Международный конгресс юридических служб LawSpring-2016 — единственное в Республике Беларусь образовательное мероприятие и площадка для обмена опытом между руководителями юридических служб и специалистами, которые осуществляют юридическую функцию единолично по вопросам построения работы юридической службы.
На открытии конгресса с приветственным словом выступили: Елена Аскольдовна Фадеева (главный редактор журнала «Юрист»), Валерий Вацлавович Мицкевич (заместитель Главы Администрации Президента Республики Беларусь), Олег Леонидович Слижевский (Министр юстиции Республики Беларусь), Аку Сорайнен (старший партнер юридической фирмы Sorainen (Эстония)).
Рабочая часть пленарной сессии началась с презентации исследований журнала «Юрист», касающихся вопросов формирования и функционирования юридических служб, автоматизации юридической работы.
В рамках пленарной сессии юридическое сообщество также обсудило вопросы участия юридического департамента в предупреждении рисков бизнеса, в том числе привлечения к ответственности.
«Бизнесменам нужно не быть пассивными в доказывании своей правоты», — об этом заявила Ольга Николаева (руководитель судебной практики адвокатского бюро «ВМП Власова, Михель и Партнеры). В дискуссии также приняли участие Николай Иваньков (начальник отдела Департамента финансовых расследований), Михаил Черников (заместитель генерального директора ОАО «Пивзавод Оливария»), Андрей Журня (партнер аудиторской компании «Бейкер Тилли Бел»).
О. Николаева особо подчеркнула, что чаще всего при привлечении к ответственности имеются определенные нарушения со стороны субъектов хозяйствования, однако в подавляющем большинстве случаев мера ответственности совершенно не соответствует тяжести наказания. При этом субъекты хозяйствования нечасто обжалуют решения контролирующих органов о привлечении к ответственности, хотя на практике процент удовлетворения жалоб судами достаточно высок. Такая пассивность в обжаловании, в свою очередь, приводит к тому, что формируется практика «соглашательства» с привлечением к ответственности. Эксперт обратила внимание участников дискуссии и присутствовавших на конгрессе корпоративных юристов на важность активного доказывания правоты: «Именно мы все участвуем в формировании практики привлечения к ответственности, практики обжалования решений контролирующих органов. Если мы будем активно отстаивать свои права, то это не сможет не отразиться на формировании практики».
Н. Иваньков рассказал о нововведениях в борьбе с использованием лжепредпринимательских структур, вступающих в силу с 22.04.2016. С указанной даты органы финансовых расследований будут иметь право составлять заключение, которым признаются недостоверными первичные учетные документы конкретного субъекта хозяйствования. Данное заключение направляется контрагентам такого лица, которые при условии добровольного исчисления и уплаты налогов в связи с признанием учетных документов контрагента недействительными не будут привлекаться к административной ответственности.
М. Черников отметил, что первоосновой построения системы работы с рисками является проработка точек контроля, определение конкретных ответственных лиц и действий для того, чтобы этих рисков избежать. Работа с рисками — это функция всего предприятия, а не отдельных служб или людей.
Современный бизнес в слишком быстро меняющихся условиях, его руководители и собственники требуют столь же быстрой реакции от юристов на происходящие изменения, хотят получать готовые решения, четко понимать риски и видеть в своих юристах тех, кто возьмет на себя ответственность при принятии тех или иных решений. Никому не нужны длинные опусы о том, как «в соответствии с Законом Республики Беларусь от … и №…» что-то установлено, разрешено или запрещено. На любой вопрос должен быть четкий, краткий ответ, изложенный доступным языком для того, кто его будет слушать или читать. Одним из ключевых докладов на сессии стал доклад Сергея Бутова (Литва), представителя юридической компании Sorainen. По его мнению, в идеальном юридическом заключении должны быть:
Антон Вашкевич (управляющий партнер компании «Симплоер» (Россия)) рассказал слушателям об инструментах для построения идеального юрдепартамента с точки зрения бизнеса, таких как стандартизация документов и процессов, создание базы знаний, использование специализированного софта и, конечно же, установление мотивации юриста на основе KPI.
Решение «вечных» проблем коммуникации и взаимодействия со смежными подразделениями предложила в своем выступлении Екатерина Русак (заместитель директора ООО «Алютех Инкорпорейтед»). Участники сессии узнали об 11 бесспорных правилах, которые стоит знать каждому специалисту компании для построения коммуникаций, убеждения и взаимодействия с коллегами.
Завершил сессию Максим Дубровский (старший юрист Международного автомобильного холдинга «Атлант-М» в Беларуси), раскрывший опыт построения клиентоориентированной юридической службы в компании «Атлант-М».
