Вниманию арендатора: где предел расходов по аренде?

Что является коммунальными и эксплуатационными расходами?

При определении порядка компенсации арендатором расходов за коммунальные и эксплуатационные услуги сторонам необходимо при заключении договора аренды согласовать перечень видов таких услуг, а также порядок расчета и оплаты их стоимости.

Обычно к коммунальным услугам относятся: горячее и холодное водоснабжение, водоотведение (канализация), газо-, электро- и теплоснабжение, техническое обслуживание лифта, обращение (сбор, вывоз, обезвреживание) с твердыми коммунальными отходами.

Справочно.
Техническое обслуживание здания — организационно-технические мероприятия по поддержанию исправного и работоспособного состояния строительных конструкций путем устранения их незначительных неисправностей, обеспечению установленных параметров и режимов работы, наладке и регулированию инженерных систем, осуществлению работ по подготовке к весенне-летнему и осенне-зимнему периодам года (п. 2 Рекомендаций).

Подробное определение эксплуатации здания как недвижимого имущества содержится в п. 2 Рекомендаций Межведомственной рабочей группы для обеспечения оперативного рассмотрения вопросов распоряжения государственным имуществом <…> от 06.07.2012 № 16 «По расчетам расходов по содержанию, эксплуатации, текущему ремонту сданного в аренду (переданного в безвозмездное пользование) недвижимого имущества, затрат на коммунальные и другие услуги» и включает в себя мероприятия по содержанию и техническому обслуживанию здания, сооружения.

Содержание здания — организационно-технические мероприятия по контролю и ограничению в соответствии с требованиями проектной и нормативной документации нагрузок и других воздействий на элементы здания, по обеспечению установленных санитарно-гигиенических требований к помещениям и прилегающей к зданию территории (п. 2 Рекомендаций).

К эксплуатационным услугам могут быть отнесены услуги по охране и обслуживанию систем охранно-пожарной сигнализации, по санитарному содержанию мест общего пользования в здании.

Возмещение стоимости эксплуатационных услуг, потребляемых третьими лицами

Формулировка: 
«Арендатор возмещает стоимость коммунальных услуг, фактически потребленных в месяце аренды, которая исчисляется по показаниям счетчиков по зданию в целом (в случае отсутствия в иных помещениях здания арендаторов и неосуществления коммерческой эксплуатации таких иных помещений непосредственно их собственниками)»

или

«Арендатор возмещает стоимость коммунальных услуг, фактически потребленных в месяце аренды, которая исчисляется пропорционально отношению площади арендованного помещения к площади всех иных помещений в здании, сданных в аренду и (или) коммерчески эксплуатируемых непосредственно их собственниками».

Расчет величины возмещаемых коммунальных расходов поставлен в зависимость от факта коммерческой эксплуатации иных, помимо арендованного, помещений в здании.

Вместе с тем если такое иное помещение будет, к примеру, использовано арендодателем — собственником в иных целях, то стоимость всех фактически затраченных при этом коммунальных услуг должна быть оплачена арендатором, что явно ухудшает его положение.

Формулировка:
«Арендатор возмещает стоимость эксплуатационных услуг пропорционально отношению площади арендованного помещения к общей площади всех помещений в здании, сдаваемых в аренду».

Рекомендация.
Арендатору необходимо оценивать риск возложения на него обязанности по компенсации расходов на услуги, потребляемые арендодателем или третьими лицами.

В рассматриваемой ситуации имеет место стандартная формулировка, которая, тем не менее, не учитывает следующие обстоятельства:

— в состав эксплуатационных расходов входят расходы на содержание и эксплуатацию подземной парковки;

— доступ на парковку предоставлен не только арендаторам, но также любым третьим лицам (например, посетителям торгового центра) на платной основе при наличии свободных мест.

Таким образом, расходы на содержание и эксплуатацию парковки в полном объеме возложены на арендаторов, в то время как плата, взимаемая с третьих лиц за использование парковочных мест, относится к арендодателю — собственнику здания, что приводит к дисбалансу интересов сторон.

При аренде имущества, находящегося в государственной собственности, в собственности хозяйственных обществ с долей (акциями) более 50 % акций Республики Беларусь (ее административно-территориальных единиц), не предусмотрена компенсация каких-либо иных расходов арендодателя за счет арендатора, а при аренде помещения в торговом центре для организации и осуществления розничной торговли — прямо запрещено взимание с арендаторов иных платежей (п. 7 Положения о порядке определения размера арендной платы <…>, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 29.03.2012 № 150).

Дополнительные расходы

При определении условий договоров аренды имущества, находящегося в собственности физических и частных юридических лиц, стороны руководствуются принципом свободы договора (ст. 2 ГК), что опосредует указание в договорах аренды и иных расходов, подлежащих возмещению арендатором.

На практике встречается различное наименование таких дополнительных расходов: они могут быть включены в состав эксплуатационных расходов или выделены в самостоятельную группу (операционные расходы (на управление и административно-техническое обслуживание центра)).

Во избежание возможных споров сторон и ненадлежащего исполнения арендатором обязанностей по возмещению дополнительных услуг (при несогласии с выставляемыми арендодателем документами на оплату вне зависимости от их наименования в договоре аренды) следует четко указывать состав, характеристики, а при необходимости и процедуру оказания услуг, возмещаемые арендатором расходы.

Состав расходов по содержанию общих мест пользования

Формулировка:
«Арендатор возмещает расходы по управлению зданием, включая расходы на содержание мест общего пользования, пропорционально отношению площади арендованного помещения к общей площади всех помещений в здании, сдаваемых в аренду».

Необходимость выполнения работ, направленных на поддержание удовлетворительного состояния мест общего пользования, представляется разумной.

