Распределение и контроль заданий с помощью программы Microsoft Outlook

Одной из программ, которую часть пользователей применяют как средство обработки электронных сообщений, является Microsoft Outlook. Однако работа с электронной почтой — лишь одна из возможностей данной программы.

Outlook позволяет поставить задачу конкретному сотруднику в письменной форме, содержащую краткую информацию о ее сути, конкретный желаемый результат и основные моменты, на которые необходимо обратить внимание исполнителю.

Начинаем работу с настройки программы. Выбираем на панели слева категорию «Задачи» (рис. 1).

Outlook позволяет осуществить настройку текущего представления задач. Представление задач «по ответственным» наиболее оптимально для руководителя юридической службы. В то же время для специалиста юридической службы более удобным будет представление «подробный список». В окне «Задачи» щелкаем правой кнопкой мыши, в появившемся меню нажимаем «упорядочить по» и выбираем нужный вариант. Для того, чтобы вывести на экран элементы, необходимые для отслеживания процесса выполнения задачи, можно в поле «Тема задачи» нажать левую кнопку мыши. В появившемся диалоговом окне следует выбрать «Настройка представления» (вкладка «Главная», раздел «Текущее представление»).

С помощью появившегося диалогового окна мы можем осуществить визуальную настройку раздела задач таким образом, чтобы на экране находилось только то, что нам нужно (например, ответственное лицо, состояние исполнения, важность и др.) (рис. 2).

После того, как настройка раздела «Задачи» завершена, можно приступить к созданию непосредственно самой задачи. Для этого во вкладке «Главная», раздел «Создать», нажимаем «Создать задачу». Появляется окно «Задача».

Заполняем все необходимые значения для данной задачи. Если к задаче нужно приложить файл, нажимаем вкладку «Вставка», раздел «Включить», щелкаем на значке «Вложить файл» и прикладываем соответствующий документ (рис. 3).

Для эффективного распределения и качественной постановки задач можно настроить категории таких задач. Для этого необходимо определить, какие категории задач использует в своей работе руководитель юридической службы. Например, договорная работа, претензионно-исковая работа, интеллектуальная собственность, корпоративное право и др. Для того, чтобы установить категории, необходимо перейти на вкладку «Задача», раздел «Теги», щелкнуть на значке «Выбрать категорию» и в выпадающем списке выбрать вкладку «Все категории».

В появившемся диалоговом окне «Цветовые категории» осуществляем действия по переименованию категорий. Если имеющихся категорий недостаточно, нажимаем кнопку «Создать», пишем наименование категории и  присваиваем ей соответствующий цвет (рис. 4).

Для того, чтобы Outlook уведомил нас о наступлении срока по задаче, в графе «Напоминание» ставим галочку и устанавливаем соответствующее время. После того, как задача сформулирована, в ней указаны все необходимые для ее исполнения данные, нужно нажать кнопку «Назначить задачу» и вписать адрес лица, которому вы ставите задачу (создаете поручение) (рис. 5).
Если вы ставите задачу, которая будет повторяться на протяжении определенного периода времени, рекомендуем использовать такую функцию, как «Повторение».

В целях осуществления контроля за качеством постановки задач и планированием рабочего дня специалистами вашей юридической службы вы можете использовать такую функцию Outlook, как «Открыть доступ к задачам» (вкладка «Папка», раздел «Общий доступ»). После того, как получатель одобрит данный запрос, у вас появится доступ на просмотр задач соответствующего лица.

Для того, чтобы изменить задачу, необходимо  щелкнуть ее дважды в списке.

Отметить задачу как завершенную можно путем нажатия в поле метки во втором с левого края столбце (задача зачеркнется) (рис. 6).

Для удаления задачи щелкните на ней правой кнопкой мыши и нажмите «Удалить».

Автоматизация постановки задач связана также с формированием определенной культуры как у руководителя, так и у подчиненных специалистов, в связи с чем на первое время необходимо создать памятку, в которую нужно включить следующие пункты:

• программа Outlook должна быть открыта в течение всего дня;
• если поступила задача — ее необходимо принять, нажав соответствующую кнопку;
• по мере выполнения задачи ответственное лицо обязано отражать статус ее выполнения 
  (в конце каждого рабочего дня и т.д.);
• после завершения задачи следует присваивать ей статус «Завершена».

Целесообразно ознакомить работников с данной памяткой под роспись.

Таким образом, используя стандартные функции Outlook, вы не только оптимизируете ваше время и время ваших работников, но и создадите эффективную систему управления и контроля в вашей юридической службе.