/просмотр почты/новости/мессенджеры;

— нежданные посетители;

— плохо организованные совещания/собрания, переписка;

— непредвиденные/кризисные ситуации;

— промедление/раскачивание (когда долгое время сложно себя заставить начать выполнять какую-либо задачу);

— нерешительность в принятии решений (неуверенность, отсутствие опыта, негативный предыдущий опыт);

Эффективное совещание

Еще одним инструментом тайм-менеджмента, помимо планирования, являются правила проведения встреч/совещаний. В данном случае мы не говорим про навыки ведения переговоров (это совершенно отдельная тема, не связанная с тайм-менеджментом). Применительно к тайм-менеджменту речь идет о простых правилах, как сделать различные встречи/совещания/обсуждения еще более эффективными и полезными для всех участников таких встреч. 

В своей практике мы для себя выделили следующие правила:

Как говорит Брайан Трейси, «хорошие привычки сложно формировать, но с ними намного легче жить».

Общепринято считать, что привычки формируются в течение 21 дня. В течение этого времени можно попробовать следовать приведенным выше рекомендациям, после чего проанализировать свою эффективность, а также понять, какие конкретно рекомендации подходят и полезны именно вам.

Рекомендуемая литература по тайм-менеджменту:
— «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси: как заставить время работать на вас», Брайан Трейси.
— «Мастер времени: что и когда надо делать, чтобы все и всегда успевать», Брайан Трейси;
— «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Глеб Архангельский.

Дополнительно по теме:
>>Пархимович А. В поисках правильного темпа
>>Лобатый А. О жизни, работе и карьере юриста (аудио) 
>>Вашкевич А. О чем говорят юристы (аудио)