Рекомендация.
Сторонам необходимо четко определить виды расходов на содержание мест общего пользования в договоре аренды.

Также арендаторами может быть согласован наем администратора центра для упрощения взаимодействия с арендодателем — собственником здания и оказания содействия в пользовании арендованными помещениями (при необходимости оперативного устранения неисправностей инженерных сетей в помещениях).

Вместе с тем арендаторы могут отказаться погашать расходы на украшение холлов центра и на администрирование сайта центра, посчитав их чрезмерными и необоснованными.

Соблюдение интересов арендатора

Формулировка:
«Расходы на текущий ремонт мест общего пользования несет арендодатель. Впоследствии указанные расходы возмещаются арендатором пропорционально отношению площади арендованного помещения к общей площади всех помещений в здании, сдаваемых в аренду».

На первый взгляд это стандартная формулировка, которая соответствует интересам арендатора. Однако на практике имели место случаи, когда арендодатель при проведении текущего ремонта мест общего пользования ненамеренно оформил холл центра в корпоративных цветах конкурента одного из арендаторов. При этом с формальной точки зрения арендодатель добросовестно выполнил свои обязанности, поскольку договор не предусматривал предварительное согласование проведения работ по текущему ремонту мест общего пользования с арендаторами.

Рекомендация.
Сторонам следует определить случаи, в которых действия арендодателя по содержанию мест общего пользования должны согласовываться с арендатором.

В то же время новое оформление холла мешало нормальному ведению бизнеса арендатором, поскольку вводило в заблуждение его потенциальных клиентов. В результате между сторонами возник спор: арендатор не только отказался возмещать причитающуюся часть понесенных арендодателем расходов, но также требовал переделать оформление холла.

Что такое расходы на маркетинг?

В случаях аренды помещений в торговых центрах на арендатора также может быть возложена обязанность по возмещению так называемых маркетинговых расходов, направленных на повышение привлекательности торгового центра и, соответственно, увеличение посещаемости торгового центра и расположенных в нем объектов арендаторов.

Справочно.
Маркетинговыми и сопутствующими услугами могут являться:
— организация маркетинговых мероприятий («черная пятница» и др.);
— координация маркетинговых программ всех арендаторов торгового центра;
— организация сопутствующих развлечений (фотозоны; семейные мероприятия);
— праздничное и тематическое украшение торгового центра и др.

К маркетинговым и сопутствующим услугам могут относиться, в частности:

— исследования рынка в целом и посещаемости конкретного торгового центра;

— расходы на размещение рекламы (в торговом центре, на прилегающей территории, на территории всего города);

— размещение рекламных роликов и материалов в средствах массовой информации и сети Интернет.

Во избежание споров при исполнении договора аренды следует четко определять виды услуг, расходы на которые будут возмещаться арендатором, необходимость и условия предварительного согласования связанных с маркетинговыми услугами действий арендодателя, а также наличие или отсутствие сопутствующих обязанностей арендаторов.

Справочно.
Договор аренды может предусматривать порядок возмещения соответствующих расходов арендодателя по итогам приемки оказанных услуг (выполненных работ) за истекший месяц.

Важно предусмотреть в договоре аренды порядок и пределы возмещения соответствующих маркетинговых расходов. Обычно за счет ежемесячных фиксированных платежей формируется маркетинговый фонд для погашения расходов на проведение маркетинговых мероприятий.

Нестандартные расходы на маркетинг

Пример. 
В целях повышения привлекательности торгового центра и увеличения площадей для размещения логотипов арендаторов собственник здания провел строительно-монтажные работы по изменению фасада здания, отнеся данные расходы к маркетинговым.

Рекомендация.
Необходимо предварительно согласовывать с арендаторами услуги, выходящие за рамки обычно оказываемых (например, маркетинговых).  

Итак, конфликт возник между арендодателем и несколькими арендаторами по следующим причинам:

— стоимость проведенных работ превышала размеры сформированного маркетингового фонда, в связи с чем арендодатель выставил к оплате арендаторами дополнительные суммы;

— строительно-монтажные работы препятствовали нормальной деятельности арендаторов в помещениях, расположенных близко к фасаду здания, в связи с повышенным уровнем шума, не позволяющим посетителям комфортно находиться в помещениях;

— арендаторы, чей логотип либо ранее уже был размещен, либо по-прежнему не был размещен на фасаде здания, отказывались от возмещения соответствующих расходов.

Таким образом, инициатива арендодателя хоть и была направлена на повышение привлекательности торгового центра, однако выходила за рамки обычно оказываемых маркетинговых услуг и очевидно нуждалась в предварительном согласовании с арендаторами помещений.

Предварительное согласование специфических условий

Пример. 
Арендатор ежемесячно перечисляет арендодателю фиксированный платеж, предназначенный для возмещения маркетинговых расходов арендодателя, в том числе по украшению торгового центра в праздничные периоды.

Рекомендация.
Арендатору необходимо учитывать правила пользования торговыми центрами во избежание штрафных санкций, предусмотренных локальными актами арендодателя.

Итак, арендатор добросовестно возмещал причитающиеся расходы в установленном договором порядке. Более того, арендатор самостоятельно украшал свои помещения в оговоренные праздничные периоды с соблюдением внутреннего корпоративного стиля.

При этом конфликт с арендодателем возник ввиду наличия в правилах пользования торговым центром оговорки о предъявлении арендатору штрафа в случае оформления арендуемых им помещений не в соответствии с единым стилем украшения торгового центра.

Представляется целесообразным заранее оговаривать в договоре аренды порядок предварительного согласования схемы оформления торгового центра с арендаторами или схемы оформления отдельных помещений с арендодателем.

Читайте по теме: 
Галенчик Я. Ошибки арендатора: лучше предупредить, чем «лечить» (часть 1, часть 2)