Работу сессии открыла Светлана Шпаковская (начальник управления претензионно-исковой работы юридического департамента ОАО «АСБ Беларусбанк»), которая поделилась опытом построения работы с проблемными должниками на примере «Беларусбанка». Светлана отметила, что по условиям заключаемых договоров с клиентами банка последние обязаны ежемесячно предоставлять информацию о своем финансовом положении и, исходя из этой информации, сотрудники банка проводят анализ по выявлению признаков возможного возникновения задолженности со стороны данного клиента.
«Лучше переложить вопросы ответственности по сделке на внешних консультантов», — заявил в своем выступлении Константин Михель (управляющий партнер адвокатского бюро «ВМП Власова, Михель и Партнеры»).
Аку Сорайнен (старший партнер юридической фирмы Sorainen (Эстония)) поделился опытом того, как юридическая фирма Sorainen оптимизировала ряд бизнес-процессов в офисах Литвы, Латвии, Эстонии и Беларуси.
Михаил Черников (заместитель генерального директора ОАО «Пивзавод «Оливария») обратил внимание на то, что большое значение в стандартизации бизнес-процессов имеет расширение правовой культуры среди сотрудников компании, чтобы часть вопросов юридического департамента могли обеспечить другие подразделения.
На сессии также были затронуты вопросы, касающиеся построения оптимальной стратегии работы в период кризиса не только юридического департамента, но и предприятия в целом.
Снежана Михасюк (начальник юридического бюро ОАО «Брестский мясокомбинат»): «Претензионная работа — это зачастую механическая работа, и юрист может потратить свой интеллект, свои силы на более значимые задачи».
На Брестском мясокомбинате в 2010 г. внедрена система 1С, которой сейчас пользуются в том числе юридическая служба и отдел продаж. Функции этой программы:
Андрей Старжинский (юрист ООО «Хьюмен систем»): «Для того, чтобы поезд поехал, необходимо поставить на рельсы все вагоны».
Автоматизированная система в ООО «Хьюмен систем» сделана на основе «1С: Управление торговлей». На каждого контрагента заводится специальный профиль, который содержит как контактную информацию, так и заказы клиента, все его договоры, оплаты, телефонные переговоры и т.д., какие акты выставлялись клиенту, как производились оплаты, а также прикрепленные файлы (документы). Есть «Справочник шаблонов». В системе появляются задачи тем специалистам, в чьей компетенции находится решение того или иного вопроса, сроки выполнения.
Екатерина Дёмина (директор департамента корпоративного управления ЗАО «Белагро Бел»): «Если какой-то вид или тип договоров ваши юристы готовят более 5 раз в течение месяца — такие договоры надо автоматизировать».
Все типовые договоры в ЗАО «Белагро Бел» автоматизированы на базе 1С, ими занимаются соответствующие подразделения. Задача юридической службы — следить за актуальностью договора, корректировать шаблонные договоры, исходя из требований бизнеса.
Вместе с тем через юридическую службу проходит большинство нетиповых договоров. Сейчас работа организована в системе «Битрикс24»: в режиме реального времени можно войти в систему, отслеживать свою работу и работу других специалистов. После того, как договор подписан, идет синхронизация «Битрикс24» и 1С.
Грамотно организованная система управления позволяет выстроить систему мотивации сотрудников для эффективной и результативной работы. Все спикеры единогласно заявили, что нецелесообразно давать возможность роста работнику, который не имеет внутреннего стремления к развитию. Страх не является эффективным мотиватором.
Дмитрий Архипенко (управляющий партнер юридической компании Revera) поделился своим опытом построения системы поощрения в компании. Среди основных принципов системы поощрения можно выделить:
Повышение работник должен получать за достигнутый результат, а не за стаж или за «корочку».
Очень важно при разработке системы поощрения или наказания привлекать сотрудников, иначе она будет работать не для сотрудников, а только для руководителя.
Поделилась своим опытом управления юридической службой в рамках работы сессии и Евгения Голуб (руководитель юридического департамента группы компаний TELS). Она рассказала об основных инструментах создания справедливой системы вознаграждения юрисконсульта компании за труд, а также о структуре заработной платы юристов организации.
Подходы к профессиональному и личностному развитию сотрудников обозначил в своем выступлении Александр Сидорович (начальник юридического отдела ИООО «Капш Телематик Сервисиз»). Развитие сотрудника можно строить по двум направлениям: развитие по всем направлениям сразу и развитие на практике, однако правильный подход — это сочетание двух перечисленных направлений.
Как один из инструментов определения направления развития сотрудников, контроля за исполнением и удержания приоритетов при построении профессиональной карьеры в компании внедрена система «Диалог», по итогам которой составляется ряд документов: форма обратной связи, протокол встречи и соглашение о дальнейшем развитии сотрудника.
